E-Doręczenia najważniejsze informacje

Postępująca cyfryzacja coraz częściej kształtuje formę komunikacji pomiędzy instytucjami publicznymi a obywatelami oraz przedsiębiorcami. Planowany system, oparty na ustawie o doręczeniach elektronicznych, ma na celu znaczną redukcję biurokracji i usprawnienie przepływu dokumentów. Instytucje, takie jak sądy, urzędy skarbowe czy organy administracji publicznej, a także profesjonaliści, tacy jak adwokaci i notariusze, będą musieli dostosować się do nowych regulacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie e-Doręczeń, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie – zapraszamy do lektury.

Czym są doręczenia elektroniczne?

Planowany system to nowoczesne rozwiązanie, które ma na celu usprawnienie komunikacji między instytucjami a obywatelami oraz przedsiębiorcami. E-Doręczenia pozwolą na przesyłanie decyzji, wniosków, pism oraz wielu innych dokumentów przez internet z możliwością potwierdzenia odbioru. Ta forma będzie stanowić alternatywę (w wielu przypadkach obowiązkową) dla klasycznych listów poleconych. Dzięki niej możliwe jest przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej, co przyczynia się do oszczędności czasu i zasobów. Wprowadzenie takiego systemu pozwala również na większą efektywność komunikacji, gdyż eliminuje konieczność fizycznego doręczania dokumentów.

Główne założenia systemu e-Doręczeń

Nowe rozwiązanie proponowane przez rząd ma na celu przede wszystkim zapewnienie bezpiecznego i wygodnego sposobu przesyłania dokumentów elektronicznych, które są równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. E-Doręczenia mają także usprawnić komunikacji między podmiotami publicznymi, obywatelami i firmami. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie wszystkie podmioty publiczne oraz firmy rejestrowane w KRS i CEiDG, co przyczyni się do zredukowania biurokracji i przyspieszenia procesów administracyjnych

Podstawa prawna e-Doręczeń i planowany termin publikacji w Dzienniku Ustaw

Cyfryzacja korespondencji wynika przede wszystkim z obowiązków prawnych określonych w Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. (eIDAS). Polską podstawą prawną e-Doręczeń jest będzie Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2018 r., której stosowna nowelizacja ma wejść w życie najpóźniej 1 stycznia 2025 roku. W ostatnim czasie wprowadzono pewne zmiany w planowanej ustawie, które mają na celu dostosowanie jej do obecnych potrzeb i wyzwań.

Na chwilę dostępne są także Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji w sprawie wdrożenia rozwiązań technicznych, które umożliwią instytucjom w pełni bezpieczną komunikację cyfrową z obywatelami. Określone w nich wytyczne dotyczą zarówno sprzętu, jak i używanych platform, oprogramowania i konfiguracji. Prace nad nowelizacją Ustawy doręczeń elektronicznych są na zaawansowanym etapie – pod jej projektem znalazł się już podpis Prezydenta, co pozwala przypuszczać, że termin wejścia ustawy w życie zostanie dotrzymany. Warto śledzić dalszy rozwój sytuacji, aby być na bieżąco z wszelkimi zmianami i dostosować się do nowych regulacji dotyczących e-Doręczeń.

Wdrożenie e-Doręczeń w praktyce – kiedy nastąpi?

System będzie uruchamiany etapami, według następującego harmonogramu:

• od 30 grudnia 2023 r. nowe obowiązki obejmują podmioty składające wniosek o wpis do KRS – wszystkie wnioski o rejestrację działalności gospodarczej zawierają formularz do założenia skrzynki e-Doręczeń,
• od 1 stycznia 2024 r. e-Doręczenia są obowiązkowe dla przedsiębiorców dokonujących wpisu do CEIDG,
• do 10 marca 2024 r. system objął wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r.
   

Kolejne terminy to okres od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. dla podmiotów wpisanych do CEIDG dokonujących zmian oraz najpóźniej 1 października 2026 r. dla pozostałych podmiotów gospodarczych.

Kto będzie korzystać z e-Doręczeń?

Wśród organów zobowiązanych do korzystania z e-Doręczeń znajdują się różne instytucje oraz zawody, które będą musiały przystosować się do tego systemu. Ogólne kategorie obejmują m.in.
 

• sądy,
• prokuratury,
• urzędy skarbowe,
• organy administracji publicznej.

