Świadectwo pracy - czym jest, kto i kiedy je wystawia?
29.01.2018 Kadry i HRKażde rozwiązanie umowy o pracę jak i jej wygaśnięcie niesie ze sobą dodatkowe, formalne obowiązki, które musi spełnić przedsiębiorca. Jednym z nich jest wystawienie świadectwa pracy. To bardzo ważny dokument, który pracodawca wręcza byłemu pracownikowi, jeśli nastąpi rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę. Stanowi ono potwierdzenie wykonywania pracy w ramach umowy o pracę. Jest ono pracownikowi niezbędne np. do ubiegania się o określone świadczenia jak zasiłek dla bezrobotnych czy emerytura. Świadectwo pracy to również cenny dokument dla kolejnego pracodawcy, który na jego podstawie ustala np. wymiar urlopu wypoczynkowego.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Aby świadectwo pracy było prawidłowe, powinno ono zawierać następujące informacje:
- okres zatrudnienia pracownika (od dnia uznanego w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy do dnia ustania stosunku pracy),
- wymiar etatu (pełny wymiar czasu czy część etatu np. 1/2, 1/4 itp., jeśli ulegał on zmianom to również należy to odnotować),
- nazwy zajmowanych przez pracownika stanowisk lub rodzaj pracy (dane te powinny być zgodne z treścią umowy o pracę, a jeśli pracownik zajmował kilka stanowisk, należy wymienić wszystkie zachowując porządek chronologiczny),
- tryb rozwiązania umowy lub okoliczności jej wygaśnięcia wraz z podstawą prawną (np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem przez pracownika/pracodawcę itd. wraz z wpisaniem właściwego artykułu Kodeksu pracy)
- liczba dni urlopu wypoczynkowego, które wykorzystał pracownik (w roku kalendarzowym, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy),
- liczbę dni dodatkowego urlopu lub innego świadczenia zgodnego z przepisami prawa pracy,
- okres korzystania z urlopu bezpłatnego (wraz z podstawą prawną do zgody na jego przyznanie),
- wykorzystanie urlopu rodzicielskiego / ojcowskiego / wychowawczego (wraz z podstawą prawną do ich udzielenia),
- liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za okres choroby (zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, dotyczy to roku, w którym ustał stosunek pracy)
- wykorzystaniu zwolnienia od pracy z tytułu art. 188 Kodeksu pracy (2 dni opieki nad dzieckiem do lat 14) w ciągu roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy,
- okres czasu, za który pracownik może otrzymać odszkodowanie wynikające ze skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art. 361 §1 Kodeksu pracy),
- okres odbywania czynnej służby wojskowej (lub innych, zastępczych form),
- czas, w którym pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach,
- nieskładkowe okresy przypadające na okres zatrudnienia wynikającego ze świadectwa pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.
- informacje o ewentualnych zajęciach wynagrodzenia (zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym),
- dane, których zamieszczenia zażąda pracownik (np. wysokość wynagrodzenia i jego składniki czy uzyskane kwalifikacje).
Ile czasu przysługuje na wystawienie świadectwa pracy?
Przedsiębiorca powinien wręczyć świadectwo pracy odchodzącemu pracownikowi niezwłocznie, co w praktyce oznacza ostatni dzień trwania umowy. Istnieje możliwość przekazania dokumentu innej osobie, posiadającej pisemnie upoważnienie pracownika. Jeśli pracodawca nie będzie w stanie wydać świadectwa pracy od razu, to powinien je dostarczyć np. za pośrednictwem poczty nie później niż w ciągu 7 dni od zakończenia współpracy. Wskazane jest wysyłanie świadectwa pracy listem poleconym lub najlepiej za potwierdzeniem odbioru - wtedy pracodawca ma dowód nadania na wypadek, gdyby przesyłka nie dotarła do byłego pracownika.
Nie jest ono również uzależnione od wcześniejszego rozliczenia z pracodawcą, jest wystawiane bezwarunkowo. Jeśli pracodawca nie dotrzyma obowiązującego terminu wydania świadectwa pracy, to pracownik będzie mógł ubiegać się o odszkodowanie, które przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy (nie dłużej niż za 6 tygodni). Pracownik musi jednak udowodnić na drodze postępowania sądowego, że poniósł szkodę na skutek błędów w otrzymanym dokumencie lub nieterminowego wydania dowodu zatrudnienia (np. brak możliwości zarejestrowania się w urzędzie pracy jako bezrobotny czy utratę szansy na zatrudnienie w nowej firmie). W sytuacji całkowitego niedopełnienia obowiązku wystawienia świadectwa pracy, pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
Pracownik może również ubiegać się o sprostowanie świadectwa pracy, jeśli nie zawiera ono wszystkich informacji, uzna je za błędne lub niekompletne. Przepisowo, pracownik ma na to 7 dni od otrzymania świadectwa. W ciągu kolejnych 7 dni pracodawca ma czas na odpowiedź - może wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy z uwzględnieniem zgłoszonych żądań lub poprawek albo poinformować pracownika, że nie zgadza się z jego uwagami. W drugim przypadku, w ciągu 7 dni pracownik może zwrócić się z prośbą o sprostowanie świadectwa do sądu pracy.
Od 1 czerwca 2017 roku obowiązuje nowy wzór świadectwa pracy, wprowadzony wraz z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 maja 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 1044).
Pracodawca oczywiście nie musi wykorzystywać wzoru świadectwa pracy dołączonego do rozporządzenia, może używać własnego wzoru, jednak musi on zawierać wszystkie wymagania określone w przepisach.
Dominika Głowacka