Upomnienia, nagany, kary - jak dyscyplinować pracownika zgodnie z przepisami?

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników liczy na ich lojalność i wywiązywanie się ze swoich obowiązków w stu procentach. Niestety, w relacjach zawodowych może dojść do nieprzyjemnych sytuacji, w których pracownik wykazuje się brakiem odpowiedzialności, nie przestrzega swoich obowiązków lub działa na niekorzyść firmy. Co w takiej sytuacji może zrobić przedsiębiorca? Kodeks pracy przewiduje możliwość zastosowania kar porządkowych. Bardzo ważne jest, aby wyciąganie konsekwencji było całkowicie zgodne z przepisami, gdyż wszelkie zachowania podyktowane złymi emocjami i działanie niezgodne z prawem, może być podstawą do oskarżenia pracodawcy o mobbing. Jak zatem dyscyplinować pracownika w zgodzie z Kodeksem pracy i jakie kary porządkowe można zastosować?

Kiedy zastosować karę porządkową?

Karę porządkową może nałożyć wyłączenie pracodawca i to on ocenia, czy faktycznie zachowanie pracownika powinno zostać ukarane, oraz jaką karę zastosować w danym przypadku. Oczywiście do stosowania kar porządkowych mogą zostać upoważnione inne osoby w firmie (np. kierownicy działów).

Pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności porządkowej następuje w dwóch przypadkach:

• naruszenia organizacji i porządku pracy,
• naruszenia przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) lub przeciwpożarowych.

Zachowania, które uznaje się za nieprzestrzeganie zasad porządku pracy:

• niestosowanie się do ustalonych godzin pracy (spóźnienia lub wcześniejsze opuszczanie stanowiska pracy),
• odmawianie wykonania obowiązków służbowych,
• nieinformowanie pracodawcy (w odpowiednim terminie) o nieobecności i nieusprawiedliwienie jej,
• niedbanie o narzędzia oraz stanowisko pracy,
• opuszczanie firmy w trakcie godzin pracy bez powiadomienia przełożonego,
• załatwianie prywatnych spraw w czasie pracy bez zezwolenia (zaliczają się do tego również spotkania towarzyskie i prywatne rozmowy telefoniczne),
• marnowanie czasu, który pracownik powinien przeznaczyć obowiązkom służbowym na korzystanie z Internetu czy poczty elektronicznej w celach prywatnych,
• poniżanie, zastraszanie innych pracowników,
• spożywanie alkoholu w pracy lub stawianie się w pracy w stanie nietrzeźwości bądź pod wpływem środków odurzających.

Lekceważenie przepisów BHP i ppoż. zostało dodatkowo wyróżnione w Kodeksie pracy jako podstawa do nałożenia kary porządkowej, ze względu na ogromną odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy, leżącą po stronie pracodawcy. Każde odstępstwo od zasad BHP i ppoż. może stanowić zagrożenie dla życia i zdrowia innych pracowników, a także wiązać się z konsekwencjami dla pracodawcy. Dlatego w celu maksymalnej ochrony życia i zdrowia pracowników w miejscu pracy, stosowanie kar porządkowych jest szczególnie wskazane.

Przykładowe zachowanie, które stanowią podstawę do nałożenia kary porządkowej z tego tytułu to:

• niestosowanie środków ochronnych przydzielonych do zajmowanego stanowiska (np. ochraniacze na uszy, okulary ochronne, odzież i obuwie robocze itp.)
• zwiększanie zagrożenia w miejscu pracy np. poprzez palenie papierosów w miejscach, w których jest to zabronione

Wymagania formalne

Pracodawca decydując się na zdyscyplinowanie pracownika poprzez karę porządkową, musi postępować zgonie z przepisami prawnymi. W przeciwnym razie, kara może zostać uchylona przez sąd pracy.

Kary porządkowe, które pracodawca może zastosować, aby zdyscyplinować pracownika, to:

• upomnienie,
• nagana,
• kara finansowa.

Co ważne, powyższe kary porządkowe tworzą katalog zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może zastosować żadnej innej formy zdyscyplinowania pracownika. Stosowanie innych praktyk jest wykroczeniem.  W jednej sprawie można zastosować wobec pracownika jedną karę. Przykładowo, jeśli zastosowaliśmy wobec pracownika naganę z wpisem do akt, to nie możemy ukarać go odebraniem premii. Jednak pracodawca sam decyduje o jej rodzaju, zatem kara finansowa nie musi być poprzedzona naganą i upomnieniem.