Do zawodów, które będą korzystać z e-Doręczeń należą przede wszystkim adwokaci, radcy prawni, notariusze czy komornicy. Wprowadzenie e-Doręczeń ma na celu ułatwienie komunikacji oraz przyspieszenie procesów związanych z wymianą dokumentów między tymi podmiotami a obywatelami oraz przedsiębiorcami. Dzięki temu możliwe będzie szybsze załatwienie spraw oraz ograniczenie biurokracji, co może przyczynić się do poprawy jakości i szybkości realizacji usług świadczonych przez te instytucje.

Wprowadzenie systemu e-Doręczeń - jakie zmiany się z nim wiążą?

Cyfryzacja oficjalnej korespondencji przyniesie szereg konsekwencji, zarówno dla obywateli, jak i przedsiębiorców. Jednakże, wprowadzenie e-Doręczeń wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Należy pamiętać o konieczności dostosowania się do nowych regulacji oraz dbałości o bezpieczeństwo danych przesyłanych w formie elektronicznej – brak stosownej skrzynki w praktyce może wiązać się z trudnościami w komunikacji i załatwianiu swoich spraw. Warto również śledzić dalszy rozwój sytuacji i korzystać z dostępnych zasobów, takich jak blogi na stronie Zafirmowani.pl, aby być na bieżąco z wszelkimi zmianami i dostosować się do nowego systemu.

Skrzynka do e-Doręczeń - zasady działania

Skrzynka do e-Doręczeń wymaga, by przedsiębiorca, zarejestrowany w KRS lub CEIDG, zarządzał nią osobiście lub poprzez administratora. Dostawca usług powiadamia przedsiębiorcę e-mailem o nowej korespondencji, rozpoczynając 14-dniowy termin odbioru. Odebranie dokumentu następuje, gdy adresat ma dostęp do jego treści, bez konieczności użycia podpisu kwalifikowanego ani potwierdzania odbioru.

W praktyce oznacza to, że każde działanie na skrzynce przeznaczonej do e-Doręczeń będzie uznawane za odbiór dokumentu – nawet jeśli użytkownik tylko się zaloguje i nie otworzy dokumentu. W przypadku nieodebrania pisma w terminie następuje fikcja doręczenia — oznacza to, że pismo zostanie uznane za automatycznie odebrane. Z tego względu regularne sprawdzanie skrzynki jest kluczowe, aby uniknąć konsekwencji w postępowaniach administracyjnych.

E-Doręczenia a prowadzenie firmy – jakie nowe obowiązki czekają na przedsiębiorców?

W kontekście przedsiębiorców, zmiany w planowanej ustawie dotyczącej e-Doręczeń mają istotne znaczenie. Wprowadzenie systemu e-Doręczeń może wpłynąć na sposób prowadzenia działalności gospodarczej, gdyż umożliwia szybsze i bardziej efektywne załatwianie spraw związanych z wymianą dokumentów między firmami a instytucjami. Przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do nowych regulacji, co może wiązać się z koniecznością wdrożenia odpowiednich rozwiązań technologicznych oraz szkolenia pracowników w zakresie korzystania z systemu e-Doręczeń.

Kluczowe dla przedsiębiorców jest również zabezpieczanie danych przesyłanych w formie elektronicznej, co może wymagać wdrożenia odpowiedniego oprogramowania i systemów ochrony informacji. Warto pamiętać, że choć prawo nie wyklucza możliwości prowadzenia przedsiębiorstwa bez aktywnej skrzynki do e-Doręczeń, w praktyce jej brak może nieść ze sobą negatywne konsekwencje. Będzie się to wiązać chociażby z utrudnieniem lub opóźnieniem w załatwianiu spraw urzędowych.

System e-Doręczeń - rewolucja w komunikacji z instytucjami publicznymi

Planowane wprowadzenie nowego systemu znacznie przyczyni się do usprawnienia komunikacji między instytucjami a obywatelami oraz przedsiębiorcami. Dzięki niemu możliwe będzie szybsze załatwianie spraw oraz ograniczenie biurokracji. Niemniej jednak, wdrożenie e-Doręczeń niesie ze sobą potrzebę przystosowania do nowych przepisów, a także troskę o ochronę informacji wysyłanych w postaci cyfrowej.

Zachęcamy do dalszego śledzenia tematu i korzystania z wiedzy dostępnej na portalu Zafirmowani.pl — staramy się być pewnym źródłem wiedzy dla przedsiębiorców. Pozostań na bieżąco ze wszystkimi modyfikacjami i przygotuj się na wprowadzenie nowych przepisów odnoszących się do e-Doręczeń.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.