10 najczęstszych błędów popełnianych przy wypełnianiu pliku JPK cz.2

Druga cześć praktycznych problemów zebranych przez ekspertów EY podczas współpracy z klientami w zakresie przygotowywania, generowania i raportowania struktur JPK_VAT.

Przejdź do części pierwszej artykułu.

6. Niepoprawne wprowadzanie prefiksów w transakcjach krajowych i zagranicznych

Sporo firm wprowadza prefiks PL do plików JPK do określania transakcji krajowych, co nie jest poprawną formą raportowania (Prefiksy odnoszą się tylko do transakcji transgranicznych). Wynika to często z ograniczonej funkcjonalności systemów informatycznych podatnika, ale może utrudnić fiskusowi wykonywanie testów analitycznych na zbieranej populacji danych, przez co prowadzić do zapytań organów podatkowych o przekazywanie poprawnie wypełnionych struktur JPK, co z kolei pociąga za sobą dodatkowe koszty w postaci rekonfiguracji rozwiązań zaimplementowanych na potrzeby generowania plików xml (tj. plików JPK).

7. Niepoprawne używanie kropek i krzyżyków zamiast wartości „brak” w sytuacji, gdy nie ma numeru NIP kontrahenta

Dużą część analizowanych przez nas firm błędnie definiuje pozycje, w których nie jest określony NIP kontrahentów. Firmy uzupełniają braki np. kropkami i krzyżykami. Tymczasem Ministerstwo Finansów wskazuje, że w takich sytuacjach należy wprowadzać słowo „brak”. Resort może nakazać poprawę błędów, co z kolei może narazić podatnika na dodatkowe koszty.

8. Dostosowanie narzędzi generujących pliki z systemu księgowego na potrzeby JPK

Systemy księgowe służące do generowania danych nie przekładają się w proporcji 1:1 na pliki JPK. W efekcie pojawiają się luki w danych, oraz niejasności co do sposobu uzupełnienia poszczególnych pól. Dostosowanie narzędzi generujących pliki z systemu księgowego na potrzeby JPK jest problematyczne i wymaga wsparcia profesjonalnego doradcy.

9. Uproszczenia (niepełne nazwy kontrahentów, zrównanie daty sprzedaży z datą wystawienia dokumentu)

Poszczególne struktury powinny być uzupełniane dokładnymi informacjami. Podkreślamy, że na bazie naszego doświadczenia w testowaniu plików JPK, jakość populacji danych wpływa w znaczący sposób na wyniki testów, a w niektórych przypadkach nawet uniemożliwia przeprowadzenie niektórych z nich (np. brak konsekwencji w oznaczeniach kontrahentów podatnika).

Ponadto firmy często przesyłają dane uproszczone – z uwagi na funkcjonalności systemu księgowego lub ograniczenia spowodowane procesami i organizacją prowadzenia księgowań w spółkach.

Przykład

Firmy często upraszczają datę operacji / datę księgowania / datę dokumentu księgowego (w strukturze JPK_KR) wpisując do odpowiednich pozycji tą samą datę. Skutkuje to raportowaniem nieprawdziwych informacji podatkowych.

By umożliwić poprawne przesyłanie danych, zasadne wydaje się w takich sytuacjach dokonanie odpowiednich modyfikacji procesu księgowego i czasami również funkcjonalności systemów księgowych.

10. Faktury korygowane do zera

Podczas naszych prac związanych z weryfikacją JPK, wielokrotnie spotkaliśmy się z metodologią polegającą na tym, że spółki w raportowanych plikach (oraz w swoich rejestrach VAT, które to stanowią źródło danych zaciąganych do JPK) stosunkowo często prezentują faktury korygowane do zera, dla których to faktura pierwotna i faktura korygująca są z tego samego okresu. Najczęściej, w takich przypadkach są to faktury, które nie weszły do obrotu i nie dokumentują żadnej transakcji.
Znane nam podejście organów do tego typu faktur mówi, że generalnie nie powinny się one znaleźć w plikach JPK oraz rejestrach VAT.

Zapraszamy do obejrzenia internetowego szkolenia na temat JPK prowadzonego przez doradców z EY.

Autorzy:

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.