Kontrolowanie pracownika, czyli na co może pozwolić sobie pracodawca?

dr Jacek Murzydło prawnik
firma: Kancelaria Radcy Prawnego Magdalena Piotrowska

Napisz do eksperta

Sprawdzanie przez pracodawcę czy pracownik właściwe wykonuje swoją pracę jest czynnością jak najbardziej normalną. Należy jednak uważać, aby robić to z wyczuciem i w ramach obowiązującego prawa, tak aby nie narazić się na zarzuty. Odpowiedzialność za naruszenie praw pracownika może być bowiem niekiedy dotkliwa.

„Kontrola podstawą zaufania”. Wiedzą o tym wszyscy przedsiębiorcy. Dlatego też kontrolują swoich pracowników, aby przekonać się czy wykonują oni powierzone zadania w sposób rzetelny, terminowy, nie symulując pracy, a wolny czas wykorzystując w sposób nie narażający na szwank interesów pracodawcy. Kontrola przybiera różne postacie, od zobowiązania pracownika do pisania sprawozdań z wykonanej pracy lub biernego uczestnictwa przez pracodawcę w wykonywanych przez nich działaniach (bezpośredniej obserwacji) po śledzenie aktywności w sieci Internet (kontrola poczty elektronicznej i odwiedzanych stron), stosowanie podsłuchu, montaż kamer, kontrolę osobistą, sprawdzanie zawartości szafek z których korzystają pracownicy, badanie zawartości alkoholu we krwi, czy kontrolę połączeń telefonicznych wykonanych przez pracownika. Śledzić można, ale z wyczuciem. Przede wszystkim trzeba sprawdzić czy planowane działania kontrolne nie naruszą ogólnych zasad wypływających z przepisów prawa, w tym Kodeksu pracy lub przepisów o ochronie danych osobowych. Pamiętać bowiem należy, że śledząc pracownika wkraczamy często na grunt związany z jego danymi osobowymi, a podjęte przez pracodawcę działania nie mogą naruszać godności pracownika. Analizując problem, pokusić można się o sformułowanie następujących zasad, znajdujących co do zasady zastosowanie do większości przypadków jakichkolwiek form śledzenia pracownika.

Poinformuj pracownika o śledzeniu

Wydawać by się mogło, że informowanie nie ma sensu. W końcu jak złapać pracownika na gorącym uczynku, jeśli wie o stosowanych przez pracodawcę metodach śledzenia. W rzeczywistości jednak brak stosownej informacji nie tylko może naruszać godność pracownika, a także stanowić nieuprawnione przetwarzanie jego danych osobowych. Dodatkowo dowody zabrane w taki sposób mogą zostać podważone w sądzie jako zebrane w bezprawny sposób. Dla celów dowodowych należałoby przy tym poinformować pracowników w formie pisemnej, a nie ustnej, np. w umowie o pracę lub instrukcji zarządzania systemem teleinformatycznym. Optymalnym rozwiązaniem jest także uzyskanie ich podpisu pod oświadczeniem, że zostali poinformowani o stosowanej metodzie śledzenia. Co istotne pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika na monitorowanie jego działalności. Wystarczy samo poinformowanie o tym.

Przykład 

Pracodawca podejrzewał, że pracownik wykorzystuje telefon służbowy do celów prywatnych. W celu uzyskania potwierdzenia podejrzeń zainstalował w telefonie oprogramowanie służące podsłuchiwaniu rozmów. Kiedy uzyskał potwierdzenie podejrzenia rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę. Pracownik zakwestionował rozwiązanie umowy o pracę wskazując na nielegalne uzyskanie dowodów. Złożył także doniesienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa m. in. naruszenia tajemnicy korespondencji i bezprawnego przetwarzania jego danych osobowych.

Przykład

Pracownik podejmujący pracę w firmie zajmującej się telemarketingiem może podpisać np. oświadczenie o treści: „Przyjmuję do wiadomości, że rozmowy przeprowadzane przeze mnie z klientami firmy X przy użyciu telefonu służbowego będą nagrywane. Ich przetwarzanie odbywać się będzie zgodnie z zasadami określonymi w Polityce bezpieczeństwa danych osobowych w firmie X, z którymi zostałem zapoznany”.

