Za co odpowiada biuro księgowe?

Wielu przedsiębiorców zleca prowadzenie księgowości biurom rachunkowym. To rozwiązanie w znaczącym stopniu odciąża przedsiębiorców z wykonywania wielu biurokratycznych obowiązków. Wbrew obiegowym opiniom, to jednak nie zdejmuje z nich całej odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń z fiskusem czy ZUS. Za co więc odpowiada biuro księgowe i na co należy zwrócić uwagę decydując się na korzystanie z takich usług?

Mimo, że rejestracja własnej firmy oraz procedura związana ze zgłoszeniem działalności gospodarczej staje się coraz prostsza, to jednak dopiero początek biurokratycznych zmagań. Każdego miesiąca przedsiębiorca musi rozliczyć się ze składek i podatków. Polskie prawo w tym zakresie nie należy do prostych – nie wystarczy bowiem przedrzeć się przez dziesiątki stron przepisów prawnych. W wielu sytuacjach konieczna jest znajomość interpretacji orzeczeń czy po prostu wiedza jak dany przepis funkcjonuje w praktyce a takiej wiedzy, a przede wszystkim czasu na studiowanie odpowiednich przepisów, początkującym przedsiębiorcom najczęściej brakuje.

Biuro na początek

Z powyższego powodu wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług biura księgowego. Takie rozwiązanie ma wiele korzyści w tym m.in.:

• biuro księgowe oferuje pomoc już od momentu przygotowania dokumentów rejestracyjnych, co pozwala uniknąć błędów już na tym etapie;
• księgowy może zadbać o to, by zgłosić firmę we wszelkich instytucjach i uzyskać konieczne dokumenty w zależności od specyfiki prowadzonej działalności;
• biuro może poprowadzić wymagane przepisami rejestry (np. w zakresie podatku VAT), księgi rachunkowe (np. podatkową księgę przychodów i rozchodów) oraz może przygotować i wysłać miesięczne czy kwartalne deklaracje podatkowe;
• za stosunkowo niewielką opłatą możemy mieć dostęp do wiedzy i doświadczenia profesjonalnych księgowych. Miesięczna opłata za podstawowe usługi księgowe dla mikrofirmy to wydatek na poziomie mniej więcej 100 – 150 zł netto.

Konieczna umowa

Aby biuro rachunkowe, któremu powierzymy prowadzenia dokumentacji naszej firmy odpowiadało za swoje obowiązki, konieczne jest zawarcie z nim pisemnej umowy. W umowie tej jasno sprecyzowane powinny być obowiązki, które powierzamy naszej firmie księgowej – w szczególności zaś:

• rodzaj prowadzonej i przechowywanej dokumentacji podatkowej (np. księgi przychodów i rozchodów, ewidencji dla potrzeb podatku VAT, ewidencji środków trwałych itp.),
• zakres obowiązków, a w nim m.in. obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz pośredniczenie w ich składaniu w ustawowych terminach,
• sporządzanie deklaracji podatkowych i przedkładanie ich odpowiednim organom skarbowym.

Odpowiedzialność biura

Zlecenie prowadzenia księgowości zewnętrznej firmie, wbrew obiegowym opiniom wcale nie zdejmuje z przedsiębiorcy całego ryzyka związanego z nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji. Na wypadek kontroli podatkowej możemy upoważnić biuro do reprezentowania naszych interesów w trakcie trwania inspekcji, która może być przeprowadzona w takiej sytuacji nie w siedzibie firmy, lecz w biurze prowadzącym nasze księgi. Jednak jeżeli kontrola wykryje nieprawidłowości, kara zostanie nałożona na przedsiębiorcę, a nie na biuro rachunkowe. Oczywiście w sytuacji, gdy wina leży po stronie biura, na podstawie umowy możemy dochodzić zwrotu zapłaconej kary od biura, jednak w takiej sytuacji przedsiębiorca często w ogóle nie dowiaduje się o nałożonej karze – biuro nie chcąc tracić reputacji przyjmuje uregulowanie kary na siebie. Co innego, gdy wina leży po stronie przedsiębiorcy – np. gdy ten dostarczył do firmy księgowej fałszywe czy nieprawdziwe dokumenty (np. tzw. „lewe faktury”) – wówczas biuro bez problemu wybroni się od poniesienia odpowiedzialności za ich zaksięgowanie i konsekwencje karne spadną w całości na przedsiębiorcę.

Co jeśli nie biuro?

Do wyboru alternatywnie mamy dwie opcje: prowadzenie dokumentacji „na piechotę” – czyli w tradycyjnej, papierowej formie, co jest sporym wyzwaniem lub też skorzystanie z dostępnych programów księgowych czy też oferty księgowości internetowej. Drugie rozwiązanie – szczególnie w przypadku aplikacji internetowych ma tę zaletę, że proces wprowadzania dokumentów, generowania faktur czy prowadzenia koniecznych rejestrów jest zautomatyzowany. Programy tego typu bardzo często udzielają automatycznych wskazówek dotyczących sposobu prowadzenia dokumentacji oraz oferują gotowe wzory lub przykłady. Skorzystanie z tego typu aplikacji jest też tańsze od wynajęcia biura księgowego, a niejednokrotnie można również znaleźć w internecie darmowe rozwiązania do prowadzenia księgowości, jak na portalu zafirmowani.pl – aplikacja księgowa.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.