Telepraca – jak zatrudnić pracownika pracującego w domu

Olga Gruszczyńska kierownik apteki
firma: kierownik apteki

Brak przestrzeni biurowej w firmie nie musi oznaczać konieczności inwestowania w następne lokale. Alternatywą jest tańszy sposób – zatrudnienia pracownika w domu. W jakich branżach najlepiej sprawdza się telepraca, jak pozyskać środki finansowe na stanowisko telepracy?

Z punktu widzenia przedsiębiorcy ograniczenia kosztów są chyba najważniejszą kwestią, na którą musi on zwracać uwagę, aby rozwijać swój biznes. Koszty mediów, najmu i wyposażenia powierzchni biurowej wraz z miejscami parkingowymi, są często bardzo znaczącym obciążeniem. Brak przestrzeni biurowej w firmie nie musi jednak oznaczać konieczności inwestowania w nowy lokal. Ostatnio dość powszechnym trendem jest telepraca (praca zdalna), czyli zatrudnianie na umowę o pracę pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki zdalnie, pracując w domu lub w dowolnym innym miejscu przebywając np. za granicą i dostarczając pracodawcy wyniki (rezultaty) pracy przy wykorzystaniu technologii informacyjnych oraz technologii przekazywania danych, zwłaszcza Internetu.

Rodzaje telepracy

Możemy wyróżnić następujące rodzaje telepracy:

• telepraca domowa – najpopularniejsza forma, polegająca na pracy w miejscu zamieszkania.
• telepraca mobilna – (praca w różnych miejscach, u klienta, w podróży, w samolocie)
• telepraca zmienna (wahadłowa) – praca częściowo w domu lub u klienta, częściowo w siedzibie pracodawcy
• praca w telecentrach – praca w biurach wyposażonych w niezbędny sprzęt komputerowy oraz łącza elektroniczne umożliwiające pracę poza siedzibą firmy.

Taki model pracy wykorzystywany jest głównie w branży IT, doradztwie finansowym, zawodach związanych z pracą twórczą takich jak grafik, dziennikarz, tłumacz, copywriter. Telepraca ma sens i zastosowanie wobec takich pracowników, którzy są rozliczani zadaniowo, a więc nie z ilości przepracowanych godzin, ale z wykonywanego projektu lub zadania. Podstawową technologią wykorzystywaną w pracy zdalnej jest telefon oraz technologie i narzędzia wykorzystujące Internet – poczta elektroniczna, VPN, VoIP, narzędzia konferencyjne, komunikatory i platformy Internetowe.

Z kolei z punktu widzenia telepracownika codzienne obowiązki nie wiążą się z koszmarnym dojazdem w korkach oraz ośmiogodzinnym trybem stacjonarnej pracy. Taka forma zatrudnienia pozwala aktywizować osoby niepełnosprawne oraz osoby z obszarów wiejskich. Pozwala łatwiej pogodzić obowiązki służbowe ze sprawami osobistymi i rodzinnymi np. opiekę nad dziećmi lub chorymi. Z korzyści pośrednich to ograniczenie ruchu samochodowego oraz związanego z nim zanieczyszczenia środowiska.

Z prawnego punktu widzenia definicję telepracy zawiera art. 67⁵ § 1 Kodeksu pracy. Czytamy w nim iż zgodnie z powołaną normą jest to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (przy wykorzystaniu rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatycznych i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności przy wykorzystaniu poczty elektronicznej).

Należy jednak podkreślić, iż telepraca nie zastępuje klasycznego stosunku pracy, stanowi raczej jego uzupełnienie jako szczególny przypadek wykonywania pracy poza zakładem. Telepracownik jest pracownikiem w pełnym tego słowa znaczeniu i dlatego mają do niego zastosowanie wszystkie przepisy prawa pracy, obowiązujące u danego pracodawcy. W szczególności zaś dotyczy to zasad organizacji pracy zawartych w regulaminie (zwłaszcza godzin rozpoczęcia i zakończenia czynności służbowych), rodzaju pracy i miejsca jej wykonywania (warunków wykonywania pracy poza siedzibą), wynagrodzeń (wraz ze wskazaniem składników wynagrodzenia) oraz sposobów korzystania ze środków komunikacji elektronicznej. Pracodawca i pracownik mogą uzgodnić, że praca będzie wykonywana w formie telepracy przy zawieraniu umowy albo w trakcie zatrudnienia, wówczas zawierane jest to na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracodawcy lub pracownika.

