Kiedy warto zainwestować w magazyn?

Czy warto posiadać magazyn i do czego może się on przydać w firmie? Czy jest konieczny oraz jakie są jego rodzaje, a także jakie są wady i zalety jego posiadania.

Czy magazyn jest konieczny w firmie?

Wielu przedsiębiorców zapewne zastanawia się nad tym pytaniem. Magazyn w firmie nie jest konieczny, natomiast znacznie ułatwia pracę. Jednak zakładając jednoosobową działalność gospodarczą w ogóle nie musimy go mieć. W zależności od tego jaką bazę towarów posiada przedsiębiorca w każdym momencie może go założyć. W przypadku małych firm zakupy można od razu wrzucić w koszty, a towary składować w przydomowej hali lub garażu. Jednak w przypadku większych stanów założenie go jest znacznym ułatwieniem.

Funkcje magazynu i rodzaje dystrybucji

Podstawową funkcją magazynu jest ewidencja towarów. Magazyn ułatwia zarządzanie firmowymi towarami m.in poprzez.:

• sprawne kontrolowanie stanów magazynowych;
• weryfikację produktów np. z krótką datą przydatności;
• możliwość porównywania np. cen zakupu;
• możemy zaobserwować -zainteresowanie danym towarem, a co za tym idzie lepiej planować rozwój oraz współpracę z klientem.

Nowopowstałe firmy, które dopiero rozpoczynają działalność najczęściej funkcjonują w charakterze pośrednika. Przedsiębiorcy nie są pewni powodzenia w sprzedaży danego asortymentu, dlatego na tym etapie nie są skłonni do inwestowania środków w magazyn. A co za tym idzie, firmy sprzedające towary wolą korzystać z usług firm kurierskich, które zabezpieczają logistykę.W miarę wzrostu firmy może się jednak okazać, że terminy oczekiwania na zamówienie znacznie się wydłużają. W takich przypadkach konieczne jest wprowadzenie zmian, które usprawnią cały proces. Jedną z nich jest np.wykupienie magazynu. Jednak jest to działanie związane z ryzykiem i wymaga zamrożenia części kapitału - na co nie każda firma może sobie pozwolić. W zupełnie innej sytuacji są firmy, dla których sprzedaż w sklepie internetowym jest kolejnym kanałem dystrybucji. Sytuacja najkorzystniej przedstawia się w przypadku przedsiębiorstwa , które posiada już własną sieć tradycyjnych punktów sprzedaży.

W jakich sytuacjach istotny jest magazyn i gdzie powinien być stosowany?

Magazyny mogą być potrzebne w przypadku działalności: 

• handlowych – np. hurtownie odzieży czy AGD-e;
• usługowych – np. punkt wymiany opon, czy wypożyczalnia sprzętu narciarskiego;
• produkcyjnych – np. firma produkująca komponenty budowlane czy chemię;
• budowlanych;
• gastronomicznych, hotelarskich, restauracyjnych;
• związanych z handlem -instytucje,urzędy;
• handel internetowym – np. firma handlująca odzieżą czy zabawkami. 

Zbudować czy wynająć magazyn ?

Przedsiębiorca musi zastanowić się jaką dystrybucją będzie się zajmował, co w zasadzie chce sprzedawać i na jaką skalę. Przy większej sprzedaży niewątpliwie niezbędny będzie magazyn. Kolejne pytanie, które warto sobie zadać -  zdecydować się na wynajem czy budowę magazynu? Przy małych i średnich firmach bardziej opłacalny będzie prawdopodobnie wynajem. Koszty wynajmu to 15 -25 złotty/msc netto za m² powierzchni magazynowej, do tego dochodzą opłaty za media. Umowę podpisuje się zwyczajowo na 3 lata, choć bywa, że wynajmujący zgodzi się na zakres 10, 15, a nawet 30 lat. Niewątpliwymi plusami wynajmu jest możliwość dopasowania powierzchni w zależności od aktualnych potrzeb. Dodatkowo, w przypadku wynajmu, przedsiębiorca nie musi martwić się o czynności administracyjne. Wynajęty obiekt daje wspomnianą już wcześniej elastyczność. Następnym atutem wynajmu jest czas, można go często wynająć od zaraz, budowa natomiast zajmuje jednak trochę czasu i wymaga zarówno pozwoleń jak i zaangażowania znacznych środków finansowych.

