Jak założyć aptekę?

Przedsiębiorcy często zastanawiają się nad otwarciem apteki widząc w tym dochodowy biznes. Apteki kojarzą się z niewielkim przedsięwzięciem dającym ogromne zyski. Przyjrzyjmy się czy jest tak rzeczywiście i jakie są realne koszty założenia apteki.

Organy kontrolujące apteki

Apteka jako placówka ochrony zdrowia podlega trzem organom są nimi:

• Narodowy Fundusz Zdrowia;
• Okręgowa Izba Aptekarska (bierze początek nazwy od województwa np. Wielkopolska Okręgowa Izba Aptekarska, w skrócie WOIA), która podlega Naczelnej Izbie Aptekarskiej (NIA);
• Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny (WIF), podlegający Głównemu Inspektoratowi Farmaceutycznemu (GIF);

Zacznijmy od wymogów posiadania apteki

Dotychczas aptekę mógł otworzyć każdy inwestor, oczywiście pod warunkiem zatrudnienia fachowego personelu. Od 25.06.2017 roku przepisy te uległy zmianie, w związku z tym:

• zezwolenie na prowadzenie apteki może uzyskać jedynie farmaceuta posiadający prawo wykonywania zawodu, czyli magister farmacji z dyplomem ukończenia studiów farmaceutycznych. Należy on do personelu fachowego, do którego zaliczają się także technicy farmaceutyczni, którzy ukończyli technikum farmaceutyczne (źródło: www.nia.org.pl),

• pozytywna opinia prezesa Okręgowej Izby Aptekarskiej udzielająca rękojmi farmaceucie na rzetelne prowadzenie apteki. Rękojmia ta udzielana jest konkretnej osobie na konkretną placówkę, nie ma możliwości „przepisania" kierownika na inną aptekę bez porozumienia z Izbą Aptekarską, trzeba wystąpić z nowym wnioskiem.
• kierownikiem może zostać magister farmacji z co najmniej 5-letnim stażem w aptece ogólnodostępnej lub 3-letnim, jeśli ukończył specjalizację apteczną
• zezwolenie na prowadzenie apteki udzielane przez GIF, obecny koszt 10 500 PLN.
• podpisanie umowy z NFZ na realizację recept refundowanych, umowa jest darmowa,
• wymagania lokalowe. Lokal nie mniejszy niż 80 m2, posiadający 11 pomieszczeń, odpowiednio usytuowany, posiadający dwa odrębne wejścia wejście do apteki, drugie od „zaplecza", którym wchodzą pracownicy oraz kierowca z towarem. W miejscowościach poniżej 1.500 mieszkańców dopuszczalny jest mniejszy lokal o wielkości 60 m2, jednak realnie odpowiednia wielkość na tego typu inwestycję to 100 m2.

• Zaprojektowanie lokalu wymaga wiedzy fachowej. Wiąże się to ze znacznymi kosztami, projekt to wydatek około 7 000 PLN brutto, budowa budynku usługowego 80 000 - 100 000 PLN. Lokal można oczywiście również wynająć. Są to koszty rzędu od 3 000 PLN brutto/mc do nawet 10 000 PLN brutto i są one uzależnione od usytuowania lokalu, czy jest to budynek wolnostojący czy też apteka w galerii handlowej oraz czy jest to mała miejscowość czy duże aglomeracja.
• pozytywna opinia inspekcji sanitarnej z zachowaniem BHP określonymi dla budynków użyteczności publicznej.
• usytuowanie. Na nowo otwieraną aptekę musi przypadać co najmniej 3 tysiące mieszkańców, a odległość do innej placówki musi wynosić co najmniej 500 m. Jest to sprawdzane przy składaniu wniosku na założenie apteki.

W związku ze wspomnianą zmianą przepisów w 2017 roku możliwe są jedynie 2 formy:

• jednoosobowa działalność gospodarcza,
• spółka jawna lub partnerska, gdzie wspólnikami są farmaceuci.

