Jak założyć agencję zatrudnienia?

Dynamicznie zmieniający się rynek pracy stawia przed pracodawcami coraz większe wyzwania związane z rekrutacją nowych pracowników. Wiele przedsiębiorstw nawet nie podejmuje się poszukiwania i zatrudniania personelu bez wsparcia specjalistów z firmy zewnętrznej. Usługi idealnie dopasowane do tych potrzeb świadczą agencje, które zawodowo zajmują się poszukiwaniem, pozyskiwaniem i zatrudnianiem pracowników. Jeśli Ty również zastanawiasz się nad dołączeniem do tej branży - dowiedz się jak otworzyć własną agencję zatrudnienia.

Czym właściwie zajmuje się agencja zatrudnienia?

Prowadzenie agencji zatrudnienia wiąże się z usługami: pośrednictwa pracy (lokalnie jak i za granicą), doradztwa personalnego bądź zawodowego i pracy tymczasowej. Pośrednictwo pracy to inaczej pomoc w znalezieniu i uzyskaniu odpowiedniej pracy (kiedy naszymi klientami są np. osoby bezrobotne) lub fachowe wsparcie pracodawców w pozyskaniu pożądanych pracowników.

Główne zadania, jakie spełnia agencja zatrudnienia to: analizowanie umiejętności i predyspozycji kandydatów do pracy pod kątem wykonywania konkretnego zawodu, udzielanie pomocy w uzyskaniu zatrudnienia, doradztwo w zakresie doboru źródeł pozyskiwania kandydatów na stanowiska specjalistyczne, rzetelna weryfikacja i selekcja kandydatów w oparciu o oczekiwania klienta, pomoc w wyborze odpowiedniego zawodu, udzielanie informacji na temat sytuacji na lokalnym rynku pracy, rekrutacje masowe i specjalistyczne, kierowanie osób do pracy za granicą, kierowanie cudzoziemców do polskich pracodawców.

Kto może otworzyć agencję zatrudnienia?

W oparciu o przepisy, osoba, która chce prowadzić agencję zatrudnienia musi spełniać następujące warunki:

• nie może mieć zaległości z tytułu podatków, składek ZUS (w tym również zaliczek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), jeżeli był zobowiązany do ich uiszczania,
• nie może być osobą karaną za przestępstwa lub wykroczenia związane
• z funkcjonowaniem agencji zatrudnienia,
• nie może być to podmiot, wobec którego podjęto działania likwidacyjne lub związane z ogłoszeniem upadłości,
• jeśli przedsiębiorca decyduje się na tradycyjne biuro - musi spełniać odpowiednie warunki lokalowe (np. lokal musi zapewniać poufność przeprowadzanych rozmów) oraz dysponować dobrym wyposażeniem technicznym.

Zatrudniając zespół, musimy mieć na uwadze, aby do pracy w zakresie pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej zaangażowane były osoby z wykształceniem co najmniej średnim. W przypadku świadczenia profesjonalnych usług związanych z doradztwem zawodowym i personalnym, musimy zatrudnić osoby z wykształceniem wyższym, opartym o poradnictwo zawodowe. Najlepiej dla nas, jako właściciela byłoby, aby osoby te posiadały już kierunkowe doświadczenie w tej branży - zdecydowanie ułatwi nam to start biznesu.

Wpis do rejestru agencji zatrudnienia

Aby wykonywać usługi związane z pośrednictwem pracy, doradztwem personalnym, poradnictwem zawodowym lub pracą tymczasową należy uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia. Możemy to zrobić elektronicznie, listownie lub w odpowiednim urzędzie marszałkowskim.

Bez wpisu do rejestru agencji zatrudnienia można:

• prowadzić działalność w zakresie delegowania własnych pracowników do pracodawców zagranicznych (jeśli umowy międzynarodowe na to pozwalają),
• prowadzić działalność związaną z kierowaniem osób na czasowy pobyt do rodziny w zamian za pracę, której celem jest zdobywanie umiejętności językowych lub zawodowych np. Au Pair,
• prowadzić bazę ogłoszeniową z ofertami pracy i publikowanie ich w Internecie,
• prowadzić działalność związaną z kierowaniem osób na praktyki np. absolwenckie, zawodowe lub staże. Nie może być to praca zarobkowa.

Wpis do rejestru poza wypełnionym wnioskiem wymaga uiszczenia opłaty w wysokości 200 zł. Jeśli wniosek jest komplety i spełniamy wszystkie wymagania do prowadzenia własnej agencji, to zostaniemy wpisany do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.

