E-Doręczenia najważniejsze informacje

04.07.2024 Prowadzenie działalności
Oceń 5.00/5 (1)

Postępująca cyfryzacja coraz częściej kształtuje sposób komunikacji pomiędzy instytucjami publicznymi a obywatelami oraz przedsiębiorcami. Planowany system, oparty na ustawie o doręczeniach elektronicznych, ma na celu znaczną redukcję biurokracji i usprawnienie przepływu dokumentów. Instytucje, takie jak sądy, urzędy skarbowe czy organy administracji publicznej, a także profesjonaliści, tacy jak adwokaci i notariusze, będą musieli dostosować się do nowych regulacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie e-Doręczeń, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie – zapraszamy do lektury.

Czym są doręczenia elektroniczne?

Planowany system to nowoczesne rozwiązanie, które ma na celu usprawnienie komunikacji między instytucjami a obywatelami oraz przedsiębiorcami. E-Doręczenia pozwolą na przesyłanie decyzji, wniosków, pism oraz wielu innych dokumentów przez internet z możliwością potwierdzenia odbioru. Ta forma będzie stanowić alternatywę (w wielu przypadkach obowiązkową) dla klasycznych listów poleconych. Dzięki niej możliwe jest przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej, co przyczynia się do oszczędności czasu i zasobów. Wprowadzenie takiego systemu pozwala również na większą efektywność komunikacji, gdyż eliminuje konieczność fizycznego doręczania dokumentów.

 

Główne założenia systemu e-Doręczeń

Nowe rozwiązanie proponowane przez rząd ma na celu przede wszystkim zapewnienie bezpiecznego i wygodnego sposobu przesyłania dokumentów elektronicznych, które są równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. E-Doręczenia mają także usprawnić komunikacji między podmiotami publicznymi, obywatelami i firmami. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie wszystkie podmioty publiczne oraz firmy rejestrowane w KRS i CEiDG, co przyczyni się do zredukowania biurokracji i przyspieszenia procesów administracyjnych

 

Podstawa prawna e-Doręczeń i planowany termin publikacji w Dzienniku Ustaw

Cyfryzacja korespondencji wynika przede wszystkim z obowiązków prawnych określonych w Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. (eIDAS). Polską podstawą prawną e-Doręczeń jest będzie Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2018 r., której stosowna nowelizacja ma wejść w życie najpóźniej 1 stycznia 2025 roku. W ostatnim czasie wprowadzono pewne zmiany w planowanej ustawie, które mają na celu dostosowanie jej do obecnych potrzeb i wyzwań.

 

Na chwilę dostępne są także Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji w sprawie wdrożenia rozwiązań technicznych, które umożliwią instytucjom w pełni bezpieczną komunikację cyfrową z obywatelami. Określone w nich wytyczne dotyczą zarówno sprzętu, jak i używanych platform, oprogramowania i konfiguracji. Prace nad nowelizacją Ustawy doręczeń elektronicznych są na zaawansowanym etapie – pod jej projektem znalazł się już podpis Prezydenta, co pozwala przypuszczać, że termin wejścia ustawy w życie zostanie dotrzymany. Warto śledzić dalszy rozwój sytuacji, aby być na bieżąco z wszelkimi zmianami i dostosować się do nowych regulacji dotyczących e-Doręczeń.

 

Wdrożenie e-Doręczeń w praktyce – kiedy nastąpi?

System będzie uruchamiany etapami, według następującego harmonogramu:

 

Kolejne terminy to okres od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. dla podmiotów wpisanych do CEIDG dokonujących zmian oraz najpóźniej 1 października 2026 r. dla pozostałych podmiotów gospodarczych.

 

Kto będzie korzystać z e-Doręczeń?

Wśród organów zobowiązanych do korzystania z e-Doręczeń znajdują się różne instytucje oraz zawody, które będą musiały przystosować się do tego systemu. Ogólne kategorie obejmują m.in.
 

 

Do zawodów, które będą korzystać z e-Doręczeń należą przede wszystkim adwokaci, radcy prawni, notariusze czy komornicy. Wprowadzenie e-Doręczeń ma na celu ułatwienie komunikacji oraz przyspieszenie procesów związanych z wymianą dokumentów między tymi podmiotami a obywatelami oraz przedsiębiorcami. Dzięki temu możliwe będzie szybsze załatwienie spraw oraz ograniczenie biurokracji, co może przyczynić się do poprawy jakości i szybkości realizacji usług świadczonych przez te instytucje.

 

Wprowadzenie systemu e-Doręczeń - jakie zmiany się z nim wiążą?

