Jak zaktualizować dane firmy

Zarówno właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i wspólnicy spółek cywilnych mają obowiązek dbania o aktualność zgłoszonych do organów administracji skarbowej danych przedsiębiorstwa. Procedury są szczegółowo określone w przepisach prawa – od zakresu informacji, które wymagają zgłoszenia, aż po terminy i opłaty. W niniejszym artykule przyjrzymy się najważniejszym aspektom aktualizacji danych przedsiębiorstwa.

Dlaczego należy zmieniać dane firmy?

Obowiązek ten wynika z przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. 2022 poz. 541) oraz ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2023 poz. 221). Dotyczy on właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółek cywilnych i obejmuje aktualizację zmian w tych danych przedsiębiorstwa, które podlegają zgłoszeniu do rejestru w CEIDG.

Zaniechanie lub przekroczenie terminu jest wykroczeniem skarbowym – wynika to z art. 81 § 1 pkt 1 Kodeksu karnego skarbowego (Dz.U. z 1999 r. nr 83, poz. 930). Za jego popełnienie urzędnik w drodze postępowania mandatowego może nałożyć wysoką grzywnę. Zgodnie z obecnymi stawkami, jeśli do złamania prawa dojdzie pomiędzy 1 lipca a 31 grudnia 2023 r., może ona wynieść nawet 18 tysięcy złotych.

Jakie zmiany danych podlegają obowiązkowi aktualizacji w CEIDG?

Ich zakres jest bardzo szeroki – obejmuje bowiem wszystkie dane, które w procesie zakładania firmy zgłaszamy do rejestru w formularzu CEIDG-1. Należą do nich zarówno dane przedsiębiorstwa, jak i jego właściciela lub wspólnika spółki cywilnej, a konkretnie:

• dane osobowe, takie jak imię i nazwisko,
• obywatelstwo,
• istnienie małżeńskiej wspólnoty majątkowej,
• adres zamieszkania, korespondencji lub miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
• dane kontaktowe: numer telefonu, e-mail, adres strony internetowej,
• pełna nazwa firmy,
• numer rachunku bankowego przedsiębiorstwa,
• informacje dotyczące spółki cywilnej,
• przedmiot wykonywanej działalności gospodarczej określony kodem PKD,
• wpis do REGON lub jego zmiana,
• adres skrzynki ePUAP,
• dane zarządcy sukcesyjnego,
• dane przedstawiciela ustawowego,
• pełnomocnictwa do CEIDG.

Zgłoszenie może obejmować także numery identyfikacyjne wykorzystywane do celów podatkowych, które firma uzyskała w innych krajach. W formularzu CEIDG-1 należy wskazać też zmiany dotyczące podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową oraz miejsce jej przechowywania. Zmiany należy zgłosić również, jeśli obejmują one daty zawieszania, wznowienia i zaprzestania działalności gospodarczej.

Procedura zmiany danych w CEIDG

Aktualizacji danych można dokonać na kilka sposobów — do przedsiębiorcy należy decyzja o tym, który z nich jest najbardziej dogodny. Pierwszym krokiem zawsze będzie wypełnienie formularza CEIDG-1 - można go znaleźć na stronie biznes.gov.pl/ceidg. Jeśli dysponujesz profilem zaufanym, e-Dowodem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, możesz dopełnić formalności przez internet, na tej samej platformie. Jeśli nie, pobierz, wydrukuj i wypełnij dokument, a następnie złóż go:

• osobiście: w urzędzie miasta, gminy lub dzielnicowym m. st. Warszawa,
• pocztą tradycyjną przez list polecony.

Warto pamiętać o tym, że przepisy nie przewidują konieczności aktualizacji każdej z informacji odrębnym formularzem — jeśli zmiany zaszły w tym samym czasie, można ująć je w jednym zgłoszeniu. Niezależnie od wybranej przez Ciebie formy, każdorazowo należy poczekać, aż urząd zweryfikuje i zaakceptuje wniosek, a następnie sprawdzić, czy zaktualizowane w CEIDG dane są poprawne.

Załączniki do wniosku CEIDG-1 – przydatne informacje

Aktualizacja danych podmiotu gospodarczego może być połączona z dopełnieniem innych formalności. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skutecznie ograniczyć czas przeznaczony na składanie dokumentów w różnych urzędach. Załącznikiem do CEIDG-1 może być na przykład oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego lub o rezygnacji z wybranej wcześniej formy opodatkowania. Można połączyć go również ze zgłoszeniem rejestracyjnym lub aktualizacyjnym do VAT.

Przy okazji aktualizacji danych w CEIDG możesz załatwić również szereg formalności wymagających wizyty w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Wykorzystując stosowny załącznik, można nie tylko dokonać zgłoszenia siebie do ZUS jako ubezpieczonego, lecz także zgłosić do ubezpieczenia swoich członków rodziny, pracowników swojej firmy oraz członków ich rodzin.