W związku z tym otrzymamy również jeden lub dwa certyfikaty świadczące o wpisie. Zależy to od usług, które będziemy świadczyć:

• jeżeli agencja będzie zajmowała się zarówno obszarem pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, to otrzymamy dwa certyfikaty (wtedy opłata również będzie podwójna i wyniesie 400 zł),
• jeżeli będzie to np. tylko praca tymczasowa, otrzymamy jeden dokument.

Forma działalności

Na początku należy zastanowić się nad formą prowadzenia agencji. Oczywiście mamy do wyboru jednoosobową działalność gospodarczą - wtedy pierwszym krokiem ku własnej agencji jest uzyskanie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w oparciu o przepisy ustawy z 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej.

PKD dla agencji zatrudnienia to:

78.10.Z Działalność związana z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników,

78.20.Z Działalność agencji pracy tymczasowej,

78.30.Z Pozostała działalność związana z udostępnianiem pracowników.

Możemy również zdecydować się na prowadzenie agencji w formie spółki: akcyjnej, cywilnej, jawnej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Poza własną działalnością gospodarczą i spółką cywilną (która - tak jak jednoosobowa działalność - wymaga wpisu do CEIDG) będziemy potrzebowali rejestru spółki w KRS, wtedy musimy się liczyć z większymi wymogami co do późniejszego prowadzenia dokumentacji (pełna księgowość).

Jeśli prowadzisz już zbliżoną do agencji zatrudnienia działalność gospodarczą, możesz dokonać wpisu aktualizacyjnego CEIDG-1, dodając odpowiednie kody PKD.

Po dopełnieniu formalności związanych z rejestracją działalności, przedsiębiorca ma 7 dni na zgłoszenie się do ubezpieczeń społecznych w ZUS za pomocą ZUS ZUA (jeśli agencja zatrudnienia jest lub będzie jedynym źródłem dochodów) lub ZUS ZZA (jeśli pracujemy już w innym miejscu).

Jeśli własna agencja zatrudnienia to pierwsza działalność jaką zakładamy, mamy szansę skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które dla początkujących przedsiębiorców przez 24 miesiące są pomniejszone o ubezpieczenie społeczne i zwolnione z obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy.

Jaka forma opodatkowania?

Dla agencji zatrudnienia możemy wybrać: opodatkowanie na zasadach ogólnych (dwustopniowa, progresywna skala podatkowa 18% i 32%) lub podatkiem liniowym (19%). Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest dostępny tylko dla przedsiębiorców prowadzących agencję pracy tymczasowej.

Zasady rozliczania się są takie same jak w przypadku innych przedsiębiorstw. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na rozliczanie na zasadach ogólnych, to odlicza 18% podatku od przychodów nieprzekraczających 85 528 zł. W przypadku wyższych przychodów - przedsiębiorca odlicza 32% podatku. Natomiast w przypadku podatku liniowego – stawka 19% jest stała, jednak podatnik traci ustawowo przewidziane ulgi i możliwość rozliczenia się z małżonkiem.

Rachunek firmowy

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca prowadzący własną agencję zatrudnienia, musi posiadać odrębne konto firmowe. Oczywiście, jeśli jest on jedynym właścicielem swojego rachunku prywatnego, to może używać go również do celów „służbowych”. Jednak zdecydowanie wygodniejsze i mniej problematyczne (szczególnie w przypadku częstych przelewów) jest założenie konta firmowego.

Ważne wymogi dla agencji zatrudnienia

Żadna agencja zatrudnienia nie obejdzie się bez własnego biura. Jeśli decydujemy się na tradycyjne biuro - na naszą korzyść wpłynie wynajęcie lokalu w dobrej lokalizacji, najlepiej w centrum miasta. Dostęp do miejsc parkingowych (z myślą o przyszłych klientach) również lepiej wpłynie na wizerunek agencji. Oczywiście - im lepsza lokalizacja, tym wyższa cena najmu. W dużych miastach wojewódzkich należy liczyć się z kosztem około 4 do 6 tysięcy złotych za lokal biurowy (wraz z niezbędnym zapleczem sanitarnym), należy dodać do tego również koszty wyposażenia (stanowiska pracy, sprzęt biurowy, meble). Jednak w dobie start-up’owych rozwiązań mamy również możliwość wynajęcia przestrzeni do pracy lub pracy zdalnej w domu w formie internetowej np. oferując swoją pomoc tylko online, wtedy tradycyjne biuro nie będzie nam potrzebne.

