Jakie dane musisz zawrzeć na dokumentach firmowych?

06.06.2017 Prowadzenie działalności
Ekspert
dr Jacek Murzydło prawnik
firma: Kancelaria Radcy Prawnego Magdalena Piotrowska
Napisz do eksperta

Napisz do eksperta
dr Jacek Murzydło

Określ temat i opisz czego chcesz dowiedzieć się od eksperta.
Odpowiedź zostanie wysłana na Twój adres e-mail.

 
 

Pod pismem firmowym nie wystarczy się podpisać. Trzeba podać także dane firmy ściśle określone przez ustawy. Za ich brak mogą grozić poważne konsekwencje.

Od pewnego już czasu głośno dyskutuje się o planach Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczących obowiązków informacyjnych spółek, związanych z koniecznością posiadania przez spółki akcyjne domeny w sieci oraz nowymi konsekwencjami nieskładania rokrocznych sprawozdań finansowych. Nie każdy jednak wie, że już dzisiaj przedsiębiorcy są zobowiązani do podawania na pismach firmowych określonych, identyfikujących je danych. Brak wypełnienia tego obowiązku skutkować może niekiedy dotkliwymi konsekwencjami.

 

Jakie spółki? Jakie dane?

 

Niestety nie da się określić jednego katalogu danych informacyjnych dla każdego przedsiębiorcy. Dane te bowiem zależne są od formy w jakiej prowadzi on działalność gospodarczą. Przedstawia je niżej wskazana tabela.

 

l.p.

Przedsiębiorca

Rodzaj pisma

Jakie dane ma zawierać pismo?

Podstawa prawna

1.

Wszyscy przedsiębiorcy wpisani do KRS i CEIDG

Oświadczenia pisemne, skierowane w zakresie działalności przedsiębiorcy do oznaczonych osób i organów

 

Numer identyfikacji podatkowej (NIP)

Art. 16 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej

2.

Wszystkie podmioty wpisane do KRS

Oświadczenia pisemne, skierowane w zakresie działalności podmiotu do oznaczonych osób i organów*

1)   firma lub nazwa;

2)   oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;

3)   siedziba i adres;

4)   NIP;

5)   oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze (numer KRS)

Art. 34 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym

3.

Spółki komandytowo - akcyjne

Pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę komandytowo-akcyjną w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki

1)   firma spółki, jej siedziba i adres;

2)   oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;

3)   numer identyfikacji podatkowej (NIP);

4)   wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

 

Art. 127 § 5 ustawy Kodeks spółek handlowych

4.

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki

1)   firma spółki, jej siedziba i adres;

2)   oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;

3)   numer identyfikacji podatkowej (NIP);

4)   wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informacja, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

 

Art. 206 § 1 ustawy Kodeks spółek handlowych

5.

Spółka akcyjna

Pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki

1)   firma spółki, jej siedziba i adres;

2)   oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;

3)   numer identyfikacji podatkowej (NIP);

4)   wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

 

Art. 374 § 1 ustawy Kodeks spółek handlowych

 

*UWAGA: obowiązek określony w pkt. 2 ww. tabeli nie dotyczy oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych!

 

Zwrócić należy tym samym uwagę, że o ile przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi (w tym także spółki cywilne) są zobowiązane w świetle ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, podawać na pismach jedynie numer identyfikacji podatkowej, tj. jedynie dane z pkt. 1 wyżej wymienionej tabeli, o tyle już np. spółki z o.o. są związane wymaganiami określonymi aż w trzech punktach tejże tabeli, tj. w pkt. 1, 2 i 4.

 

ważne
Podmioty podlegające wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi (w tym spółki cywilne).

Przedsiębiorcy podlegający wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to m.in.:

 

 

Konsekwencje niepodawania danych

 

Co istotne, w przypadku niepodania danych przez przedsiębiorców będących osobami fizycznymi ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie przewiduje negatywnych konsekwencji dla przedsiębiorcy. Inaczej rzecz wygląda w przypadku pozostałych przedsiębiorców. Sankcje w takim przypadku przewiduje bowiem zarówno Kodeks spółek handlowych jak i ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym. Tym samym:

  1. jeżeli podmioty wskazane w pkt. 2 tabeli nie określą w piśmie firmowym wymaganych danych sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę na osoby odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku. Grzywna ta może sięgać kwoty 5000 zł. Za osobę odpowiedzialną może zostać uznany przy tym zarówno członek zarządu, jak i osoba, która była autorem pisma;
  2. jeżeli podmioty wskazane w pkt. 3, 4, 5 nie wskażą w pismach wymaganych danych sąd rejestrowy może nałożyć na członka zarządu spółki kapitałowej bądź komplementariusza spółki komandytowo-akcyjnej uprawnionego do reprezentowania spółki karę grzywny do 5000 zł.

Źródła:

  1. ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, Dz. U. z 2016 r. poz. 1829 z późn. zm.,
  2. ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, Dz. U. z 2016 r. poz. 1578 z późn. zm.,
  3. ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, Dz. U. z 2017 r. poz. 700.

 

#Ikonto Biznes #Pakiet Kredytowy

Chcesz uzyskać dostęp do tego materiału?

Zarejestruj lub zaloguj się na portalu zafirmowani.pl i dołącz do społeczności firm!
Będziesz mógł promować swoją firmę i otrzymasz bezpłatny dostęp do:

Aplikacji księgowej online

Kontaktów z ekspertami, artykułów i materiałów video

Bazy edytowalnych dokumentów niezbędnych w firmie

Specjalnych ofert i rabatów

Chcesz mieć nieograniczony dostęp do wszystkich materiałów i funkcjonalności naszego portalu Zafirmowani.pl?

Załóż rachunek w Alior Banku i korzystaj ze wszystkich możliwości portalu!

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane na Twoim urządzeniu. Dowiedz się, jak możesz zmienić te ustawienia i uzyskaj dodatkowe informacje o wykorzystaniu plików cookies