Jak zorganizować event dzięki e-mail marketingowi?

02.11.2017 Marketing
Oceń 0.00/5 (0)
Ekspert
Adam Rybczonek sales operations manager
firma: Jerónimo Martins

Napisz do eksperta
Adam Rybczonek

Określ temat i opisz czego chcesz dowiedzieć się od eksperta.
Odpowiedź zostanie wysłana na Twój adres e-mail.

 
 

Zastanawiasz się, jak zaplanować i przeprowadzić kampanię zapraszającą na event tak, aby była maksymalnie efektywna? Kluczowe są kwestie techniczne tworzenia kampanii oraz odpowiedniej treści mailingu.

Organizujesz event, ponieważ chcesz podzielić się wiedzą, poznać najnowsze trendy i dyskutować na inspirujące tematy z Twojej branży. Event w formie konferencji lub po prostu spotkania w gronie przedsiębiorców lub klientów daje Ci również szansę do świetnej promocji własnej marki. Do czego podczas realizacji tych celów może przydać Ci się e-mail marketing?

Mając bazę subskrybentów, możesz w prosty i szybki sposób dotrzeć z informacją o wydarzeniu do ogromnej liczby osób. To nie tylko promocja, ale również kanał komunikacji, który dużo lepiej konwertuje.  Tworząc kampanię e-mail marketingową promującą wydarzenie, zwróć uwagę na kilka ważnych kwestii. Osiągniesz dzięki temu większą efektywność i z pewnością powitasz na evencie satysfakcjonującą liczbę uczestników. 

 

Jak wypromować event?

 

Teoretycznie ilość słów, które możesz umieścić w mailu do potencjalnych uczestników jest nieograniczona. Jednak dobra praktyka podpowiada, aby w newsletterze zamieścić tylko kluczowe informacje, które mają zachęcić czytelnika i doprowadzić go do strony internetowej z szerszą informacją o wydarzeniu. Zastanów się, na czym najbardziej zależy odbiorcom Twoich newsletterów i dostosuj do tego komunikat. Wypunktuj najważniejsze informacje pamiętając, aby język wiadomości był dobrany do Twojej grupy docelowej. Jeżeli zamierzasz gościć podczas wydarzenia znaną lub ważną osobę, koniecznie wspomnij o tym w mailingu. Pamiętaj o przycisku „call to action”, który będzie przekierowywał odbiorcę na stronę z formularzem rejestracyjnym na wydarzenie.

 

Poniższe wskazówki sprawią, że wysyłka będzie bardziej efektywna:

 

Planowanie wysyłki

Podstawą kampanii marketingowej jest przygotowanie planu. Rozpisz więc z odpowiednim wyprzedzeniem następujące działania:

 

Wiadomości warto również zautomatyzować pod względem zachowania odbiorców. Zautomatyzować to znaczy dostosować treść pod danego odbiorcę. Inną treść wyślij do osoby, która zarejestrowała się poprzez Twoją stronę internetową lub facebooka, inną do osoby, która tylko otworzyła wiadomość, a jeszcze inną do osoby, która na przykład już wcześniej uczestniczyła w jednym z Twoich eventów. Możliwości automatyzacji mailingu daje większość dostępnych na rynku narzędzi takich, jak np. freshmail czy sare.

 

Co w temacie wiadomości?

 

Temat powinien wzbudzać zainteresowanie oraz inspirować do działania, dzięki temu z pewnością więcej ludzi otworzy Twojego maila. Przykładowy tytuł mailingu może brzmieć: „5 rzeczy, które Cię ominie jeśli nie weźmiesz udziału w wydarzeniu".

Oto kilka przykładowych zwrotów, które zachęcają do otwarcia wiadomości:

 

Czas wysyłki

 

Dobrym sposobem na mailing jest przeprowadzenie wysyłki w czasie weekendu. Ponieważ mała ilość firm to robi, jest duże prawdopodobieństwo, że otwarcie Twojej wiadomości dojdzie do skutku. W weekendy ludzie są mniej zestresowani i mają więcej czasu, aby zapoznać się z przesyłaną przez Ciebie treścią.

 

Zachęta przed startem

 

Na niedługo przed wydarzeniem, w celu większego zachęcenia do udziału w evencie, prześlij np. kod rabatowy dla uczestników. W ten sposób uda Ci się pozyskać dodatkowe zapisy oraz przyzwyczaisz odbiorców, że otwieranie Twoich wiadomości daje im dodatkową korzyść przed eventem.
 

Wideoinformacja
 

Wyślij link do filmiku promującego Twój event. Interaktywne treści poprawiają współczynnik klikalności. Ponad 85% użytkowników Internetu w Polsce regularnie ogląda video online. Trend ten umacnia się z roku na rok. Czas, który internauci spędzają na oglądanie video, zwiększa się szczególnie w segmencie urządzeń mobilnych. Dla łatwego zobrazowania – czas spędzania internautów na YouTube rośnie w tempie 50% rocznie. Co ważne, aż 70% kupujących szuka i ogląda video związanych z produktem w procesie sprzedaży.