Przykładowe orzecznictwo:

• „Stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 k.c.) wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli w celu ochrony mienia społecznego i gdy kontrola ta jest wykonywana w porozumieniu z przedstawicielstwem załogi”, wyrok SN z dnia 13 kwietnia 1972 r., sygn. I PR 153/72.
• „Pracodawca, który podejmuje decyzję o wprowadzeniu monitoringu powinien wcześniej poinformować pracowników o zakresie i dopuszczalnych rodzajach kontroli. Aby monitoring mógł zostać uznany za dozwolony, nie może mieć postaci zakazanej i sprzecznej z obowiązującymi przepisami”, wyrok SA w Warszawie z dnia 14 maja 1998 r.

Śledzenie musi wynikać z prawnie uzasadnionego celu

Śledzenie musi wynikać z prawnie uzasadnionego celu. Pracodawca nie może tym samym śledzić pracownika po to, aby znaleźć jakieś kompromitujące dowody uzasadniające jego zwolnienie, aby znaleźć tzw. haki na pracownika lub po prostu dla zaspokojenia jego ciekawości. Celem śledzenia może być tym samym np. dążenie do zapobieżenia kradzieżom lub optymalizacja ekonomiczna działalności.

Przykład 

Firma X zainstalowała w samochodach służbowych system monitorowania i zarządzania pojazdami w oparciu o system GPS, o czym poinformowała pracowników. Jeden ze związków zawodowych działających w firmie uznał, że system taki jest niedopuszczalny, gdyż służy jedynie do niczym nieuzasadnionej kontroli pracowników. Pracodawca wykazał, że uzyskiwane dzięki systemowi informacje o położeniu samochodu pozwolą na bardziej racjonalne planowanie wyjazdów oraz pomogą premiować kierowców prezentujących bardziej bezpieczny i ekonomiczny styl jazdy.

Przykład

Firma telemarketingowa zainstalowała oprogramowanie służące do nagrywania rozmów prowadzonych przez jej pracowników z klientami. O wszystkim poinformowała pracowników oraz każdorazowo informuje potencjalnych oraz obecnych klientów firmy. Posiada tym samym prawnie usprawiedliwiony cel, jakim jest zachowanie oświadczeń klientów i sprzedawców (pracowników) m. in. celem rozpatrywania ewentualnych roszczeń reklamacyjnych.

Przykładowe orzecznictwo:

• „Przeszukanie torebki czy innych prywatnych przedmiotów, choć obiektywnie narusza dobra osobiste, w pewnych sytuacjach jest uzasadnione”, wyrok SA w Warszawie z dnia 20 listopada 2007 r., I ACa 920/07.
• „Korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego w celu udziału w grach towarzyskich, narażające pracodawcę na znaczną szkodę może być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 KP).”, wyrok SN z dnia 15 maja 1997 r.,  sygn. akt I PKN 93/97.

Śledzenie z zachowaniem prawa do prywatności

Oczywistym jest, że w większości przypadków śledzenie pracownika będzie naruszało jego prawo do prywatności. Rzecz w tym, aby sfera prywatności naruszona została w jak najmniejszym stopniu. Trudno bowiem znaleźć byłoby uzasadnienie np. dla montowania kamer w szatniach bądź tym bardziej w toaletach, ustalanie lokalizacji pracowników po godzinach pracy na podstawie oprogramowania zainstalowanego na telefonie służbowym bądź czytanie prywatnej korespondencji na poczcie elektronicznej, nawet jeżeli byłaby to poczta służbowa. Tak jak w pozostałych przypadkach skutkować mogłoby to bowiem naruszeniem m. in. godności pracownika, jego dóbr osobistych, danych osobowych i tajemnicy korespondencji.

