Jak założyć pensjonat?

Łukasz Puchalski manager Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości w Poznaniu
firma: Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu

Napisz do eksperta

Nie każdy z początkujących przedsiębiorców musi widzieć swoją przyszłość w roli prezesa ogromnej spółki. Droga do sukcesu w biznesie nie musi prowadzić przez fuzje i przejęcia. Część z nas marzy o życiu na uboczu, własnym domu, położonym w górach, nad morzem czy jednym z wielu jezior i rzek. Zapewne wśród nas są właściciele nieruchomości, których wielkość i lokalizacja pozwoli na otwarcie niewielkiego pensjonatu - rentownej firmy. Co musi wiedzieć przyszły przedsiębiorca, planujący zarabiać na świadczeniu usług noclegowych dla swoich gości?

Położenie naszego kraju jest wyjątkowe. Każdy mieszkaniec Polski żyje w niedalekiej odległości od pięknych pasm górskich, piaszczystych plaż Bałtyku, poprzez siedem tysięcy jezior i niezliczoną liczbę urokliwych miejsc. Dynamiczny rozwój Polski, gościnność mieszkańców, skarby naszej kultury i architektury powodują ciągły wzrost sektora turystycznego. Nasz pensjonat nie musi być nastawiony jedynie na rodziny z dziećmi spędzające u nas wakacje. Pewna część przychodów może pochodzić od grup zorganizowanych, zakwaterowaniu tymczasowych pracowników, a także klientów „z ulicy”.

Forma prowadzenia pensjonatu         

Rejestrując naszą firmę będziemy korzystali z klasy PKD 55.10.Z – obejmującej obiekty noclegowe turystyczne i miejsca krótkotrwałego zakwaterowania. Wybierając formę prowadzenia działalności gospodarczej, nie możemy skorzystać jedynie ze spółki partnerskiej. Decyzja będzie miała istotny wpływ na rentowność naszego przedsiębiorstwa. Pamiętajmy, że np. decydując się na podatek liniowy nie mamy możliwości uzyskania ulgi na dzieci czy rozliczenia się ze współmałżonkiem. Doboru sposobu opodatkowania najlepiej dokonywać po szacunkach kosztów i spodziewanych przychodów. Dla małych obiektów, położonych poza większymi miejscowościami, gdzie nie będziemy zatrudniać więcej niż 2 pracowników, opłacalna może okazać się karta podatkowa. W miejscowości do 5000 osób zapłacimy od 61 zł do 141 zł; od 5000 os. do 20 000 os. - od 113 do 247, a w powyżej 20 000 os. podatek wyniesie od 220 do 446 zł miesięcznie.

Jak znaleźć pierwszych klientów?

Otwierając pensjonat musimy zadać sobie pytanie, jak znajdziemy swoich klientów, a w zasadzie to jak oni znajdą nas! Stworzenie prostej i łatwej w samodzielnym zarządzaniu strony internetowej będzie nas kosztować około 1000 zł. W tej cenie zawarte będzie opłacenie hostingu i rejestracja domeny, obie usługi rozliczamy rocznie.

Dużą popularnością w Internecie cieszą się strony, na których mamy zebrane wszystkie obiekty noclegowe w jednym miejscu. Co więcej, część z nich daje możliwość rezerwacji terminu online. Mając na uwadze fakt, że taki sposób wyboru miejsca jest niezwykle wygodny, prosty i szybki dla naszych klientów – ułatwmy im to. Część z nich daje możliwość zamieszczenia podstawowej oferty bezpłatnie. Jeżeli chcemy się wyróżnić, dodać więcej zdjęć lub mieć wyższą pozycję w serwisie, wtedy rzecz jasna musimy za to zapłacić. Prócz stron skupiających bazę noclegową, warto też zareklamować się na stronach promujących region, szczególnie jeśli nasz obiekt położony jest w miejscowości turystycznej. Na koniec, w zależności od naszych zasobów, możemy zdecydować się na dodanie swojej oferty do międzynarodowych serwisów hotelarskich takich jak np. booking.com. Pamiętajmy tylko, że w tym przypadku powinniśmy mieć stale dostęp do sieci, aby na bieżąco potwierdzać rezerwacje czy odpowiadać na zapytania naszych gości. Nic bardziej nie odstrasza klientów, jak nieaktualizowana strona internetowa i maile rezerwacyjne pozostawione bez odpowiedzi. Następnym, świetnym kanałem promocji będzie fanpage na Facebooku, a jeżeli lubimy social media, warto pochwalić się pięknymi zdjęciami – nie tylko samego obiektu – ale i okolicy na Instagramie. Tutaj również należy pamiętać, że tego typu strony muszą żyć, a im mocniej zaangażujemy naszych odbiorców do reakcji; polubień, komentarzy, udostępnień, tym większy zasięg otrzymamy.