Strategia logistyczna zależna będzie od tego jak firma się rozwija i na jaki rodzaj dystrybucji się zdecyduje. Jeśli firma ma w planie dłuższą perspektywę, warto rozważyćc budowę takiego obiektu . Budowa własnego magazynu to koszt wahający się między 120-300 złoty/ m², w zależności od lokalizacji.,

Przykładowo, w okolicach Warszawy koszt ten może wynieść nawet 500 PLN za m².

Na co warto zwrócić uwagę podczas budowy magazynu?

Projekt magazynu wymaga wymaga organizacji i rozkładu odpowiednich działów roboczych w różnych częściach obiektu. Trzeba zwrócić uwagę m.in. na:

• fizyczne uporządkowanie. Magazyn temu właśnie ma służyć, należy zastanowić się  jak odpowiednio rozłożyć towary, aby ułatwić zadania osobom, które będą w nim pracować, terminowość oraz gabarytowością towarów czy przebiającymi ciągami komunikacyjnymi.
• elementy w miejscach wyznaczonych - czy będą to stałe miejsca składowania, czy towar będzie składowany tamtam, gdzie jest wolne miejsce.

Możliwe są również opcje mieszane, np. system BTS - Bulid To Suit - buduj na miarę. Jest to niezłe indywidualne rozwiązanie, w którym deweloper projektuje i buduje obiekt dla dedykowanego odbiorcy. Właścicielem jest deweloper, a klient wynajmuje go przez określony czas.

Takim przykładem może być magazyn Amazon pod Wrocławiem wybudowane przez firmę Goodman. Taką inwestycję jak budowa magazynu warto przeprowadzić z zaufanymi partnerami i ekspertami.

Technologie informatyczne w magazynach

Chcąc realizować czynności magazynowe najszybciej, najtaniej warto wybrać najbardziej efektywny system informatyczny, który umożliwi szybki przepływ informacji, prowadzenie stanów magazynowych i ich korelowanie z bieżącą produkcją lub dostawami, a także przypisywanie towarów dostawcom i odbiorcom, czyli obrót sprzedażowy. Dobrze funkcjonujący system informatyczny zmniejsza również ryzyko powstania pomyłek podatkowych związanych z niewłaściwą oceną ilości towaru sprzedanego, zniszczonego, przeterminowanego bądź np. zwróconego.

Systemy w magazynie wspomagające jego pracę

ERP - ( z ang. Enterprise Resource Planning - zaawanasowane zarządzanie zasobami) - jest to najbardziej znany system , który stanowi zbiór aplikacji, które ze sobą współpracują. Aplikacje wykonują funkcje związane z księgowością, finansami , kadrami i płacami, technicznym przygotowaniem produkcji i jej sterowaniem, zaopatrzeniem, gospodarką magazynową, planowaniem i realizacją sprzedaży, itd. Podstawowym elementem systemu ERP jest baza danych, z której korzystają wszystkie  podpięte funkcjonalności programu. ¹

Aplikacje te obejmują m.in. następujące obszary:

• magazynowanie,
• śledzenie realizowanych dostaw,
• zarządzanie zapasami,
• planowanie produkcji,
• zaopatrzenie,
• sprzedaż,
• kontakty z klientami,
• księgowość,
• finanse.

WMS - Są to specjalizowane narzędzia wykorzystywane do obsługi procesów magazynowych. Systemy te ułatwiają zarządzanie magazynem poprzez:

• automatyzację procesów – program automatycznie wybiera kolejność zadań realizowanych przez magazynierów, 

• dynamiczne zmagazynowanie – program wyznacza optymalne składowanie towarów,

• elastyczne dopasowanie – programy te mogą dopasować się do różnych branż i produktów.

Systemy WMS obniżają koszty magazynowania, dzięki nim także szybciej są realizowane zamówienia, a wydajność magazynu znacznie się zwiększa. Usprawniają logistykę wewnętrzną i pracę magazynierów. Należą do nich np. LoMag czy PSIwms. Główne funkcjonalności tych programów na przykładzie PSIwms w zakresie automatyki magazynowej to m.in.:

• zarządzanie personelem;
• zaawansowana kontemplacją;
• adaptacyjne zarządzanie;
• zarządzanie zdarzeniami;
• optymalizacja pracy wózków;
• zarządzanie załadunkiem;
• cross-dockingdocking, czyli system zarządzania asortymentem;
• możliwość współpracy z nowoczesnymi urządzeniami jak drukarki kodów kreskowych, terminale głosowe;
• integracja z systemami ERP

Koszty systemów WMS kształtują się między 200 a 600 zł/brutto, firmy proponują różne opcje w zależności od czasu trwania licencji i obsługi.

