10 najczęstszych błędów popełnianych przy wypełnianiu pliku JPK cz.1

Praktyczne problemy zebrane przez ekspertów EY podczas współpracy z klientami w zakresie przygotowywania, generowania i raportowania struktur JPK_VAT.

Mamy bardzo różnorodnych klientów, ale problemy z JPK występują cyklicznie i są do siebie podobne, niezależnie od skali działania i obszaru, w którym funkcjonuje firma.

Można je podzielić na trzy główne obszary:

• zbieranie danych,
• generowanie plików,
• wysyłkę.

1. Kody podatków: mapowania i dodawanie nowych kodów

Transakcje w systemach księgowych klientów są oznaczane kodami podatków na potrzeby plików JPK. W momencie generowania pliku JPK z systemu księgowego klienta, najczęściej narzędzie informatyczne rozpoznaje rodzaje transakcji (a tym samym przypisanie ich do właściwych pól w pliku JPK) po odpowiednio przypisanych do faktur kodach podatku.

Jednak wspomniane kody są przystosowane do prowadzenia księgowości podatnika i nie wpisują się w rozróżnienia rodzajów transakcji przewidzianych przez strukturę JPK_VAT (np. jeden kod pasuje do dwóch pól). Wobec tego problemu firmy muszą wypracować metodologię, która umożliwi im jednolitą sprawozdawczość (zarówno rachunkową jak i podatkową) poprzez dodanie nowych kodów podatków do systemu księgowego lub reklasyfikację stosowanych oznaczeń.

Efektywne wypracowanie koniecznych zmian wiąże się niejednokrotnie z potrzebą skorzystania ze wsparcia profesjonalnego doradcy w zakresie określenia wymaganych zmian oraz prawidłowej ich implementacji zmian w systemie księgowym.

2. Dostosowywanie planu kont do potrzeb raportowania JPK

Plany kont są indywidualnie określane przez firmy i rzadko wpisują się w strukturę wymaganą przez schemat JPK_KR (podział na zespoły i kategorie kont), przez co wymagają zmian i reklasyfikacji poszczególnych kont do nowo wypracowanego podziału (na potrzeby raportowania JPK). W związku z dostosowaniem swoich wewnętrznych systemów do potrzeb prawidłowej realizacji sprawozdawczości danych podatkowych, firmy muszą dostosować plany kont do wymogów struktur JPK.

3. Uzgadnianie JPK do deklaracji

Zgodnie z komunikatami Ministerstwa Finansów oraz naszym praktycznym doświadczeniem w przeglądach podatkowych naszych klientów, jednym z często pojawiających się problemów jest brak uzgadniania się danych z pliku JPK_VAT do Deklaracji VAT-7.

Przykład

 Przedsiębiorca  wprowadził fakturę o wartości netto 100 tys. do pliku JPK dla transakcji typu WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów), z jednoczesnym wskazaniem wartości 90 tys. dla analogicznych transakcji w deklaracji VAT.

Powyższe oznacza, że firmy często raportują sprzeczne informacje w strukturach JPK oraz deklaracjach podatkowych, choć Ministerstwo Finansów wielokrotnie uczulało podatników na wymóg uzgadniania się danych podatkowych w przypadku obu sposobów ich raportowania (w strukturze JPK_VAT i Deklaracji VAT).

4. Raportowanie JPK_VAT w jednym pliku

Szereg firm korzysta z kilku różnych systemów księgowych w których rozlicza odmienne typy transakcji. Następnie z każdego z systemów raportuje oddzielny plik JPK, wbrew wymogom Ministerstwa Finansów, które to nakazuje przesyłanie informacji podatkowych za każdy miesiąc w jednym, odrębnym pliku JPK_VAT.

W związku z tym zaleca się wykorzystanie odpowiedniego narzędzia, by pliki wygenerowane z kilku systemów księgowych scalać w jeden na potrzeby finalnego raportowania JPK. Świetnie sprawdzi się do tego aplikacja księgowa, w której wraz z początkiem 2018 roku użytkownicy będą mieli możliwość wygenerowania pliku JPK.

5. Sposoby prezentacji danych

Nie ma jasnych wytycznych ministerstwa dotyczących sposobu rozliczania faktury zakupowych, która obejmuje kilka stawek VAT. Część klientów sumuje podatek i przekazuje dane do JPK jako jedną pozycję, część natomiast wprowadza takie faktury kilkukrotnie, odrębnie dla każdej stawki podatku.

Eksperci EY skłaniają się ku metodologii polegającej na rozbijaniu faktur, ponieważ ona w pełniejszy sposób prezentuje dane na temat rozliczeń podatkowych raportującego przedsiębiorcy. Jednak nie można wykluczyć poprawności drugiego podejścia – ze względu na brak wytycznych Ministerstwa Finansów.

JPK oKEY

Jak zabezpieczyć swoją firmę przez ewentualnością wystąpienia pomyłek i koniecznością korygowania faktur oraz plików JPK? Warto skorzystać z narzędzia JPK okEY tester, które umożliwia szybką weryfikację poprawności formalnej i merytorycznej plików JPK_VAT oraz weryfikację numerów NIP. JPK okEY tester umożliwia samodzielne przeprowadzenie testów merytorycznych JPK, a każdy test jest opatrzony komentarzem ekspertów EY.

Zapraszamy do obejrzenia internetowego szkolenia na temat JPK prowadzonego przez doradców z EY.

Autorzy:

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.