Zasady wystawiania faktur

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jako podatnik podatku VAT Twoim obowiązkiem jest wystawianie faktury nabywcom Twoich towarów lub usług – pamiętaj jednak, że dokument ten musi być wystawiony prawidłowo i w terminie. Błędnie wystawiona faktura może być powodem zakwestionowania Twojego prawa do odliczenia podatku VAT przez administrację podatkową.

Przepisy dotyczące faktur wynikają z Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych..

Przy wystawianiu faktur szczególną uwagę powinieneś zwracać na terminy. Faktura wystawiana jest nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Pamiętaj jednak, że termin ten może ulec zmianie w przypadku szczególnych transakcji takich jak: usługi budowlane, dostawa i drukowanie książek, dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, świadczenie usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej. 

Ponadto, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę dokumentującą otrzymanie takiej zapłaty wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Od 2014 r. możliwe jest występowanie o wystawienie faktury VAT przez okres 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Faktury powinny być wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach.

Zwracaj też uwagę na prawidłową stawkę podatku VAT – jeśli na fakturze np. omyłkowo wykażesz kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego, będziesz zobowiązany do jej zapłaty. W przypadku wartości zaniżonej należy skorygować fakturę i deklarację VAT.

Termin podstawowy wymieniony powyżej obowiązuje także w odniesieniu do faktur zaliczkowych. Jednakże nie we wszystkich przypadkach zachodzi obowiązek ich sporządzania. Więcej na ten temat w publikacji Wystawianie faktur zaliczkowych.

• Jeśli faktura zawiera błędy należy je skorygować. 
   
• W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury wystawiamy duplikat. 
   
• Jeśli współpracujesz z partnerem zagranicznych zapoznaj się z publikacją Faktury sporządzone w języku obcym.
   
• Fakturę VAT marża wystawiać możesz np. kupując używane auta od osób fizycznych i sprzedając je w komisie. 

Faktura elektroniczna

Możesz wystawiać także faktury w formie elektronicznej. Są one równoważne z fakturami papierowymi, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Obowiązkiem sprzedawcy (wystawcy faktur elektronicznych) jest albo przesłanie takiej faktury (wysłanie jej w formacie elektronicznym do nabywcy), albo jej udostępnienie (przez co należy rozumieć zamieszczenie takiej faktury na serwerze sprzedawcy i umożliwienie nabywcy zdalne "ściągnięcie" takiej faktury).

Pamiętaj jednak, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie musi być to zgoda pisemna, przykładowo za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej.

Inne wymogi związne z fakturowaniem elektronicznym dotyczą zachowania autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz jej czytelności. Autentyczność oznacza w tym przypadku pewność co do tożsamości wystawcy faktury.  Potwierdza ją m.in. bezpieczny podpis elektroniczny,  weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub np. EDI (Electronic Data Interchange) - system wymiany danych między systemami informatycznymi partnerów handlowych w formatach opisanych międzynarodowymi standardami, przy minimalnej interwencji człowieka. Są też inne metody. Zgodnie z przepisami, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych "kontroli biznesowych", które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładem "kontroli biznesowej" w tym rozumieniu jest np. „dopasowanie" do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienia, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT oznacza możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały rzeczywiście miejsce. Środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci. Warunki przechowywania faktur elektronicznych opisane są dokładnie w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Faktura uproszczona 

Od zwykłej faktury różni się ona przede wszystkim mniejszą liczbą danych, jakie muszą znaleźć się na dokumencie. Uproszczone faktury nie muszą zawierać:

• imion i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu (wystarczy NIP),
• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej towaru/usługi bez podatku (ceny jednostkowej netto),
• wartości dostarczonych towarów/wykonanych usług, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
• stawek podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

– pod warunkiem, że faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Co ważne, wystawianie faktur uproszczonych jest Twoim prawem, ale nie obowiązkiem. Sprzedaż za niewielką kwotę możesz dokumentować fakturą zawierającą pełne dane.

Nie mogą one być wystawiane w przypadku:

• wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,
• w  przypadku, gdy faktura wystawiana jest na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju,
• dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usługobiorca.

Faktura uproszczona daje nabywcy towarów i usług prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu transakcji, które są nią udokumentowane.

źródło : https://www.biznes.gov.pl

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.