W świetle nowych przepisów inwestor nie dostanie zezwolenia, jeśli:

• prowadzi 4 apteki lub kontrolowane przez niego osoby zarządzają w 4 aptekach,
• jest partnerem lub wspólnikiem w spółce, która prowadzi 4 apteki,
• jest członkiem grupy kapitałowej której członkowie prowadzą co najmniej 4 apteki ogólnodostępne,
• jest w organach spółki posiadającej zezwolenie na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej lub zajmującej się obrotem lekami,
• pośredniczy w obrocie lekami,
• prowadzi na terenie danego województwa więcej niż 1% aptek ogólnodostępnych lub jest członkiem grupy kapitałowej, która posiada więcej niż 1% aptek na terenie danego województwa.

Dokumenty w postaci oświadczeń (jak wyżej, np. o nieprowadzeniu 4 aptek) składa się do Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego.

Mamy zezwolenia i co dalej?

Kiedy przebrnęliśmy już przez procedury i pozwolenia (choć realnie musimy to zrobić najpierw) pomyślmy nad resztą kosztów.

Konieczny sprzęt to komputery i kasy fiskalne w ilości zależnej od liczby stanowisk, specjalne projektowane pod aptekę meble, które można kupić jako używane za około 5 000 PLN brutto, ich zaprojektowanie od podstaw oraz produkcja to koszt około 15 000 PLN brutto. Niezbędna będzie również tzw. receptura, czyli pomieszczenie, w którym wykonuje się leki recepturowe. Konieczny jest także specjalistyczny sprzęt w tym m.in. autoklaw (urządzenie do sterylizacji narzędzi). Używany sprzęt tego rodzaju to wydatek ok. 3 000 PLN brutto, za nowy sprzęt można zapłacić nawet 13 000 PLN. Dochodzą jeszcze koszty wag, w tym proszkowa i zwykła, w cenie około 2 000 PLN brutto, (wagi muszą być legalizowane – czyli okresowo poddawane badaniom przeglądowym w celu potwierdzenia ich prawidłowego działania) oraz naczynia laboratoryjne. Obecnie leków takich robi się ich coraz mniej, natomiast pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem jest niezbędnym wymogiem. Jeśli apteka ma wykonywać leki jałowe konieczna jest loża z nawiewem laminarnym umożliwiającym utrzymanie sterylnych warunków w pomieszczeniu (koszt około 5 000 PLN brutto).

Personel

Jeśli chodzi o personel, wymagane jest zatrudnienie co najmniej jednego magistra farmacji (wówczas ma on uprawnienia kierownicze) oraz technika bądź techników farmaceutycznych, w zależności od rentowności apteki i obrotów. Średnio w aptece ogólnodostępnej pracuje 1 lub 2 magistrów, których wynagrodzenia oscylują w granicach 3 000 - 6 000 PLN netto w zależności czy jest to 1 apteka czy też sieć i jakie stanowisko piastują, oraz 1 lub 2 techników. Koszt zatrudnienia technika to 1 800 – 2 800 PLN netto. Niegdyś chętnie zatrudniano pomoce apteczne, teraz odchodzi się od tego, a obowiązki wykonują osoby zatrudnione w aptece.

Magazyn apteczny

Największym z kosztów jest magazyn apteczny, którego wartość może wahać się w granicach 50 000 – 400 000 PLN netto. Towar pozyskuje się z hurtowni, z którą trzeba zawrzeć umowę na tzw. kredyt kupiecki. Umowy podpisuje się na wydłużony okres płatności, najczęściej jest to 30 dni, w przypadku braku kredytu (jeśli się skończy bądź od pomniejszych dostawców) można otrzymać towar za gotówkę. Warto podpisać umowę (darmowa, plus podpisanie weksla) więcej niż z 1 hurtownią, daje to wachlarz możliwości w przypadku braków towarowych, co jest wielką bolączką aptek oraz stwarza konkurencję pomiędzy hurtowniami walczących o klienta.

