O czym należy pamiętać zatrudniając pracownika na umowę o pracę ?

Na pracodawcy spoczywa obowiązek dopilnowania wszystkich obowiązków i terminów związanych z zatrudnieniem pracownika na umowę o pracę.

Przede wszystkim firma powinna zostać zgłoszona do ZUS-u jako płatnik składek, w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej obowiązek ten zostaje spełniony w momencie, gdy przedsiębiorca zgłasza się sam jako płatnik składek w momencie rejestracji firmy.

Obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika:

• skierowanie na wstępne badania lekarskie – medycyna pracy (dodatkowo dla rynku spożywczego – wykonanie badań wymaganych przez Inspekcję Sanitarną). Bez zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwskazań do wykonywania pracy nie wolno dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków pracowniczych;
• przeprowadzenie szkolenia BHP i instruktarzu stanowiskowego;
• zapoznanie z warunkami zatrudnienia, gdy pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników na umowę o pracę - należy zapoznać pracownika z regulaminem pracy oraz regulaminem wynagradzania;
• zawarcie pisemnej umowy o pracę: na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony; umowę lub potwierdzenie warunków zatrudnienia należy podpisać z pracownikiem przed dopuszczeniem go do pracy;
• zgromadzenie dokumentów potrzebnych do założenia akt osobowych (pracodawca musie je stworzyć i przechowywać przez 50 lat od ustania stosunku pracy) powinny się w nich znaleźć m.in: kwestionariusz osobowy,  kopię świadectw pracy z  poprzednich miejsc pracy potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe potrzebne do wykonywania pracy na stanowisku, na którym pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki;
• prowadzenie ewidencji czasu pracy, na której należy naliczyć i wypłacić wynagrodzenie za pracę nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca (od 1 stycznia 2017 r. minimalne wynagrodzenie za pracę zostanie podniesione do kwoty 2000 zł brutto);
• wymiar czasu pracy nie może przekroczyć 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym;
• w terminie maksymalnie 7 dni od zawarcia stosunku pracy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dokument zgłoszeniowy- ZUS ZUA);
• należy obliczać, opłacać i rozliczać składki ZUS; do rozliczeń stosujemy deklaracje ZUS DRA wraz z  raportami imiennymi:
  • ZUS RCA o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
  • ZUS RZA o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
  • ZUS RSA o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek;

Dokumenty rozliczeniowe i składki obliczone za dany miesiąc należy przekazać do ZUS-u do 15. dnia następnego miesiąca (dokumenty można przesłać w wersji papierowej – rozliczając nie więcej niż 5 osób, lub elektronicznej – rozliczając więcej niż 5 osób);

• istnieje również obowiązek obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy za każdego pracownika; płaci się je zbiorczo za wszystkich pracowników do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały pobrane. Za pobieranie zaliczek i ich płacenie pracodawca ponosi odpowiedzialność osobistą jak i karno-skarbową.

Powyższe kwestie regulują przepisy kodeksu pracy, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wszystkiego niezbędne wnioski znajdziesz w naszej bazie dokumentów.

Anna Skalska- Kogut, prawnik.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.