Pracodawca ma 2 tygodnie (od momentu, w którym dowie się o naruszeniu porządku pracy lub obowiązków pracowniczych) i 3 miesiące (od dnia, w którym naruszenie przepisów bądź zasad pracy miało miejsce) by nałożyć na pracownika karę porządkową. Najczęściej jednak pracodawca dowiaduje się o przewinieniu w dniu jego popełnienia, więc terminy te są z reguły zbieżne. Ponadto, pracodawca powinien dać szansę karanej osobie na wypowiedzenie się, obronę i wysłuchać jej. Do takiej rozmowy warto zaprosić zaufanego świadka, aby pracownik nie mógł kwestionować braku wysłuchania jego tłumaczeń. Ponadto, jeśli pracownik nie będzie mógł stawić się na takiej rozmowie (np. z powodu zwolnienia lekarskiego) to procedura nałożenia kary porządkowej zostaje zwieszona do momentu, w którym pracownik pojawi się w pracy i przedstawi wyjaśnienia. O karze trzeba również poinformować na piśmie (odpis takiego dokumentu umieszcza się w aktach osobowych pracownik, w części B). Treść pisma powinna zawierać opis rodzaju popełnionego naruszenia oraz datę, w którym miało miejsce i informację o prawie i terminie do odwołania (na co pracownik ma 7 dni). Co ważne, podstawą odwołania może być wyłącznie sytuacja, w której pracodawca zastosował karę z naruszeniem prawa (może być za to uznana np. nieadekwatna kara do popełnionego czynu, niewysłuchanie tłumaczeń pracownika) lub kiedy pracownik nie przyznaje się do popełnienia danego czynu. Pracodawca ma 14 dni na ustosunkowanie się do odwołania, jeśli w ciągu dwóch tygodni pracownik nie otrzyma odpowiedzi na piśmie, to karę uznaje się za niebyłą (niemającą miejsca). Jeśli jednak sprzeciw zostanie odrzucony, to pracownik ma jeszcze szansę na zawiadomienie sądu pracy i wystąpienie o uchylenie kary porządkowej.

Szczególne warunki kary finansowej

Zarówno nagana jak i upomnienie mogą być ustne lub zostać wystosowane na piśmie. Kara finansowa może zostać zastosowana tylko w przypadku nieprzestrzegania zasad BHP i ppoż., opuszczenia miejsca pracy bez pozwolenia i usprawiedliwienia, stawienia się w pracy pod wpływem alkoholu lub spożywaniu go w czasie pracy. Jej wysokość (w przypadku jednego przekroczenia oraz jednego dnia nieusprawiedliwionej nieobecności) nie może przekraczać jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a w sumie kara pieniężna nie może być wyższa niż 1/10 wynagrodzenia (do wypłaty) po odliczeniu składek ZUS, zaliczki na PIT oraz ewentualnych alimentów i zaliczek pieniężnych. Dopiero po tych odliczeniach pracodawca może potrącić z pensji pracownika karę pieniężną. Jeśli jest to osoba zwolniona lub zatrudniana w ramach umowy zlecenie lub umowy o dzieło (która nienależycie wykonała przedmiot umowy) to możemy posłużyć się wezwaniem do zapłaty i przekazać je np. listem. Warto podkreślić, że wpływy do firmy wynikające z kar pieniężnych, powinny (zgodnie z Kodeksem Pracy) zostać przekazane na poprawę warunków BHP w miejscu pracy.

Chociaż w porównaniu do kar zdecydowanie przyjemniejsze wydaje się wręczanie premii i nagród, to w problemowych sytuacjach każdy przedsiębiorca powinien pamiętać o możliwościach dyscyplinowania pracowników, które daje mu Kodeks pracy. Korzystając z upomnienia, nagany lub kary pieniężnej należy dostosować się do szeregu wymogów formalnych, aby przypadkiem nie działać na własną niekorzyść. 

Dominika Głowacka

 Przeczytaj również:

• Jak przeprowadzic rozmowę dyscyplinująca?
• Kiedy, jak i wobec kogo możesz przeprowadzić rozmowę dsycyplinująca?
• Śledzenie pracownika, czyli na co może pozwolić sobie pracodawca?

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.