Przykład
Firma X skontrolowała pocztę elektroniczną swojego pracownika, stwierdzając, że wykorzystywał ją notorycznie do wysyłania prywatnej korespondencji. Na domiar złego w korespondencji tej wypowiadał się negatywnie o swoim pracodawcy. W związku z powyższym firma X rozwiązała z pracownikiem stosunek pracy w trybie zwolnienia dyscyplinarnego. Pracownik zakwestionował skuteczność rozwiązania stosunku pracy wskazując na naruszenie przepisów prawa poprzez zapoznawanie się przez pracodawcę z jego prywatną korespondencją. Jednocześnie zawiadomił GIODO o bezprawnym przetwarzaniu jego danych osobowych i prokuraturę o naruszeniu tajemnicy korespondencji. Pomimo, że sąd prawdopodobnie uzna zasadność rozwiązania stosunku pracy, nie oznacza to, że prokurator i GIODO nie znajdą podstaw do pociągnięcia pracodawcy do odpowiedzialności. O ile bowiem pracodawca mógł zweryfikować czy pracownik wykorzystuje skrzynkę pocztową do celów prywatnych, o tyle w większości przypadków nie zaistnieje konieczność analizowania treści korespondencji.

Przykładowe orzecznictwo:

„Cel wprowadzania monitoringu powinien być usprawiedliwiony, zastosowane środki zaś proporcjonalne do wyznaczonego celu i w możliwie najmniejszym stopniu powinny ingerować w życie pracowników.”, wyrok ETS z 3 kwietnia 2007 r., Lynette Copland przeciwko UK, 62617/00.

Śledzenie musi odbywać się zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych

Dane o pracowniku uzyskiwane w wyniku monitorowania jego działalności stanowią dane osobowe, niezależnie od tego czy zostały udokumentowane w formie nagrania cyfrowego bądź analogowego audio i wideo, zapisu danych z GPS, wydruków z aktywności pracownika w sieci www etc. Oznacza to, że dane te podlegają ochronie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Pracodawca przetwarzający takie dane musi tym samym pamiętać o podstawowych zasadach wypływających z tychże przepisów, które generalnie można ująć jako:

• zakaz przechowywania danych w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania,
• ograniczony zakres powierzania uzyskanych danych innym podmiotom (zasadne jest chociażby przekazywanie ich m.in. Policji czy sądowi pracy),
• konieczność umożliwienia pracownikowi wglądu do dotyczących go danych osobowych,
• konieczność zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy;
• dopuszczanie do danych osobowych wyłącznie pracowników posiadających stosowne upoważnienie od pracodawcy (administratora danych).

Przykład
Firma X zbierała informacje na temat aktywności pracownika w sieci Internet. Pracownicy zostali poinformowani o tym, że pracodawca będzie zbierał takie dane, jednak nie zostali poinformowani o przysługujących im w związku z tym prawach. W związku z powyższym jeden z pracowników wniósł do prokuratora zawiadomienie o możliwości popełnienia przez pracodawcę przestępstwa, wskutek braku poinformowania go o jego prawach oraz nieprzekazaniu mu informacji umożliwiających korzystanie z praw przyznanych przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Podkreślił, że czyn taki jest zagrożony karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Przykładowe orzecznictwo:

„Informacją dotyczącą osoby jest zarówno informacja odnosząca się do niej wprost, jak i taka, która odnosi się bezpośrednio do przedmiotów czy urządzeń, ale poprzez możliwość powiązania tych przedmiotów czy urządzeń z określoną osobą pośrednio stanowi informację także o niej samej.”, wyrok NSA z dnia 19 maja 2011 r., I OSK 1079/2010.

Dobra osobiste – w szczególności „zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska” (ustawa Kodeks cywilny).

Dane osobowe – „wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej” (ustawa o ochronie danych osobowych)

Konsekwencje dla pracodawcy – co może pracownik?

Jak już wspomniano konsekwencje bezprawnego śledzenia pracownika mogą być różnorodne. Do podstawowych zaliczyć można możliwość:

• podważenia przez pracownika w sądzie pracy zasadności rozwiązania stosunku pracy,
• wniesienia do prokuratury zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa przez pracodawcę,
• wydanie przez GIODO decyzji administracyjnej (np. w sprawie usunięcia uchybień), a w przypadku jej niewykonania nałożenie kary pieniężnej,
• skierowanie przez pracownika pozwu o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za naruszenie dóbr osobistych.

 Przeczytaj również: 

• Budowanie zaangażowania zespołu - jak zbudować wybitny zespół?
• W jaki sposób poszukiwać pracowników?
• Kiedy, jak i wobec kogo zastosować zwolnienie dyscyplinarne? 

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.