Jak uzyskać dofinansowanie na szkolenia w firmie?

Aby sprostać wyzwaniom dynamicznie zmieniającego się rynku pracy, przedsiębiorstwa coraz chętniej inwestują w rozwój pracowników. Wzmacnianie kapitału ludzkiego to wzrost wartości firmy o nowe umiejętności, specjalistyczną wiedzę, kreatywność i potencjał. Każdy przedsiębiorca ma możliwość skorzystania z bardzo efektywnej formy wsparcia w szkoleniu swoich pracowników, którą proponuje Krajowy Fundusz Szkoleniowy.

Czym jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy jest częścią Funduszu Pracy, przeznaczoną na kształcenie ustawiczne osób pracujących i ich pracodawców. KFS funkcjonuje jako instrument rynku pracy od 2014 roku. Celem KFS jest dofinansowanie szkoleń, aby zarówno pracownicy jak i pracodawcy dostosowywali swoją wiedzę i umiejętności do dynamicznie zmieniających się wymagań rynku pracy. Takie działania mają również za zadanie zwiększać konkurencyjność firm, które inwestują w rozwój pracowników oraz zapobiegać bezrobociu wynikającemu z braku odpowiednich kompetencji. Budżet KFS finansowany jest ze środków Funduszu Pracy, a wsparcie szkoleniowe jest udzielane firmom na zasadzie pomocy de minimis – czyli bezzwrotnej dotacji dla przedsiębiorców. Środki KFS przyznawane są przez właściwe (dla miejsca prowadzenia firmy) Powiatowe Urzędy Pracy.

Tylko w 2019 roku budżet na dofinansowanie do szkoleń KFS wynosi 228 138 tys. zł  zł.  Przewidziana została również rezerwa dofinansowania w kwocie 45 172 tys. zł

Kto może ubiegać się o dofinansowanie szkoleń z KFS?

O dofinansowanie szkoleń z KFS może starać się każdy pracodawca – czyli podmiot zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę. Z punktu widzenia przepisów ustawy o promocji zatrudnienia, pracodawcą nie jest podmiot współpracujący jedynie ze współmałżonkiem lub zatrudniający osoby na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenie. W szkoleniach mogą brać udział pracownicy – z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, jak i sami pracodawcy czy właściciele firm.

Jaki jest poziom dofinansowania?

Pracodawcy, którzy chcą starać się o dofinansowanie kosztów szkoleń, na początku muszą zabezpieczyć finansowy wkład własny w wysokości 20% kosztów kształcenia. Pozostałe 80% może zostać dofinansowane przez KFS.

Na co można przeznaczyć środki z KFS?

Ze środków KFS może być dofinansowane każde kształcenie ustawiczne, które przyczyni się do rozwoju pracownika i wzrostu jego kompetencji, w tym: szkolenia otwarte, zamknięte, grupowe i indywidualne oraz zyskujący na popularności coaching czy doradztwo.   

Ponadto, środki z KFS mogą być przeznaczone na koszty związane ze sprecyzowaniem potrzeb firmy w zakresie szkoleń (analiza/badanie potrzeb szkoleniowych); studia podyplomowe; egzaminy, dzięki którym pracownik otrzyma dokumenty (certyfikaty) potwierdzające nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych; badania lekarskie i psychologiczne niezbędne do podjęcia szkolenia lub pracy po jego ukończeniu oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków związanych z podjętym szkoleniem.

Należy wiedzieć, że środki z KFS w 2019 roku są przyznawane w pierwszej kolejności wnioskom dotyczącym priorytetów:

• szkolenia w zidentyfikowanych w danym województwie zawodach deficytowych; Informacje o takich zawodach można sprawdzić na stronie https://barometrzawodow.pl/ Badanie ,,barometru zawodów” jest przeprowadzanie na zlecenie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
• szkolenia pracowników, które nie posiadają świadectwa dojrzałości,
• szkolenia pracowników, którzy przez co najmniej 15 lat wykonują pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a którym nie przysługuje prawo do emerytury pomostowej;
• szkolenia osób po 45 roku życia.

Jak ubiegać się o środki z KFS?

Na początku niezbędne będzie skontaktowanie się z odpowiednim (ze względu na siedzibę lub miejsce prowadzenia firmy) Powiatowym Urzędem Pracy, aby uzyskać odpowiedni formularz.

Formularze wniosku dla pracodawcy powinny być udostępnione na stronie internetowej PUP. Terminy naborów wniosków jak i zakres niezbędnych do wypełnienia dokumentów i ich wzory mogą się różnić w zależności od województwa – koniecznie trzeba to sprawdzić przed złożeniem wniosku. Ponadto, zaleca się uzyskanie informacji z PUP o dostępności środków z KFS w danym momencie. 

