Samochód prywatny w firmie – jak go rozliczyć?

23.11.2017 Podatki
Oceń 5.00/5 (5)
Ekspert
Monika Tarnowska biegły rewident
firma: Alior Tax
Napisz do eksperta

Napisz do eksperta
Monika Tarnowska

Określ temat i opisz czego chcesz dowiedzieć się od eksperta.
Odpowiedź zostanie wysłana na Twój adres e-mail.

 
 

Przedsiębiorcy korzystający z samochodów firmowych (czyli wprowadzonych do ewidencji środków trwałych). Mogą bez ograniczeń ujmować w kosztach podatkowych wszystkie wydatki związane z ich kupnem i używaniem na potrzeby prowadzonej działalności, takie jak: koszty amortyzacji (limitowane), koszty paliwa, opłaty parkingowe, opłaty za przejazdy płatną autostradą, naprawy. Kosztem podatkowym mogą być również zapłacone odsetki od kredytu na zakup samochodu.

 

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy przedsiębiorcy wolą pozostawić samochód w majątku prywatnym. Takie rozwiązanie jest mniej korzystne pod względem podatkowym, ale oferuje pewne zalety, jak np. brak obowiązku zapłaty podatku dochodowego przy sprzedaży samochodu, jeżeli był używany co najmniej pół roku.

 

Jak rozliczamy wydatki?

 

Jeśli w prowadzonej działalności używamy samochodu prywatnego, związane z nim koszty możemy rozliczyć wyłącznie w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.  Limit ten (zwany potocznie kilometrówką), obliczamy przez pomnożenie liczby kilometrów przejechanych w danym miesiącu w celach służbowych przez ministerialną stawkę za 1 km przebiegu (obecnie 0,5214 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3, a powyżej 0,8358 zł).

                 

Ewidencja przebiegu

 

Możemy ją prowadzić zarówno ręcznie jak i komputerowo. Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Jak widać ewidencja przebiegu jest dosyć szczegółowa, dlatego polecamy prowadzenie jej w programie komputerowym umożliwiającym korzystanie z wprowadzanych wcześniej danych, tras przejazdu i celu podróży oraz automatyczne naliczanie przebiegu. 

             

Pamiętaj, że kwota wynikająca z ewidencji przebiegu jest swego rodzaju formalnością, której nigdzie nie księgujemy.

Kwota ta wyznacza jedynie limit, do którego możemy odliczyć rzeczywiste wydatki na samochód. Określonej na podstawie faktur kwoty wydatków nie księgujemy w książce przychodów i rozchodów bezpośrednio, lecz rozliczamy narastająco od początku roku w osobnym wykazie wydatków związanych z używaniem danego samochodu niefirmowego. Na koniec każdego miesiąca wartość z wykazu wydatków porównujemy z limitem wskazanym w ewidencji przebiegu. Jeżeli rzeczywiste wydatki są wyższe niż limit, do kosztów podatkowych zaliczamy jedynie kwotę wydatków do wysokości tego limitu, a nadwyżkę wykorzystujemy w kolejnych miesiącach roku. Jeżeli natomiast wydatki są niższe niż limit, odliczamy całą  ich kwotę, a niewykorzystany limit z ewidencji przebiegu również rozliczamy później. Należy zwrócić uwagę, że rozliczenia w ramach kilometrówki mogą być dokonywane w obrębie jednego roku podatkowego, a niewykorzystanych nadwyżek z ewidencji przebiegu lub wykazu wydatków nie możemy przenosić na kolejne lata. Uzyskaną sumę wydatków podlegających odliczeniu księgujemy na podstawie dowodu wewnętrznego w 13. kolumnie księgi przychodów i rozchodów.

Reasumując, nie ujmujemy faktur zakupowych w KPiR bezpośrednio, lecz raz w miesiącu księgujemy wynikową kwotę wydatków do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu.

Ujmowanie wydatków w wartościach brutto czy netto?

 

Często pojawia się pytanie, czy kwoty wydatków należy ujmować w wartościach brutto czy netto (czyli z podatkiem VAT czy też bez). Zgodnie z generalną zasadą, jeśli w rozliczeniach VAT nie odliczamy podatku naliczonego z faktur zakupowych, podatek ten może w całości stanowić koszt uzyskania przychodu. Tak więc, jeżeli nie jesteśmy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, faktury związane z wydatkami na samochód ujmujemy w KPiR zasadniczo w kwotach brutto. Jeżeli natomiast zarejestrowaliśmy naszą firmę jako czynnego podatnika VAT, faktury księgujemy w kwotach netto. Wyjątek stanowią faktury na paliwo.

Od 1 lipca 2015 r. czynni podatnicy VAT mają prawo do odliczenia 50% podatku zawartego w cenie paliwa. W związku z tym mogą oni również zaliczyć w ciężar kosztów pozostałe 50% nieodliczonego podatku VAT z faktury za paliwo.

Przedsiębiorcy wykorzystujący samochody osobowe wyłącznie na cele prowadzonej działalności mogą odliczyć 100% podatku VAT z faktur zakupowych. W tym celu muszą jednak spełnić szereg dodatkowych wymogów obejmujących prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT (która jest bardziej rozbudowana od ewidencji dla celów podatku dochodowego opisanej powyżej - zawiera między innymi stany licznika), zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 oraz ustalenie zasad używania samochodu w firmie.

 

Odliczanie VAT naliczonego od faktur zakupowych

 

W celu odliczenia podatku VAT naliczonego, przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT  i niepodlegający zwolnieniom, w rejestrze zakupów VAT ujmują osobno faktury od wydatków związanych  z używaniem samochodu osobowego na cele prowadzonej działalności, nawet wówczas gdy wydatki te wykraczają poza limit wyznaczony ewidencją przebiegu pojazdu. Pamiętajmy jednak, że w razie kontroli skarbowej musimy być w stanie udowodnić istnienie związku pomiędzy ponoszonymi wydatkami a sprzedażą opodatkowaną.

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat przejdź do artykułu "Co może być kosztem prowadzonej działalności?"

#Ikonto Biznes #Samochód Firmowy

Chcesz uzyskać dostęp do tego materiału?

Zarejestruj lub zaloguj się na portalu zafirmowani.pl i dołącz do społeczności firm!
Będziesz mógł promować swoją firmę i otrzymasz bezpłatny dostęp do:

Aplikacji księgowej online

Kontaktów z ekspertami, artykułów i materiałów video

Bazy edytowalnych dokumentów niezbędnych w firmie

Specjalnych ofert i rabatów

Chcesz mieć nieograniczony dostęp do wszystkich materiałów i funkcjonalności naszego portalu Zafirmowani.pl?

Załóż rachunek w Alior Banku i korzystaj ze wszystkich możliwości portalu!

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane na Twoim urządzeniu. Dowiedz się, jak możesz zmienić te ustawienia i uzyskaj dodatkowe informacje o wykorzystaniu plików cookies