Innym wymogiem, który agencja zatrudnienia musi spełnić jest coroczne raportowanie swojej działalności. Raport (skierowany do marszałka województwa) musi zawierać następujące informacje:

• liczba osób, które za pośrednictwem naszej agencji podjęły pracę (i w jakich zawodach),
• liczba pracodawców, z którymi nawiązaliśmy współpracę,
• liczba osób, które skorzystały z doradztwa zawodowego,
• liczba osób, które podjęły pracę tymczasową.

Wydaje się to oczywiste, jednak warto o tym pamiętać, aby działania związane z pozyskiwaniem i przetwarzaniem danych osobowych - co jest nieodłącznym elementem usług agencji zatrudnienia - odbywały się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Zabronione są również wszelkie przejawy dyskryminacji w stosunku do osób, dla których poszukujemy zatrudnienia.

Jak reklamować usługi agencji zatrudnienia?

Internet to podstawa - na pewno musimy liczyć się z inwestycją w stronę internetową, która będzie wizytówką naszej agencji. Przejrzystość, łatwy dostęp do kontaktu (zarówno telefonicznego jak i online) i dokładny opis oferowanych usług są na wagę złota. W miarę zdobywania większego doświadczenia - warto zaprezentować swoje „portfolio” czyli przedstawić klientów, z którymi mogliśmy współpracować (referencje będą mile widziane). Z pewnością odpowiednie działania marketingowe zwiększą zasięg naszej agencji i pozwolą, aby potencjalni klienci się o niej dowiedzieli. Istotne będzie pozycjonowanie (wszelkie hasła związane z działalnością w regionie np. agencja zatrudnienia Poznań, doradztwo zawodowe Katowice itp.). Musimy również zadbać o swój wizerunek w miejscach „pierwszego kontaktu” - możemy założyć profile dla własnej agencji zatrudnienia na stronach branżowych z ogłoszeniami o pracę oraz zadbać, aby pracownicy mieli założone konta na biznesowych portalach społecznościowych (LinkedIn, GoldenLine).

Czym zajmuje się agencja pracy tymczasowej?

Agencja pracy tymczasowej zatrudnia w imieniu pracodawcy pracownika tymczasowego i kieruje go do pracy w celu wykonywania pracy tymczasowej. Innymi słowy: agencja pracy tymczasowej zawiera umowy cywilnoprawne z zewnętrznymi firmami, aby „wypożyczać” im pracowników, których zatrudnia. Sama praca tymczasowe dotyczy wykonywania określonych obowiązków okresowo, sezonowo lub na konkretnie określony czas (aż do osiągnięcia celu lub wykonania zadania). Zazwyczaj okres ten obejmuje od kilku dni do kilku miesięcy. Dotyczy to również pracy na zastępstwo. Agencja pracy tymczasowej jest - dla pracowników podejmujących dzięki niej zatrudnienie - formalnym pracodawcą. Przejmuje ona kwestie administracyjno-kadrowe, wypłaca wynagrodzenie, odprowadza podatki i składki ZUS, mimo, że pracownik swoje obowiązki wykonuje w innym miejscu pracy.

Czym jest outsourcing pracowniczy?

Outsourcing pracowniczy, w myśl art. 231 Kodeksu pracy, to inaczej przekazywanie pracowników pomiędzy dotychczasowym a nowym właścicielem zakładu pracy. Osoby zatrudnione w procesie outsourcingu nie zmieniają stanowiska pracy, obowiązków czy miejsca i warunków zatrudnienia. Outsourcing dotyczy w szczególności działów: produkcyjnych, logistycznych, rachunkowych, obsługi klienta czy sprzątania lub ochrony. Jednak staje się coraz popularniejszy nawet wśród korporacji, które powielają firmom outsourcingowym zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi czy prowadzenie całej działalności kadrowej. Outsourcing pracowniczy pod kątem biznesowym, to usługa realizowana zwykle przez agencje pracy tymczasowej obejmujące prowadzenie i nadzór nad całym procesem rekrutacji, podpisywaniem umów z pracownikami w imieniu pracodawcy oraz inne funkcje kadrowe np. wypłacanie wynagrodzeń, pilnowanie terminowości badań, przeprowadzanie szkoleń itp.

Dominika Głowacka

Przeczytaj również: 

• Biuro na godziny
• Dlaczego mała firma powinna mieć konto na Linkedin?
• Jakie sprawy urzędowe załatwię dzięki ePUAP?

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.