Kody kreskowe

Kody kreskowe to jedna z najpopularniejszych metod automatycznej identyfikacji towarów za pomocą znakowania towarów określonej kombinacji liniowo ułożonych, jasnych oraz ciemnych kresek, które  odzwierciedlają ciąg znaków w celu maszynowego odczytu. Czytniki kodów kreskowych mogą być przewodowe, bezprzewodowe, laserowe wykonujące odczyt nawet z kilku metrów, a rodzaj zastosowanego  czytnika zależy od potrzeb magazynu. Najprostsze czytniki otrzymamy już za ok. 250 złoty/brutto, ich cena rośnie wprost proporcjonalnie z jakością i zakresem możliwości, może dojść nawet do 2 000 złoty/brutto.

Koszty wyposażenia i utrzymania magazynu

Koszty utrzymania magazynu można podzielić na 3 rodzaje:

• obsługa magazynu - wspomniana wcześniej struktura informatyczna oraz koszt pracowników;
• utrzymanie budynku i jego infrastruktury;
• kupno i utrzymanie wyposażenia - regałów, plandek oraz sprzętu - wózków widłowych, wag.

Praca magazyniera to umiarkowanie ciężka praca fizyczno-biurowa. Wymagania, jakie często są stawiane na tym stanowisku pracy to znajomość języków obcych, uprawnienia i zezwolenia np. kurs obsługi wózka widłowego oraz odporność na stres i dobra kondycja fizyczna. Nie jest wymagane wyższe wykształcenie. Kwalifikacje zależne są od rodzaju wykonywanej pracy. Od tego zależą też płace, a zatem koszt utrzymania pracownika  waha się w granicach 2 400 - 3 400  złoty/brutto. Kierownik magazynu może natomiast zarobić nawet między 7 000 - 8 000 złoty/brutto.

Wybierając regały, należy kierować się ich wymiarami, możliwym maksymalnym obciążeniem, ilością półek, wraz z możliwością regulacji ich wysokości. Sprzedawca podać musi zarówno nośność półki, jak i całego regału. Należy także upewnić się, czy mebel może stać samodzielnie, czy musi zostać zamocowany do ściany.

Koszty wyposażenia (szafy, stojaki, półki) mogą wahać się w granicach kilku do kilkunastu tysięcy złotych, w zależności jak duży jest magazyn i do czego będzie używany. Najczęstszym rozwiązaniem są regały i półki z metalowych rurek pustych w środku. Koszt jednego regału np. typu Schefer, długość 4 m to 2 100 złoty/brutto. Konstrukcje drewniane powoli odchodzą w zapomnienie, jednak bywa, że w mniejszych przedsiębiorstwach stosuje się takie rozwiązania, a do budowy takich szaf czy regałów zaangażowani są pracownicy.

Koszt wag waha się w granicach 2 000 - 10 000 złoty/brutto, używanego wózka widłowego 16 000 - 20 000 złoty/ brutto, nowego od 30 000 złoty brutto, paleciaków między 4 000-10 000 złoty/brutto, w zależności czy są nowe czy też używane. Nie można zapomnieć też o paletach, koszt zwykłych to ok. 5 złoty/brutto za sztukę, lepiej wykonane i trwalsze, a zarazem najpopularniejsze są europalety, ok. 20 złoty/brutto za sztukę.

Specjalistyczne magazyny np. chłodnie będą związane z większymi kosztami. Przykładowo, koszt agregatu chłodniczego dla powierzchni ok. 30 m³ to około 2 700 złoty, dla 400 m³ to odpowiednio ok. 25 000 złoty/brutto. Za regał chłodniczy trzeba zapłacić minimum między 4 000 - 8000 złoty/brutto.

Olga Gruszczyńska

1- http://decyzje-it.pl/centrum-wiedzy/klasa/erp

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.