Jednak zatrudnienie telepracownika wiąże się również z kosztownymi obowiązkami nałożonymi przez ustawodawcę. I tak, zgodnie z art. 67¹¹ § 1 k.p. pracodawca jest obowiązany:

• dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający odpowiednie wymagania techniczne, wskazane w przepisach bhp, m.in. w art. 215 k.p., czyli przede wszystkim zapewniał bezpieczne i higieniczne warunki pracy przy uwzględnieniu zasad ergonomii.
• ubezpieczyć sprzęt,
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, które głównie wiążą się z zakupem licencjonowanego oprogramowania, systemu operacyjnego, programu antywirusowego lub programów specjalistycznych. Koszt taki może się wahać od kilkuset złotych do nawet kilkudziesięciu tysięcy za np. programy służące do profesjonalnego projektowania w środowisku CAD 3D.
• zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. I tu również, w zależności od rodzaju wykonywanej telepracy, należy się liczyć z wydatkiem nawet 5.000 zł na, często kilkudniowy, kurs obsługi konkretnego programu komputerowego. Warto przypomnieć, iż telepracownik ma takie samo prawo do dostępu do szkoleń i podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jak zwykły pracownik.

Należy jednak zaznaczyć, że strony mogą określić inne zasady telepracy w odrębnej umowie. Istnieje możliwość obniżenia kosztów przez wykorzystanie sprzętu komputerowego, telefonu lub samochodu należącego do telepracownika. W przypadku, gdy używa on własnych środków pracy, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie wprowadzającym system telepracy lub w umowie zawartej z telepracownikiem. Ekwiwalenty za korzystanie przez telepracownika z własnych narzędzi korzystają ze zwolnienia podatkowego, natomiast refundacja kosztów zakupu, np. komputera jest opodatkowana.

Na jakie koszty narażony jest pracodawca i telepracownik?

Przykład

 

Firma marketingowa zatrudnia pracownika na stanowisku specjalista ds. przetwarzania danych. Do jego zadań należy zbieranie oraz przetwarzanie danych, w celu zredukowania ilości, ustandaryzowania formatu i zwiększenia dostępności zgodnie z ustalonymi zasadami. Ustalono stawkę miesięczną 4.800 zł brutto. Przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków z tytułu pracy, pracodawca wyposażył go w niezbędny w telepracy sprzęt: laptop oraz telefon komórkowy. Łączny koszt tego zestawu wyniósł 3.500 zł. Koszt oprogramowania i usług informatycznych związanych z instalacją oraz zabezpieczeniem sprzętu wyniósł 3.000 zł. Tym samym pracodawca na sprzęt musiał ponieść koszty wynoszące łącznie 6.500 zł i jeśli będzie w stanie wykazać związek pomiędzy dokonanymi zakupami, a potencjalną możliwością uzyskania przychodów związanych z prowadzoną działalnością, będzie mógł zaliczyć wydatki w poczet kosztów uzyskania przychodów. Nie będą one kosztem w przypadku stwierdzenia, że nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

 

Telepracownik korzysta z łącza internetowego i otrzymuje częściowy zwrot kosztów utrzymania linii (50 zł miesięcznie). Refundacja telepracownikowi kosztów związanych z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu komórkowego (na podstawie bilingów), komputera, drukarki, oraz zwrot kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych takich, jak papier, tusz, stanowić będzie przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast refundacja kosztów nabycia komputera lub drukarki oraz częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność stanowić będzie u telepracownika przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 powołanej ustawy podatkowej, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia.

