Jak sporządzić listę płac?

Przedsiębiorcy chcąc sprostać coraz to większym zleceniom zatrudniają pracowników. Jednym z obowiązków jaki pojawia się z tytułu posiadania pracowników jest rozliczenie ich wynagrodzenia czyli określenie kwot do wypłaty, składek ZUS, podatku od wynagrodzeń PIT-4R. Pojawia się zatem pytanie jak stworzyć i zaksięgować listę płac.

Podstawowe informacje na temat sporządzania listy płac

Lista płac stanowi potwierdzenie rozliczenia wynagrodzeń pracowników wraz ze składkami ZUS jak i PIT-4R. Dla sporządzenia listy płac niezbędne jest posiadanie wypełnionych dokumentów o ewidencji czasu pracy takich jak m.in.:

• listy obecności,
• karty pracy,
• umowy o pracę,
• jeżeli były sporządzone to inne dokumenty (aneksy, inne) o dodatkowych składnikach wynagrodzenia,
• umowy zlecenie.

Elementy listy płac      

W żadnej ustawie nie ma wyszczególnionych elementów jakie powinny znaleźć się w liście płac. Jednak praktyka kadrowa wykształciła pewne elementy, które znajdują zastosowanie przy sporządzaniu listy płac. Podstawowe elementy jakie powinna zawierać lista płac to.

Podstawa sporządzenia listy płac

Jak już wstępnie wspomniano listę płac sporządza się na podstawie uprzednio wypełnionych dokumentów przez pracownika. Dokumenty tworzą tzw. niezbędny pakiet to wypełnienia jeszcze przed podjęciem zatrudnienia i stanowią podstawę do wyliczenia niektórych składników w liście płac.

Dokumentacja będąca podstawą obliczenia wynagrodzenia do listy płac:

Oświadczenie PIT-2 -  dla celów obliczania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń, który dokumentuje przysługiwanie ulgi podatkowej w wysokości 46,33 zł (1/12 kwoty wolnej 556,02zł) i możliwość jej odliczenia od podatku od wynagrodzeń danego pracownika.

Uwaga: ulga przysługuje tylko dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Oświadczenie  -  dla celów zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Z tego oświadczenia wynika czy pracownikowi należy w liście płac ująć:

• normalne koszty uzyskania przychodów – 111,25 zł

- jeżeli adres zamieszkania pracownika jest w tym samym mieście co siedziba firmy,

• podwyższona koszty uzyskania przychodów – 139,06 zł

- jeżeli adres zamieszkania pracownika jest pozamiejscowością gdzie adres posiada siedziba firmy.

Oświadczenie (świadectwo pracy)

1. Dokumentujące czy pracownik posiadający dzieci, skorzystał w danym roku kalendarzowym z 14 dniowego urlopu ojcowskiego. Informacja ta winna widnieć w świadectwie pracy pracownika z poprzedniego zakładu pracy (jeżeli oczywiście pracował na podstawie umowy o pracę). 
2. Dokumentujące czy pracownikowi wychowujący przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat wykorzystał w ciągu roku kalendarzowego 2 dniowy urlop z tytułu opieki na tym dzieckiem z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. 
3. Dokumentujące wykorzystanie w danym roku kalendarzowym urlopu okolicznościowego z zachowanie prawa do wynagrodzenia (obliczany jest tak samo jak urlop wypoczynkowy):

1. 2 dni w sytuacji:

• ślubu pracownika,
• narodzin dziecka pracownika,
• zgonu małżonka pracownika,
• zgonu dziecka pracownika,
• zgonu matki, ojca, macochy, ojczyma,
• opieki nad dzieckiem (oświadczenie powyżej).

2. 1 dzień w przypadku:

• ślubu dziecka pracownika,
• zgonu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka pracownika,
• zgonu innej osoby będącej na utrzymaniu pracownika lub pozostające pod jego bezpośrednią opieką.

Lista obecności (miesięczna) - informuje sporządzającego wynagrodzenia o przerwach, które musi uwidocznić w kalendarzu danego pracownika a następnie przeliczyć i wykazać w wysokości wynagrodzenia. W miesięcznej liście obecności można odnaleźć oznaczenie:

• urlopu wypoczynkowego,
• dni wynagrodzenia chorobowego,
• dni choroby, macierzyństwa,
• urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego,
• dni zasiłku opiekuńczego,
• urlopu na żądanie,
• urlopu na poszukiwanie pracy,
• urlopu okolicznościowego,
• urlopu bezpłatnego,
• absencji nieusprawiedliwionej niepłatnej,
• innych.

Karta pracy -  Z kolei na kartach pracy w sposób bardziej szczegółowy rozpisane są w ciągu miesiącach zdarzenia, które wystąpiły w liście obecności,
np. nadgodziny, godziny pracy w wolne i święta, godziny nocne, godziny postojowe, rodzaje absencji chorobowych, inne. Oznaczenia o absencjach na karcie pracy muszą
być zgodne z listą obecności. Na podstawie kart pracy i listy obecności obliczający płaca oblicza dni poszczególnych absencji i potrąca je w postaci wartości na liście płac.

Umowa o pracę (aneksy) - Dokumentujące wysokość wynagrodzenia zasadniczego ale także fakt przyznania ewentualnej premii miesięcznej, kwartalnej, uznaniowej, innej. Wyszczególnienie informacji także o ewentualnym innym dodatkowym wynagrodzeniu. 

Świadectwo pracy (jeśli pracownik pracował na podstawie umowy o pracy) - jest dokumentem niezbędnym dla przyszłego pracodawcy dla celów prawidłowego obliczenia wynagrodzenia. Informacje jakie można uzyskać ze świadectwa pracy to:

1. okres zatrudnienia – informacja pomocna przy obliczaniu wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi jak i ustaleniu okresu wypowiedzenia

2. liczba dni wykorzystania urlopu:

• wypoczynkowego z danego roku kalendarzowego
• okolicznościowego z danego roku kalendarzowego
• rodzicielskiego
• wychowawczego z danego roku kalendarzowego
• 2 dniowego urlopu opieki nad dzieckiem do lat 14

3. liczba dni wynagrodzenia chorobowego z danego roku kalendarzowego,

4. okres odbycia służby wojskowej,

5. okres i rodzaj pracy w ciężkich warunkach,

6. ilość dni i rodzaj okresów nieskładkowych.

Umowy cywilnoprawne -  w przypadku umów cywilnoprawnych nie obowiązują powyższe zasady, które dotyczą stosunku pracy. Nie ma ulgi podatkowej, urlopów, wynagrodzenia chorobowego i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Istnieje natomiast dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, które wypłaca wyłącznie ZUS. Podstawą obliczenia wynagrodzenia jest kwota brutto wynikająca z umowy cywilnoprawnej, w której może być zawarta informacja o ewentualnej premii. Taka informacja może wynikać także z aneksu do umowy albo innego dokumentu stanowiącego załącznik do umowy zawartej ze zleceniobiorcą np. dokument OWWZ – ogólne warunki wykonania zlecenia. W przypadku umów cywilnoprawnych nie występują stałe koszty uzyskania przychodów w zależności od miejsca zamieszkania. Występują natomiast:

1. 20% koszty standardowe,
2. 50% koszty w przypadku jednoczesnego przeniesienia praw autorskich.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.