Pięć filarów biurowego savoir-vivre

Ewa Bujak communications & PR consultant
firma: DobryPR

Napisz do eksperta

„Człowieka tworzą maniery i charakter” – tak mawiał Marcus Tullius Cicero mówca, filozof i polityk rzymski, zwany również Cyceronem. Czym są dobre maniery? To sposób bycia, mowa ciała, uśmiech, umiejętność odpowiedniego zachowania się w każdej sytuacji i przede wszystkim uprzejmość, która świadczy o szacunku do drugiego człowieka. Dobre maniery, kindersztuba lub inaczej savoir vivre są istotne zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Osoby kulturalne są postrzegane jako bardziej kompetentne i godne zaufania. Jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie na przełożonych i współpracownikach - stosuj się do zasad biurowych norm z uśmiechem.

1. Powitanie

Jak witać się w biurze? Kto pierwszy, gdzie, kiedy, jak i komu się kłaniać? Pytania z pozoru łatwe, jednak nie zawsze oczywiste. Zacznijmy od podstaw: zazwyczaj pierwszy wita się ten, który zajmuje niższe stanowisko. W przypadku równorzędnych pozycji, mężczyzna pozdrawia pierwszy kobietę, osoba idąca osobę stojącą. Wchodzący do pomieszczenia wita osoby, które zastanie w środku, a wchodzący po schodach schodzącego.

Jeśli chodzi o dozwolone formy to najbezpieczniej powiedzieć po prostu „dzień dobry”, popularne ostatnio słowo „witam” nie należy bowiem do najgrzeczniejszych wyrażeń w języku polskim. Użycie tej formy zakłada nierównorzędną relację między rozmówcami, z czego użytkownicy języka nie zawsze zdają sobie sprawę. Witam może więc powiedzieć osoba starsza do młodszej, wyżej usytuowana do niżej usytuowanej (np. wykładowca do studenta, przełożony do podwładnego), ale nie odwrotnie.

Równie problematyczny może być również uścisk dłoni. Kto wyciąga rękę jako pierwszy? W życiu prywatnym to kobieta podaje dłoń mężczyźnie. W pracy, przełożony podwładnemu, gospodarz spotkania wyciąga rękę do gościa, osoba starsza do młodszej. Pamiętajmy również, aby uścisk dłoni był energiczny i pewny - to pierwszy klucz do tworzenia pozytywnego, pierwszego wrażenia. Sposób podania dłoni zdradza charakter, tego kto wykonuje ten gest i przekazuje drugiej osobie jedną z trzech wiadomości: dominację (ten człowiek chce mieć nade mną przewagę – muszę uważać), uległość (mogę go zdominować, będzie mi posłuszny) oraz równość (lubię go, będzie się nam dobrze współpracować).

2. Dress Code

„Jak cię widzą, tak cię piszą” – odpowiedni wygląd w pracy to nie tylko wizytówka pracownika, ale również wizerunek całej firmy – zwłaszcza, jeśli pracownik ma bezpośredni kontakt z klientami lub partnerami biznesowymi. Pamiętajmy, że w pracy reprezentujemy firmę i markę, więc powinniśmy dostosować się do zasad panujących w świecie biznesu, także w kwestii ubioru i dodatków.

Najważniejsza zasada jest prosta – to schludność. Obowiązkowo musimy zadbać o czyste zęby, paznokcie, włosy, buty i ubranie. Kobiety muszą pamiętać o nienagannym makijażu i fryzurze. Mężczyźni o zadbanych włosach, przyciętej brodzie lub gładkim, dobrze ogolonym obliczu.

Jak się ubierać? Wszystko zależy od tego, jaka kultura organizacyjna panuje w danej firmie. W niektórych miejscach pracy zezwala się na swobodny, sportowy styl. Są jednak pewne ogólne zasady, których przestrzeganie pomoże uniknąć biznesowego faux pas.

• Buty – najbardziej eleganckie będą buty ze skóry licowanej lub zamszowe. Kobiety powinny unikać wysokich, lakierowanych szpilek, ponieważ budzą one skojarzenia seksualne. Zarówno kobiety, jak i mężczyźni nie powinni nosić do pracy butów z odkrytymi palcami, sandałów czy japonek.
• Spódnica - najlepiej, kiedy jest prosta, ołówkowa, bez falban, klosza czy bombki, może mieć krótki rozporek.  Nie może kończyć się powyżej kolana.
• Torebka – z dyskretnym logo producenta, eksponowanie drogiej marki jest bowiem nieeleganckie, a wręcz niestosowne. Torebka nie powinna mieć również zbyt dużo ozdób czy okuć.
• Garnitur lub marynarka – powinny być zawsze dopasowane do sylwetki, spodnie eleganckie lub dżinsy w ciemnym kolorze.