W tym miejscu nasuwa się pytanie, jak duży magazyn warto utrzymywać? Odpowiedź będzie zależała od tego czy apteka na rynku chce zostać liderem jakości, czy ceny. Posiadanie małego magazynu jest oczywistym plusem ze względu na koszty, natomiast będzie skutkowało niedostatecznym zaopatrzeniem klientów w produkty lecznicze oraz koniecznością ich odsyłania do innych aptek, co naturalnie wzmacnia konkurencję. Zbyt duży magazyn grozi terminowaniem towarów, co pociąga za sobą koszty. Terminowanie leków może wahać się w granicach 0,2 - 0,5% wartości magazynu. Można tego częściowo uniknąć odpowiednio zarządzając magazynem, w czym pomocny będzie personel bądź osoba zewnętrzna zajmująca się szeroko pojętym marketingiem i zarządzaniem w aptece. Przeterminowane leki zabierane są do utylizacji przez odpowiednie firmy, często są to firmy działające w porozumieniu z hurtownią.

Oprogramowanie

To kolejny koszt ponoszony przez właściciela. Najczęściej apteki bazują na programie KAMSOFT. Licencja na program wynosi w zależności od ilości stanowisk ok. 3 000 PLN brutto Za obsługę płaci się ryczałtowo, mając do dyspozycji sztab informatyków w razie problemów bądź serwisowo, to jest za konkretną usługę. Za tym idą dalej koszty posiadania internetu, telefonu, rachunki za prąd oraz ewentualnie czynsz.

Jak pozyskać klientów dla apteki?

Jeżeli chodzi o ilość klientów, to liczba klientów odwiedzająca aptekę w ciągu jednego dnia powinna oscylować w okolicy 100 osób. Wówczas można mówić o zyskach z apteki, biorąc oczywiście pod uwagę koszty które musimy odjąć tj. utrzymanie personelu, rachunki i czynsz w przypadku, gdy nie jest to lokal własnościowy.

To wszystko sprawia, że na rozwój apteki nieraz trzeba poczekać 1,5-2 lat, aby uzyskać pełen obraz i stwierdzić opłacalność biznesu. Pojedynczemu inwestorowi trudno ponieść takie koszty, dlatego też coraz bardziej rozwijają się sieci aptek. Przy zamawianiu większych ilości towarów i tzw. pakietów inwestor dostaje większe rabaty, przez co może obniżyć ceny dla swoich pacjentów. Marże oscylują w granicach 12-30% w przypadku aptek prywatnych, natomiast sieci mogą pozwolić sobie na większą rozpiętość. Przy zamówieniu pakietów marże zakupowe mogą wynosić nawet 40-50%, a cena dla pacjenta pozostaje niższa niż w aptece „prywatnej". Natomiast wiele produktów leczniczych jest sprzedawanych poniżej ceny zakupu, czyli z marżą ujemną. To sprawia, że coraz rzadziej farmaceuci otwierają prywatne apteki.

„Nie jest to prosta sprawa", potwierdza właściciel jednej apteki z mniejszej miejscowości. On sam stał się ofiarą konkurencji, spadku marży i problemów z personelem. Gdy wręczono mu wypowiedzenie lokalu, nie miał się nad czym zastanawiać. „Musiałem zamknąć aptekę, gdyż szukanie nowego miejsca, osób do pracy i załatwianie pozwoleń wygeneruje wiele kosztów, na które mnie po prostu nie stać". Mimo paro nastoletniego prowadzenia działalności na obecnym rynku, zwłaszcza nie będąc farmaceutą, nie miałby szans.

Zmory apteczne

Należy pamiętać, że apteka nie jest sklepem, podlega wielowymiarowym kontrolom wewnętrznym oraz zewnętrznym. Fachowy personel jest obowiązany do prowadzenia ewidencji leków psychotropowych, recepturowych, co może sprawdzić Inspektorat Farmaceutyczny narzucając rutynową kontrolę, a w przypadku niezgodności nakładając kary oraz konieczność raportowania co 2 tygodnie zestawień zawierających wszystkie recepty z lekami refundowanymi do Narodowego Funduszu Zdrowia.

Do wewnętrznych kontroli zobowiązany jest personel apteczny, co dzień sprawdzający recepty pod względem zarówno zgodności wydania jak i wymogom formalnym, jakie musi spełniać recepta podlegająca refundacji. Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi kierownik apteki, natomiast kary finansowe najczęściej właściciel.

Finalnie, założenie i prowadzenie apteki nie są tak prostą rzeczą jak mogło się wydawać. Jak wszystko w życiu, do zrobienia, ale wymaga nieco zachodu i poświęceń ze strony inwestora.

Olga Gruszczyńska

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.