Aktualizacja danych firmy – terminy i opłaty

Prawo wyróżnia trzy terminy na zgłoszenie aktualizacji. Najkrótszy z nich obejmuje dane zarządcy sukcesyjnego. Powinny trafić do rejestru CEIDG niezwłocznie, czyli najpóźniej kolejnego dnia roboczego po jego powołaniu. Najważniejsze informacje o firmie oraz jej właścicielu, takie jak imię i nazwisko, obywatelstwo, adresy i dane kontaktowe, a także nazwa przedsiębiorstwa i przedmioty wykonywanej działalności określony kodem PKD należy zgłosić w ciągu tygodnia.

Pozostałe, czyli najmniej istotne z punktu widzenia administracji skarbowej dane, ustawodawca nakazuje zaktualizować w dogodnym terminie, bez wyznaczenia konkretnego przedziału czasowego. Nie oznacza to jednak, że z ich zgłoszeniem należy przesadnie zwlekać lub całkowicie zaniechać tej czynności — mogłoby się to wiązać z popełnieniem wykroczenia skarbowego.

Aktualizacja danych w CEIDG jest darmowa. Przedsiębiorca nie musi pokrywać żadnych dodatkowych kosztów oprócz wydatków związanych z dojazdem do urzędu czy nadania listu poleconego. Wyjątkiem jest jednak sytuacja, w której procedurę realizujemy przez osobę wyznaczoną pełnomocnictwem pisemnym – wtedy należy uiścić opłatę skarbową na zasadach ogólnych, wynoszącą 17 zł. Ta reguła dotyczy wyłącznie przedstawicieli niebędących pełnomocnikiem ujawnionym w CEIDG – w tym wypadku nie należy ani dokonywać wpłaty, ani dostarczać pisemnego potwierdzenia pełnomocnictwa.

Przedsiębiorca niebędący osobą fizyczną – jakie ma obowiązki w zakresie aktualizacji danych firmy?

W tym wypadku procedura jest zależna od tego, czy podmiot jest wpisany do KRS. Jeśli tak, aktualizacji dokonuje się przez odpowiedni wniosek złożony bezpośrednio do KRS lub poprzez NIP-8. Zgłoszenie aktualizacyjne w tym drugim wypadku jest wymagane tylko w wypadku danych, które nie są objęte treścią wpisu do KRS, ale są niezbędne do właściwej komunikacji z organami administracji skarbowej. Można wśród nich wyróżnić np.:

• skróconą nazwę firmy,
• numer rachunku bankowego przedsiębiorstwa,
• adres przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Szczególnym przypadkiem są osoby prawne i jednostki organizacyjne, które są podatnikami, płatnikami podatków lub składek ZUS, ale nie podlegają wpisowi do KRS i nie mają osobowości prawnej. Do tej grupy należą na przykład niektóre spółki cywilne i niektóre grupy VAT. W takim wypadku aktualizacja danych powinna być dokonana wyłącznie przez NIP-2.

Czynny żal - w jakich wypadkach pozwala uniknąć kary za wykroczenie skarbowe?

Jeśli terminy na aktualizację danych w CEIDG zostały przekroczone, nie oznacza to, że przedsiębiorca nie może podjąć kroków w celu naprawienia pomyłki. Może on skorzystać z instytucji “czynnego żalu” - czyli zawiadomić właściwy organ skarbowy o dokonaniu uchybienia oraz wykazaniu chęci jak najszybszego dokonania wymaganych przepisami czynności. Należy jednak pamiętać, że takie zgłoszenie nie uchroni podmiotu przed karą, jeśli w momencie zakładania zawiadomienia organ rozpoczął już działania, w drodze których wykroczenie skarbowe zostało już ujawnione, ani w sytuacjach, gdy przekroczenie terminu na złożenie formularza CEIDG-1 jest już wyraźnie udokumentowane.

Aktualizacja danych firmy w CEIDG - ważny aspekt prowadzenia przedsiębiorstwa

Zmiany w danych dotyczących profilu działalności, nazwy oraz właściciela firmy są całkowicie naturalną koleją rzeczy. Może ona wynikać zarówno z ważnych wydarzeń w życiu prywatnym, jak i rozwoju biznesowego. Z tego względu znajomość procedury ich zgłaszania jest niezwykle przydatna, a ponadto pozwala uniknąć komplikacji związanych z popełnieniem wykroczenia skarbowego. Warto zauważyć, że z bieżącej aktualizacji danych firmy wynikają również pozaprawne korzyści. Dbanie o informacje dostępne w CEIDG dla wielu przedsiębiorstw może wiązać się ze zwiększeniem wiarygodności i budowaniem profesjonalnego wizerunku w oczach klientów i partnerów biznesowych.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.