​3.Telefony

Nic nie irytuje naszych współpracowników bardziej niż dzwoniący po raz setny telefon z głośną melodią. Wysłuchiwanie kolejnego „kotuś dzwoni” lub „ona tańczy dla mnie…” denerwuje, a zachowanie właściciela telefonu zdecydowanie wykracza poza zasady biurowego savoir vivre. W miejscu pracy telefon powinien być zawsze wyciszony tak, aby nie przeszkadzać innym. Również nie na miejscu są głośne, prywatne rozmowy przerywane raz po raz wybuchami śmiechu. Pamiętajmy, aby wyjść z pokoju i dokończyć rozmowę w bardziej neutralnym miejscu.

Gdy odbieramy telefon służbowy, zawsze należy przedstawić się imieniem, nazwiskiem i firmą jaką reprezentujemy, zwłaszcza, gdy nie znamy numeru, który się z nami łączy. Pamiętajmy również, aby poinformować naszego rozmówcę jeżeli odbieramy telefon w samochodzie, miejscu publicznym lub w trybie głośnomówiącym.

W sprawach służbowych nie wypada dzwonić przed 9 rano oraz po 19-20. Chcąc zachować się zgodnie z dobrymi manierami, dzwonimy raz. Czekamy, maksymalnie do sześciu sygnałów, po czym się rozłączamy. Możemy również nagrać wiadomość na poczcie głosowej z prośbą o oddzwonienie. Unikajmy jednak wielokrotnego dzwonienia co kilka minut, jeśli rozmówca nie może odebrać, to powinniśmy to uszanować i zaczekać aż oddzwoni.

4. Miejsce pracy

Czystość i porządek to kolejny element biurowego savoir vivre. Sterty papierów, nieumyte kubki czy resztki jedzenia mogą przeszkadzać nie tylko współpracownikom, ale także klientom, którzy mogą zaskoczyć nas swoją wizytą. Również jedzenie na miejscu pracy (zwłaszcza bardziej lub mniej aromatycznych posiłków) jest niewskazane – lepiej przejść do firmowej kuchni lub stołówki. Jeśli nie ma takiego miejsca, to należy po prostu zapytać innych czy nie będzie im przeszkadzało spożywanie posiłku przy biurku lub ustalić wspólnie obowiązujące w tym zakresie zasady.

Słuchanie głośnej muzyki powinno być również ustalone ze współpracownikami. Włączone radio nie odpowiada każdemu – zwłaszcza osobom, które muszą się skupić przy wykonywaniu codziennych czynności. Można użyć słuchawek, ale należy pamiętać, że założenie ich na uszy może być odebrane jako chęć izolowania się od innych.

5. Nie czyń drugiemu, co Tobie nie miłe

Zasady biurowych norm powinny być zgodne z przysłowiem „nie czyń drugiemu co Tobie nie miłe”. Uprzejmość, pomoc, uśmiech muszą stanowić podstawę naszego zachowania. Pozostałe wartości firmowego savoir vivre są oczywiste, warto jednak o kilku z nich przypomnieć:

• Bądź punktualny – szanuj czas swój i swoich współpracowników;
• Nie czytaj cudzej korespondencji, nie odbieraj cudzych telefonów;
• Nie przynoś prywatnych spraw do biura - jeśli chcesz być postrzegany jako profesjonalista, oddziel życie prywatne od zawodowego;
• Uśmiechaj się;
• Bądź pomocny;
• Pamiętaj o mowie ciała – niewerbalne aspekty komunikacji, takie jak mimika, gesty, ton głosu pozwalają dostrzec więcej naszym rozmówcom niż słowa; 
• Jeśli jesteś chory – zostań w domu, nie narażaj innych;
• Nie „Ty-kaj” bez pozwolenia. Przechodzenie na „Ty” proponuje osoba starsza młodszej, wyższa stanowiskiem niższej. W niektórych kulturach organizacyjnych wszyscy mówią sobie po imieniu. Pamiętajmy jednak, że w obecności osób trzecich, „tykające” się osoby obowiązuje znów forma oficjalna.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.