Cel? Plan! Lista narzędzi i metod które poprawią efektywność Twojej pracy

Łukasz Puchalski manager Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości w Poznaniu
firma: Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu

Napisz do eksperta

Prowadzenie własnego biznesu to suma różnych spraw, czynności i rzeczy, które musimy zrobić. Czasem jest ich tak dużo, że nie wiemy, za którą zabrać się jako pierwszą. W międzyczasie zadzwoni telefon, przyjdzie mail czy zwyczajnie coś wytrąci nas na chwilę z rytmu pracy i znowu tworzą nam się zaległości. Jakie jest z tego wyjście? Jak poradzić sobie z masą zadań, którym każdego dnia musimy stawić czoło jako przedsiębiorcy?

Jak prawidłowo wyznaczać swoje cele?

Najczęstszą przyczyną, przez którą nie zrealizowaliśmy swojego celu jest jego błędne zdefiniowanie. Jeżeli założyliśmy sobie „chcę być bogaty”, to jak możemy sprawdzić na jakim etapie realizacji właśnie jesteśmy? Co to znaczy być bogatym?

Wyobraźmy sobie, że jesteśmy na strzelnicy sportowej. Tarcza do której celujemy ma konkretnie opisane pola, „dziesiątka” dodatkowo oznaczona jest czarnym kolorem, by to właśnie na niej skupić uwagę i koncentrację. Oddalamy się na 10 metrów i strzelamy. Mimo że, niełatwo trafić w sam środek tarczy, to bez problemu i z dużą przyjemnością podchodzimy do realizacji tego zadania. Może właśnie dlatego, że zasady są proste, określone i osiągalne?

Metoda S.M.A.R.T.

Nazwa S.M.A.R.T. wywodzi się od pierwszych liter angielskich słów: Specific (konkretny), Measurable (mierzalny), Achievable (osiągalny), Realistic (realny) i Time-bound (określony w czasie). W tych słowach ukryty jest klucz do prawidłowego wyznaczania swoich celów. Dlaczego ustalenie sobie celu „chcę być bogaty” jest nieprawidłowe? Odpowiedzmy sobie na następujące pytania:

1. Czy cel jest konkretny?

Co to znaczy „być bogatym”? Czy dotyczy się to tylko sumy na naszym koncie? A może powinniśmy wziąć pod uwagę cały nasz majątek, łącznie z nieruchomościami, samochodami i papierami wartościowymi? Jak widać, brakuje wielu konkretów, a nie o to chodzi w dobrze wyznaczonym celu. Ma być prosto!

2. Czy cel jest mierzalny?

Jak możemy zmierzyć poziom naszego bogactwa? Czy możliwe jest jego obiektywne wycenienie? Z pewnością nie, dlatego w prawidłowym definiowaniu własnego celu powinniśmy posłużyć się wartością wymierną, policzalną, a przez to – obiektywną.

3. Czy cel jest osiągalny?

Powoli dochodzimy do sedna sprawy. Czy możliwe jest, aby każdy był bogaty? Czy każdemu z nas to się uda? Na pewno! O ile spełnimy wszystkie kryteria naszego celu. Nie bądźmy też naiwni; lista najbogatszych osób na świecie jest wąska i nie każdemu uda się w niej być. Dajmy sobie jednak szansę na zrealizowanie tego celu!

4. Czy cel jest realny?

Wielu z nas chciałoby zobaczyć inne planety z bliska, ale czy dzisiejsza technika na to pozwala? Dlatego właśnie należy oddzielić cele od (jeszcze) nierealnych marzeń. Ale marzyć nigdy nie przestawajmy!

5. Czy cel jest określony w czasie?

Ustalając cel, musimy jasno określić termin, do którego musimy go zrealizować. Może nim być konkretna data lub jakieś zjawisko, które na pewno odbędzie się w przeciągu najbliższych dni lub tygodni. Konkrety, konkrety!

