Co może być kosztem prowadzonej działalności?

Wiktor Szczypiński doradca podatkowy i inwestycyjny, Alior Tax
firma:

Prowadząc działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych (zarówno wg skali, jak i 19% liniowym podatkiem), możesz pomniejszyć uzyskane przychody o koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Zgodnie z przepisami podatkowymi kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie o PIT.

Praktyka, czyli przeznaczenie wydatku
 

W praktyce oznacza to, że aby dany wydatek zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, należy w pierwszej kolejności odpowiedzieć sobie na pytanie czy przyczynia się on w sposób bezpośredni bądź pośredni do uzyskiwanych przychodów. W tym kontekście, analiza powinna brać pod uwagę przede wszystkim przeznaczenie wydatku (jego celowość, racjonalność, zasadność, niezbędność). Następnie, należy sprawdzić czy ustawa nie zabrania rozpoznania danego wydatku, jako kosztu podatkowego.

Typowymi wydatkami, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, nawet gdy są bezpośrednio związane z przychodami z działalności gospodarczej są:

• reprezentacja, w szczególności poniesiona na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów (w tym alkoholowych),
• koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań,
• nieopłacone w terminie składki do ZUS-u,
• odsetki od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów,
• grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar,
• ubezpieczenie i amortyzacja samochodów osobowych w części przekraczającej         20 000 euro,
• praca własna podatnika i jego rodziny,
• składki na rzecz organizacji, do których przynależność nie jest obowiązkowa (z wyjątkami),
• utracone zaliczki w związku z niewykonaniem umowy,
• wierzytelności odpisane jako przedawnione,
• udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki,
• straty z odpłatnego zbycia wierzytelności, chyba że wierzytelność ta została zarachowana jako przychód należny,
• rezerwy i odpisy aktualizujące (mogą być kosztem pod pewnymi warunkami).

Związek wydatku z działalnością gospodarczą

Jednak wielu podatników, oceniając czy dany wydatek można rozpoznać jako koszt podatkowy, koncentruje się na tym czy nie został on wyszczególnionych w ustawie, jako niestanowiący kosztu uzyskania przychodu, zapominając, że kluczowy jest związek wydatku z działalnością gospodarczą. Dotyczy to w szczególności wydatków o charakterze „prywatnym”.

Przykładowo, nowy aparat fotograficzny, telewizor lub rower jak najbardziej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem jednak, że są one zasadne z punktu widzenia naszej działalności. Pamiętaj, że w przypadku sporu z organami podatkowymi, to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia związku danego wydatku z działalnością gospodarczą.

Ponadto, jeżeli działalność prowadzimy we własnym mieszkaniu, wówczas do kosztów podatkowych można zaliczyć część wydatków związanych z utrzymaniem nieruchomości, takich jak czynsz, internet czy media. Jeżeli, dodatkowo na zakup mieszkania został zaciągnięty kredyt, to kosztem podatkowym może być także część odsetek zapłaconych z tytułu kredytu. Po spełnieniu ustawowych warunków, możliwa jest także amortyzacja lokalu w części wykorzystywanej do działalności gospodarczej.

Uwzględniając tego typu wydatki w kosztach podatkowych należy mieć na uwadze praktyczne problemy związane z ustaleniem, jaka część wydatków może być kosztem podatkowym, gdyż dotyczy działalności gospodarczej, a jaka jest związana z naszym życiem prywatnym.

Do niektórych wydatków uzasadnione może być uwzględnianie w kosztach wydatków proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej do działalności w stosunku do całej powierzchni nieruchomości, a w innych bardziej racjonalne może być zainstalowanie odrębnych liczników. W praktyce, odpowiednie przypisanie kosztów do działalności gospodarczej może nie być takie łatwe i jednoznaczne, a jak zostało wspomniane powyżej, to na podatniku spoczywa obowiązek wykazanie związku wydatku z działalnością gospodarczą.
 

Do typowych wydatków stanowiących bez wątpienia koszty podatkowe należy w szczególności zaliczyć:
 

• zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
• utrzymanie i wyposażenie biura (czynsz, media, telefon),
• pieczęć firmowa,
• domena internetowa,
• usługi księgowe,
• opłaty bankowe,
• paliwo i inne koszty związane z użytkowaniem pojazdu wykorzystywanego do prowadzonej działalności gospodarczej.
   

Jeśli nadal masz wątpliwości jak rozliczać wydatki, więcej dowiesz się z artykułu o księgowości uproszczonej.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.