 

Lokalizacja wydarzenia i dodatkowe informacje

 

Dobrym pomysłem jest dołączenie mapki z lokalizacją imprezy, umieszczenie zdjęć prelegentów czy pokazanie galerii z wcześniejszych wydarzeń.

 

Pozytywne opinie

 

Pokaż odbiorcom, że nie mogą przegapić organizowanego przez Ciebie wydarzenia. Jeśli posiadasz pozytywne opinie uczestników lub prelegentów, którzy są znani i podziwiani z poprzednich wydarzeń, użyj ich jako cytatów w mailingu.

 

Wysyłaj klika razy

 

Cała kampania powinna się składać z kilku maili. W przypadku dużego eventu możesz w pierwszej kolejności wysłać ogólny mail i specjalną ofertę dla rejestrujących się dużo wcześniej. W kolejnym ogłosić prelegentów imprezy oraz agendę, następnie przekazać informację o wydarzeniach specjalnych, a w miarę zbliżania się daty rozpoczęcia dosyłać rabaty lub oferty „last minute”.

ważne
Optymalna liczba wiadomości promujących wydarzenie powinna zamknąć się w 3–4 e-mailach. 

Co jeszcze możesz zrobić?

 

Jeżeli zależy Ci na zwiększeniu zasięgu i dodatkowej promocji, to warto pomyśleć nad wykorzystaniem zewnętrznych baz danych. Wysyłka maili do sprofilowanej grupy docelowej powiększa szansę na zdobycie dodatkowych kontaktów. Jeżeli udało Ci się przyciągnąć na wydarzenie również osoby, z którymi nie miałeś wcześniej żadnych relacji biznesowych, to dobrze jest je utrzymywać również po evencie. Do tego celu idealnie sprawdzi się stworzenie formularza zapisu na newsletter i zbierania adresów offline.

 

Podczas wydarzenia przygotuj miejsce ze stojakiem czy biurkiem i umieść tam komputer lub tablet, który będzie posiadał formularz rejestracyjny. Spersonalizuj formularz zapisu oraz przygotuj dla pozostawiających dane bonus za sam zapis. Biznesowy event to miejsce gdzie Twoi przyszli subskrybenci chcą otrzymywać wiedzę, więc zachęć ich do zapisu poprzez otrzymanie korzyści.

 

Komunikuj się po evencie

 

Zdobyłeś już nową bazę kontaktów, więc czas nawiązać skuteczne relacje biznesowe. Na początek roześlij podsumowanie wydarzenia oraz podziękowanie dla uczestników. W skrócie możesz opisać najważniejsze punkty wydarzenia oraz zacytować ważne wypowiedzi prelegentów. Dzięki temu osoby, które otrzymają podsumowanie chętnie się nim podzielą i osiągniesz efekt wirusowy. Pamiętaj również o przekazaniu informacji i wiedzy, które będą istotne z punktu widzenia Twoich odbiorców.

 

W tym celu możesz włączyć cykliczną automatyczną wysyłkę, która pozwoli usystematyzować podtrzymanie kontaktu, np. dwa razy w tygodniu. Naturalnie, poprzez dzielenie się ciekawymi informacjami przyzwyczaisz swoich subskrybentów do otwierania Twoich wiadomości. Raz na jakiś czas, np. raz w miesiącu, przeplataj mailing promocyjnymi informacjami o Twojej firmie.

 

Dobre praktyki w promocji eventów

 

Jak widać, jednym z głównym kanałów promowania eventów jest email marketing. Przed każdym wydarzeniem wysyłaj informację do Twoich odbiorców, która dobrze zapadnie im w pamięć. Pamiętaj, aby Twoje podejście w promocji email marketingowej było kreatywne i nie przypominało sztampowych, nudnych mailingów wysyłanych masowo, dzięki temu z dużym prawdopodobieństwem osiągniesz sukces.


 Przeczytaj również: 

 

#Ikonto Biznes #Rachunek Partner

Chcesz uzyskać dostęp do tego materiału?

Zarejestruj lub zaloguj się na portalu zafirmowani.pl i dołącz do społeczności firm!
Będziesz mógł promować swoją firmę i otrzymasz bezpłatny dostęp do:

Aplikacji księgowej online

Kontaktów z ekspertami, artykułów i materiałów video

Bazy edytowalnych dokumentów niezbędnych w firmie

Specjalnych ofert i rabatów

Chcesz mieć nieograniczony dostęp do wszystkich materiałów i funkcjonalności naszego portalu Zafirmowani.pl?

Załóż rachunek w Alior Banku i korzystaj ze wszystkich możliwości portalu!

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane na Twoim urządzeniu. Dowiedz się, jak możesz zmienić te ustawienia i uzyskaj dodatkowe informacje o wykorzystaniu plików cookies