Jak należy poprawić nasz cel - „chcę być bogaty” - aby spełniał powyższe warunki? Zacznijmy od ustalenia konkretów, dla naszego przykładu, będziemy się czuli bogatymi zarabiając 15.000 zł netto miesięcznie. Oczywiście, jest to wybór przypadkowy i subiektywny. Przykład jest mierzalny; bez problemu stwierdzimy czy zarobiliśmy 15.000 zł czy nie oraz ile nam zabrakło do osiągnięcia tej kwoty. Czy taka suma pieniędzy jest w naszym zasięgu? Na to pytanie musimy odpowiedzieć sobie sami, mając na uwadze naszą sytuację zawodową czy najbliższe jej prognozy. To nam też pozwoli ustalić odpowiednie ramy czasowe. Zatem po tych wszystkich zabiegach cel powinien zostać zdefiniowany następująco: 31 marca 2018 roku, mój dochód miesięczny będzie wynosił 15.000 zł.

Lista zadań

Osiąganie ustalonych celów, to konsekwentne wykonywanie krok po kroku małych zadań. Na fali popularności smartfonów powstało wiele ciekawych aplikacji, pomagających w codziennym planowaniu i kontrolowaniu realizacji naszych priorytetów. Działanie takich programów polega na łatwym i szybkim dodawaniu oraz oznaczaniu jako zrealizowane bieżących działań. Możemy dzielić je na kategorie, na przykład te związane z pracą, życiem osobistym lub konkretną okazją np. organizacją urodzin. Niektóre z aplikacji posiadają elementy grywalizacji - dodatkowo motywują nas do osiągania postawionych celów. W wersjach premium możemy łatwo dzielić się zadaniami z naszym zespołem lub rodziną.  Dla użytku osobistego popularne są aplikacje takie jak Todoist, Any.do, Wunderlist, Google Keep, Przypomnienia (iOS) czy Asana. Wspomniane aplikacje są bezpłatne, a wyróżniają się prostotą, łatwością obsługi i dostępnością języka polskiego. Ostatnia z nich – Asana – wyróżnia się funkcjonalnością związaną z zaawansowanym zarządzaniem projektami. Prócz możliwości komunikowania się z naszymi pracownikami, możemy wygenerować statystyki ich wydajności, kontrolować postępy pracy czy udostępniać różne pliki.

Produktywność na 110%

Mając opanowane zasady wyznaczania celów oraz sposoby kontroli postępu ich realizacji, teraz czas na podniesienie swojej efektywności pracy na 110%! Tym, co znacząco obniża naszą produktywność jest rozpraszanie naszego skupienia. Często zdarza nam się otworzyć zakładkę z Facebookiem lub inną stroną dostarczającą nam rozrywki. Bezwiednie spędzamy tam kilka chwil, przeglądając nową treść, by po krótszej lub dłuższej chwili powrócić do naszej pracy. Dla takich właśnie osób powstała wtyczka do przeglądarek o nazwie Cold Turkey. Dodatek ten blokuje rozpraszające nasz strony na czas realizacji zadań.

Innym ciekawym sposobem jest technika Pomodoro. Wymyślony w latach 80' sposób na zwiększenie produktywności polega na dzieleniu działań na maksymalnie 25 minutowe interwały. W tym czasie ustawiamy minutnik (kiedyś popularne były kuchenne minutniki w kształcie pomidora, stąd nazwa) na 25 minut i poświęcamy ten czas na pracę. Gdy zadzwoni, zaznaczamy co udało nam się zrobić i nagradzamy się 5 minutową przerwą. Następnie znowu nakręcamy minutnik na kolejne 25 minut i przystępujemy do działania. Po czterech próbach, mamy dłuższą, 15 minutową przerwę. W tym czasie zaleca się oderwać od pracy, wyjść na krótki spacer lub po prostu zrelaksować się.

Kluczem do efektywności jest dobre poznanie siebie; im więcej sposobów, narzędzi i metod wypróbujemy tym większa szansa, że znajdziemy coś idealnego. Istotnie, nikt za nas pracy nie wykona, ale podręczny asystent, który nam o niej przypomni czy nie pozwoli się rozproszyć jest na wagę złota

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.