Wniosek do PUP można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Wersja elektroniczna będzie wymagała od przedsiębiorcy bezpiecznego podpisu elektronicznego - weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

We wniosku na pewno należy podać następujące informacje:

1. dane pracodawcy (nazwa firmy, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności, NIP, REGON, oznaczenie PKD, informacja o liczbie zatrudnionych pracowników, dane osoby wskazanej przez firmę do kontaktu z urzędem, numer telefonu oraz adres e-mail);
2. opis działań do sfinansowania we wsparciu środków z KFS (wskazanie rodzaju szkolenia/egzaminu/studiów podyplomowych itp.) liczbę pracowników według grup wieku (15-24, 25-34, 35-44, 45+), których wydatek dotyczy, koszty szkolenia w przeliczeniu na osobę, termin realizacji wskazanych działań;
3. wykazanie całości wydatków związanych ze szkoleniem, określenie o jaką kwotę wnioskujemy do KFS oraz podanie wysokości wkładu własnego;
4. uzasadnienie potrzeby odbycia szkolenia przez pracownika/pracowników przy uwzględnieniu potrzeb przedsiębiorstwa (w tym miejscu warto uwzględnić obowiązujące priorytety wydatkowania – jeśli wniosek dotyczy któregoś z nich);
5. uzasadnienie wyboru danej firmy/trenera/szkoły, która miałaby zrealizować kształcenie ustawiczne wraz z takimi informacjami jak: nazwa i siedziba firmy, posiadane przez nią certyfikaty potwierdzające jakość oferowanych usług kształcenia; nazwa szkolenia i liczba godzin; cena usługi;

Do wniosku na pewno wymagane będzie dołączenie:

• dokumentów pozwalających na ocenę, czy firma spełnia warunki do przyjęcia pomocy de minimis, odpowiedni formularz do wypełnienia można otrzymać w każdym urzędzie pracy.
• Odpis z KRS lub CEIDG (w przypadku braku tych wpisów wymagana jest kopia dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności);
• szczegółowy program lub zakres kształcenia (szkolenia, studiów podyplomowych, egzaminu itp.);
• wzoru dokumentu potwierdzającego nabycie kompetencji, który mają otrzymać uczestnicy szkolenia po jego zakończeniu (np. dyplom lub certyfikat).  

Wnioski o dofinansowanie są przyjmowane i rozpatrywane w kolejności zgłoszeń – jednak pierwszeństwo mają wnioski spełniające priorytety wydatkowania KFS, opisane we wcześniejszej części artykułu. Nabór wniosków jest powtarzany do wyczerpania środków KFS dla danego powiatu.

W razie problemów z wypełnieniem wniosku, przedsiębiorca powinien zgłosić się do osoby, która w danym PUP pełni rolę doradcy KFS – powinna ona szczegółowo doradzić i wyjaśnić jak poprawnie wypełnić i złożyć wniosek.

Obowiązki przedsiębiorcy po uzyskaniu dofinansowania

Otrzymanie dofinansowania z KFS następuje po zawarciu umowy ze starostą, która określa:

• strony umowy oraz datę jej zawarcia;
• czas obowiązywania umowy;
• wysokość dofinansowania ze środków KFS;
• numer rachunku bankowego pracodawcy, na które zostaną przekazane środki oraz termin przelewu;
• sposób i termin rozliczenia środków;
• dokumenty potwierdzające wydatkowanie dofinansowania;
• warunki wypowiedzenia umowy;
• warunki zwrotu otrzymanych środków w przypadku nieukończenia szkolenia przez uczestnika;
• warunki zwrotu kosztów niewykorzystanych lub rozdysponowanych niezgodnie z przeznaczeniem;
• sposób kontroli wykonywania umowy i postępowania w przypadku nieprawidłowości;
• odwołanie do rozporządzenia Komisji Europejskiej opisującym warunki otrzymania pomocy de minimis;
• zobowiązanie pracodawcy do przekazania na żądanie starosty danych dotyczących osób, które będą kształciły się dzięki środkom z KFS;
• załącznikiem do umowy jest pozytywnie rozpatrzony wniosek o dofinansowanie z KFS.

Wsparcie KFS  funkcjonuje dopiero od 4 lat, ale z roku na rok zdobywa coraz większe zainteresowanie. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie, dla firm dysponujących niewielkim budżetem szkoleniowym.. Warto pamiętać, że wyszkoleni pracownicy przyczyniają się do rozwoju firmy i udoskonalania jej usług.

Dominika Głowacka

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.