Niestety, pomimo niewątpliwych zalet taka forma zatrudnienia nie jest jeszcze popularna w Polsce. Z szacunków Eurostatu, odsetek pracujących Polaków, którzy wykonują obowiązki zawodowe w domu wyniósł do 4,6% w 2014 roku. Dla porównania w krajach zachodnich takich jak Luksemburg lub Holandia wynosi on około 14%. Wynika to m.in. z niespójnych przepisów BHP oraz braku jasnego określenia stanowisk pracy i dobrze zdefiniowanej metody rozliczania czasu wykonywanej w tej formie. Jednak aby ten rodzaj zatrudnienia przyniósł zamierzone rezultaty, czyli był efektywny, należy pamiętać o spełnieniu pewnych warunków:

• należy rozpoznać i wybrać obszary zastosowania telepracy, taka forma pracy powinna dotyczyć tylko takich pracowników, których zakres obowiązków pozwala na wprowadzenie takiego rozwiązania.
• należy opracować koncepcje rozwiązań technologicznych oraz wsparcia technicznego, takiego jak: serwis, oprogramowanie, zabezpieczenie danych, programy antywirusowe.
• zatrudnieni sami muszą wyrażać chęć wykonywania swoich obowiązków zawodowych poza biurem. Jeśli robią to pod przymusem, ich efektywność może znacznie się obniżyć.
• telepraca powinna dotyczyć doświadczonych pracowników. Osoby nowozatrudnione potrzebują ciągłej informacji zwrotnej od przełożonych, a praca zdalna na ogół nie daje takiej możliwości.

Pracodawcy, którzy zamierzają zatrudnić osobę w formie telepracy, zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy, mogą ubiegać się o wsparcie finansowe, związane z tym zatrudnieniem. Można ubiegać się o refundację kosztów poniesionych na wynagrodzenia lub kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne. Inne formy wsparcia, to między innymi organizacja stażu lub dotacja na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy, która może wynieść nawet 21 tys. zł.

Można również starać się pozyskać nową formę wsparcia, tzw. granty na telepracę, przewidziane w Art.60a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Jest to świadczenie, które starosta za pośrednictwem urzędu pracy może, na podstawie zawartej umowy, przyznać pracodawcy lub przedsiębiorcy na utworzenie stanowiska telepracownika, jednak osoba ubiegająca się o takie stanowisko powinna spełniać określone warunki, telepracownikiem może zostać:

• bezrobotny rodzic, powracający na rynek pracy, posiadający co najmniej jedno dziecko w wieku do 6 lat,
• bezrobotny sprawujący opiekę nad osobą zależną, który w okresie 3 lat przed rejestracją w urzędzie pracy zrezygnował z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z uwagi na konieczność sprawowania opieki nad osobą zależną lub wychowywania dziecka.

Grant nie może zostać przyznany na utworzenie stanowiska pracy dla bezrobotnego:

• małżonka pracodawcy lub przedsiębiorcy;
• rodzica pracodawcy lub przedsiębiorcy;
• rodzeństwa pracodawcy lub przedsiębiorcy;
• dziecka własnego lub przysposobionego: pracodawcy lub przedsiębiorcy.

Grant przysługuje w kwocie określonej w umowie zawartej ze starostą, nie wyższej jednak niż 6-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu zawarcia umowy, za każdego skierowanego bezrobotnego, a pracodawca lub przedsiębiorca są obowiązani, stosownie do zawartej umowy, do utrzymania zatrudnienia skierowanego bezrobotnego przez okres 12 miesięcy w pełnym wymiarze czasu pracy lub przez okres 18 miesięcy w połowie wymiaru czasu pracy.

Kolejną możliwością jest zatrudnienie w takiej formie osoby niepełnosprawnej i uzyskanie dofinansowania do wynagrodzenia z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, jednak pod warunkiem, że taki pracownik został ujęty w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych. Ewidencja ta jest prowadzona przez PFRON z wykorzystaniem numeru PESEL i NIP oraz przekazywanych drogą elektroniczną informacji.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21 poz. 94)
• Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002r., Nr 144, poz. 1204)
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2004 Nr 99 poz. 1001)
• Ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2008 r., Nr 14, poz. 92 ze zm.)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 951)

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.