Cyfryzacja oficjalnej korespondencji przyniesie szereg konsekwencji, zarówno dla obywateli, jak i przedsiębiorców. Jednakże, wprowadzenie e-Doręczeń wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Należy pamiętać o konieczności dostosowania się do nowych regulacji oraz dbałości o bezpieczeństwo danych przesyłanych w formie elektronicznej – brak stosownej skrzynki w praktyce może wiązać się z trudnościami w komunikacji i załatwianiu swoich spraw. Warto również śledzić dalszy rozwój sytuacji i korzystać z dostępnych zasobów, takich jak blogi na stronie Zafirmowani.pl, aby być na bieżąco z wszelkimi zmianami i dostosować się do nowego systemu.

 

Skrzynka do e-Doręczeń - zasady działania

Skrzynka do e-Doręczeń wymaga, by przedsiębiorca, zarejestrowany w KRS lub CEIDG, zarządzał nią osobiście lub poprzez administratora. Dostawca usług powiadamia przedsiębiorcę e-mailem o nowej korespondencji, rozpoczynając 14-dniowy termin odbioru. Odebranie dokumentu następuje, gdy adresat ma dostęp do jego treści, bez konieczności użycia podpisu kwalifikowanego ani potwierdzania odbioru.

 

W praktyce oznacza to, że każde działanie na skrzynce przeznaczonej do e-Doręczeń będzie uznawane za odbiór dokumentu – nawet jeśli użytkownik tylko się zaloguje i nie otworzy dokumentu. W przypadku nieodebrania pisma w terminie następuje fikcja doręczenia — oznacza to, że pismo zostanie uznane za automatycznie odebrane. Z tego względu regularne sprawdzanie skrzynki jest kluczowe, aby uniknąć konsekwencji w postępowaniach administracyjnych.

 

E-Doręczenia a prowadzenie firmy – jakie nowe obowiązki czekają na przedsiębiorców?

W kontekście przedsiębiorców, zmiany w planowanej ustawie dotyczącej e-Doręczeń mają istotne znaczenie. Wprowadzenie systemu e-Doręczeń może wpłynąć na sposób prowadzenia działalności gospodarczej, gdyż umożliwia szybsze i bardziej efektywne załatwianie spraw związanych z wymianą dokumentów między firmami a instytucjami. Przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do nowych regulacji, co może wiązać się z koniecznością wdrożenia odpowiednich rozwiązań technologicznych oraz szkolenia pracowników w zakresie korzystania z systemu e-Doręczeń.

 

Kluczowe dla przedsiębiorców jest również zabezpieczanie danych przesyłanych w formie elektronicznej, co może wymagać wdrożenia odpowiedniego oprogramowania i systemów ochrony informacji. Warto pamiętać, że choć prawo nie wyklucza możliwości prowadzenia przedsiębiorstwa bez aktywnej skrzynki do e-Doręczeń, w praktyce jej brak może nieść ze sobą negatywne konsekwencje. Będzie się to wiązać chociażby z utrudnieniem lub opóźnieniem w załatwianiu spraw urzędowych.

 

System e-Doręczeń - rewolucja w komunikacji z instytucjami publicznymi

Planowane wprowadzenie nowego systemu znacznie przyczyni się do usprawnienia komunikacji między instytucjami a obywatelami oraz przedsiębiorcami. Dzięki niemu możliwe będzie szybsze załatwianie spraw oraz ograniczenie biurokracji. Niemniej jednak, wdrożenie e-Doręczeń niesie ze sobą potrzebę przystosowania do nowych przepisów, a także troskę o ochronę informacji wysyłanych w postaci cyfrowej.

 

Zachęcamy do dalszego śledzenia tematu i korzystania z wiedzy dostępnej na portalu Zafirmowani.pl — staramy się być pewnym źródłem wiedzy dla przedsiębiorców. Pozostań na bieżąco ze wszystkimi modyfikacjami i przygotuj się na wprowadzenie nowych przepisów odnoszących się do e-Doręczeń.

 

Chcesz uzyskać dostęp do tego materiału?

Zarejestruj lub zaloguj się na portalu zafirmowani.pl i dołącz do społeczności firm!
Będziesz mógł promować swoją firmę i otrzymasz bezpłatny dostęp do:

Aplikacji księgowej online

Kontaktów z ekspertami, artykułów i materiałów video

Bazy edytowalnych dokumentów niezbędnych w firmie

Specjalnych ofert i rabatów

Chcesz mieć nieograniczony dostęp do wszystkich materiałów i funkcjonalności naszego portalu Zafirmowani.pl?

Załóż rachunek w Alior Banku i korzystaj ze wszystkich możliwości portalu!

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane na Twoim urządzeniu. Dowiedz się, jak możesz zmienić te ustawienia i uzyskaj dodatkowe informacje o wykorzystaniu plików cookies