Dotacja i inne formy wsparcia finansowego

Zanim zarejestrujemy działalność gospodarczą, dowiedzmy się czy nie możemy w liczyć w naszym regionie na dotację lub pożyczkę na preferencyjnych warunkach. Jednym z najpopularniejszych instrumentów bezzwrotnych jest dotacja na otwarcie działalności dla osób bezrobotnych. Kwota dotacji wynosi maksymalnie nieco ponad 25 tys. zł, jednak urzędy pracy często pomniejszają tę kwotę do 15 tys. – 18 tys., aby większa liczba osób mogła z takiej pomocy skorzystać. Co istotne, warunki otrzymania dotacji różnią się w zależności od powiatu, dlatego informacji najlepiej zasięgnąć w miejscowości, w której będziemy prowadzić naszą firmę. Innymi formami wsparcia są programy Wsparcie w Starcie oraz Jeremie. Te dwa projekty mają formę preferencyjnej pożyczki, z możliwością rozłożenia na wiele rat, a także z okresem rocznej karencji. Ponadto dają nam większą swobodę wydatkowania niż dotacja z urzędu pracy. Na szczęście nic nie stoi na przeszkodzie, aby wziąć zarówno dotację jak i pożyczkę.

Przygotowując się do przyjęcia pierwszych gości, musimy pamiętać o kilku prostych formalnościach, które są przydatne naszej firmie. Pierwszą z nich będzie założenie rachunku bankowego. W branży hotelarskiej stosuje się praktykę pobierania zaliczek na poczet rezerwacji miejsc. To bardzo dobra praktyka, która ograniczy potencjalne straty wynikające z odwołanych przyjazdów naszych gości. Co więcej, możemy się pokusić o możliwość dokonywania rezerwacji i opłaty online. Wprowadzając takie rozwiązania na stronie internetowej pensjonatu, należy pamiętać o konieczności stworzenia regulaminu oraz zgłoszeniu zbioru danych osobowych do GIODO. Takie ułatwienia mogą nas uplasować ponad konkurencją, która jeszcze nie korzysta z tego typu rozwiązań, a także przyczynić się do szybszej rezerwacji i zabukowania dostępnych miejsc. Jeżeli nasz pensjonat ma iść z duchem czasu i wyróżniać się wśród innych obiektów, to warto pomyśleć nad terminalem kart płatniczych. Wbrew powszechnej opinii, korzystania z takiego urządzenia nie jest ani problematyczny, ani tym bardziej drogie. Opłaty intercharge stanowią ułamek ceny, a w przypadku, kiedy klienci są bez gotówki, zawsze wybiorą miejsce, w którym mogą zapłacić kartą (szczególnie kiedy jesteśmy położeniu w większej odległości od najbliższego bankomatu).

Nikogo nie dziwi ubezpieczenie swojego samochodu czy zdrowia. Czemu zatem nie ubezpieczyć swojego źródła zarobku jakim jest własna firma? W przypadku takiej inwestycji jaką jest pensjonat, posiadanie ubezpieczenia jest czymś naturalnym. Opłaty roczne są nieproporcjonalnie niższe niż szkody, które może wyrządzić wichura, powódź czy pożar. Wybierając ubezpieczenie możemy się też zabezpieczyć od szkód wyrządzonych przez gości czy ich pociechy. Pamiętajmy, że każdy dzień wyłączenia naszego obiekty spod użytkowania generować będzie ogromne straty, szczególnie w okresie wzmożonego ruchu, stąd ubezpieczenie i szybka likwidacja szkód bezpośrednio przekładać się będą na rentowność i bezpieczną przyszłość naszej firmy jak i nas samych.

Jeżeli lubimy kontakt z ludźmi, nie boimy się zadań fizycznych i mamy zasoby, aby otworzyć własny pensjonat, a z drugiej strony chcemy uciec od zgiełku wielkiego miasta, jednocześnie zachowując odpowiedni standard naszego życia, prowadzenie działalności hotelowej może być dla nas idealnym rozwiązaniem. Baza noclegowa rośnie w Polsce o co najmniej 2% rok do roku. Piękno przyrody, zabytki architektury, dynamiczne ośrodki miejskie a także moda na wakacje w kraju przyczyniają się do wzmożonego pobytu na takie usługi. Coraz więcej osób rezygnuje z popularnych, zagranicznych destynacji na rzecz wypoczynku w kraju. Jeżeli zakochaliśmy się od pierwszego wejrzenia w miejscu, gdzie ma funkcjonować nasz pensjonat, to wysoce prawdopodobne, że równie gorącym uczuciem zapałają nasi klienci. Co typowe dla tej branży, wielu z nich, wróci do nas za rok, część poleci swoim znajomym czy przyjedzie na weekendową przerwę. W dłuższej perspektywie zadowoleni klienci i ich polecenia mogą nam zapewnić stuprocentowe „obłożenie” miejsc noclegowych na długo przed zbliżającym się sezonem wypoczynkowym, co potencjalnie oznacza również brak konieczności ponoszenia kosztów na reklamę.

[1] Dz. U. z dnia 30 sierpnia 2004 r. Nr 188, poz. 1945)

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.