Jak przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą?

Notoryczne spóźnianie się, niedotrzymywanie terminów, brak produktywności - te i wiele innych negatywnych zachowań pracownika może wzbudzić niepokój u pracodawcy, a dodatkowo przyczynić się do komplikowania pracy całemu zespołowi. Problem niestety sam się nie rozwiąże. Przychodzi moment, w którym musimy zareagować i przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą. Dla nas, jako lidera, jest to sytuacja, w której powinniśmy wykazać się asertywnością i stanowczością. Im szybciej zdecydujemy się na poważną rozmowę z pracownikiem, tym więcej możemy dać mu czasu na poprawę. To pracodawca nadaje ton rozmowie, dlatego warto odpowiednio przygotować się do niej, aby była w całości merytoryczna dla dyscyplinowanego pracownika i nie wpłynęła negatywnie na atmosferę w całym zespole.

Kiedy i dlaczego warto przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą?

Brak zaufania do pracowników i kontrolowanie ich na każdym kroku jest złą praktyką. Wpłynie to zdecydowanie negatywnie na ich motywację, efektywność, a w przyszłości trudno nam będzie pozyskać nowych kandydatów. Z drugiej strony całkowite zaufanie i brak reakcji na uciążliwe zachowania pracownika takie jak: niewłaściwe wykonywanie poleceń, popełnianie błędów, przez które reszta zespołu ma więcej pracy, spóźnianie się, konfliktowość, niestosowne traktowanie pozostałych pracowników (obrażanie, wysługiwanie się innymi), może wpłynąć bardzo negatywnie na naszą pozycję jako pracodawcy. Szczególnie obciążony przez niesfornego pracownika dodatkową pracą zespół, może nie powiedzieć nam o tym wprost, jednak oczekuje naszej reakcji.

Dlaczego lepiej zdecydować się na rozmowę dyscyplinującą z pracownikiem, zamiast go zwalniać? Otóż pamiętajmy o tym w jaki sposób zostanie odebrany przez zespół szef, który zamiast próby rozwiązania problemu dokonuje zwolnień pracowników? Takie podejście z całą pewnością nie buduje poczucia bezpieczeństwa, komfortu pracy i co za tym idzie produktywności. Zwolnienia pracowników dokonane z błahych lub niezrozumiałych dla nich powodów z całą pewnością spowodują u pozostałej części zatrudnionych chęć zabezpieczenia się przed podobnym losem poprzez poszukiwania innej pracy. Konkretna rozmowa dyscyplinująca odnosząca się do konkretnych namacalnych faktów powinna doprowadzić do wyjaśnienia nieprawidłowości. Pracownicy, którzy zreflektują się po spotkaniu twarzą w twarz z przełożonym, mogą w efekcie okazać się lepszymi pracownikami niż byli dotychczas. Należy również pamiętać, że koszt rekrutacji i wdrożenia nowego pracownika jest nieporównywalnie większy od próby skonfrontowania i rozwiązania problemu z obecnym. Pamiętajmy, że niepokojące nas zachowanie pracownika może wynikać nie tylko ze złych intencji, ale może być spowodowane problemami osobistymi, problemami komunikacyjnymi w zespole czy brakiem motywacji do pracy.

Plan na rozmowę dyscyplinującą

1. Zbierz informacje i uprzedź pracownika, że chcesz z nim porozmawiać. Wspomnij o temacie, który chcesz poruszyć. Oboje powinniście mieć czas, na przygotowanie się.
2. „Chciałbym/chciałabym żebyśmy przedyskutowali …” Rozmawiajcie w cztery oczy. Na stworzenie dobrej atmosfery może wpłynąć „luźna rozmowa” lub np. przypomnienie ostatnich osiągnięć pracownika w firmie. Bądź spokojny i opanowany, wszelkie negatywne emocje będą bowiem działały na wspólną niekorzyść. Rozmowa dyscyplinująca nie może stanowić narzędzia do obrażania czy zastraszania pracownika.
3.  Bądź konkretny. Dokładnie opisz problem i rezultaty, jakie przynosi jego zachowanie. „Przez twoje niedopatrzenie, zespół musiał pracować kilka godzin dłużej.” będzie zdecydowanie lepsze od ,,Widzę, że popełniasz błędy, nie starasz się i zespół jest z tego powodu poirytowany.” To bardzo ważne, aby oddzielić osobę od problemu. Przytocz argumenty, które wpłynęły na Twoją reakcje, opisz właściwe sytuacje. Nigdy nie mów o tym, co sądzą inni pracownicy na temat danej sytuacji. Pamiętaj, że Twoim celem jest poznanie punktu widzenia pracownika. Zadawaj mu pytania otwarte o to, co wpłynęło na jego zachowanie, co spowodowało spadek produktywności itp. - w ten sposób uzyskasz szerszy punkt widzenia. Unikaj oceniania, panuj nad emocjami, pilnuj rzetelnej komunikacji. Wspólnie odnajdźcie przyczyny danej sytuacji, poproś o szczerość.
4. Ustalcie „plan naprawczy”. Zapytaj pracownika, jak chce rozwiązać ten problem i zaproponuj swoje pomysły. Ustal z pracownikiem działania, które pozytywnie wpłyną na waszą współpracę i uniknięcie w przyszłości podobnych problemów. Pamiętaj, aby zapytać, jakiego wsparcia rozmówca potrzebuje z twojej (lub innego członka zespołu) strony. Nie pozostawiaj go samego - wspólnie pracujecie, aby nie doprowadzić ponownie do takich uchybień.
5. Podsumuj! Na zakończenie rozmowy podsumuj to, co zaplanowaliście na najbliższy czas - sformułuj wytyczne, którymi ma kierować się pracownik. Możesz również umówić się na kolejną rozmowę, na której omówicie zrealizowane cele. Jeśli rozmowa przebiegła pozytywnie - zmotywuj pracownika do działania i stawiania czoła problemom: „Wierzę, że dzięki Twojemu zaangażowaniu ta kwestia szybko się zmieni”;„Jestem pewny, że uda Ci się zrealizować wyniki zgodnie z planem”.

Są to najważniejsze kroki w przeprowadzaniu rozmowy dyscyplinującej z pozytywnym zakończeniem. Miejmy na uwadze, że pracownik - mimo naszych słusznych i dobrych intencji - może zareagować impulsywnie lub nie będzie chciał naprawić swoich błędów, gdyż nie zależy mu na pracy. Szacunek jest obustronny - jeśli pracownik zacznie nas obrażać lub zachowywać w inny, niestosowny dla nas sposób - przerywamy rozmowę i wyciągamy z tego odpowiednie konsekwencje. Jeśli jednak pracownik nie ma chęci do dalszej pracy i stąd wynikają problemy - należy się pożegnać. Dbanie o dobrą komunikację w trakcie rozmowy dyscyplinującej jest ważne. Z czasem może okazać się, że pomimo starań, pracownik nie wykazuje poprawy lub zaczyna powielać te same błędy. W takim wypadku również powinniśmy podziękować za trud włożony w zadania i rozwiązać współpracę.

Dominika Głowacka

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.