5 błędów przedsiębiorców popełnianych w związku z umowami

12.06.2019 Prowadzenie działalności

Świadomość prawna właścicieli firm i menedżerów w Polsce, zwłaszcza wśród małych i średnich przedsiębiorstw, jest nieproporcjonalna do zagrożeń, które wiążą się z transakcjami handlowymi w ich codziennej pracy. Przedsiębiorcy często w ogóle nie podpisują umów (w duchu: „jakoś to będzie”) albo korzystają z niezweryfikowanych wzorów (często pozyskanych od „wujka google”).

Nawet najlepiej skrojony kontrakt nie jest gwarancją sukcesu. Jednak czy w biznesie najważniejsze nie jest maksymalne ograniczanie ryzyka?  W poniższym artykule przedstawiamy pięć najczęstszych błędów popełnianych w umowach i opisujemy, jak można im zaradzić.

 

1. Brak umowy

 

Nawet jeśli uzgodnimy z kontrahentem warunki transakcji przez telefon, to często to wystarcza do stwierdzenia, że umowa została zawarta. Jeśli jednak nie wywiąże się on z ustaleń, to zwykle będziemy musieli próbować rozwiązać sprawę w sądzie. I wtedy pojawia się problem. Jak sąd ma ocenić, czy doszło do tzw. niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, skoro nie jesteśmy w stanie udowodnić jej warunków? Zwykle w takiej sytuacji nasz kontrahent będzie kwestionował wszystkie okoliczności, które staramy się podnieść. A słowo przeciwko słowu nie wystarczy do tego, żeby skutecznie poprzeć swoje roszczenie. Nawet jeżeli uzgodniliśmy najważniejsze warunki transakcji z kontrahentem poprzez wymianę e-maili, to najczęściej są to tylko podstawowe kwestie. A co, jeśli doszło do znacznego opóźnienia w wykonaniu umowy? Teoretycznie mamy roszczenie odszkodowawcze, tylko w niektórych przypadkach bardzo trudno jest udowodnić szkodę. Z pomocą może przyjść kara umowna, ale jeśli nie mamy umowy, to niestety musimy zdać się na ocenę sądu.

Rozwiązanie: Nie zapomnij zadbać o zawarcie umowy. Pozwoli Ci to uniknąć wielu problemów w przyszłości. Myślisz, że twój kontrahent na pewno wykona umowę? Pamiętaj jednak o starym powiedzeniu, że kontrakty pisze się na złe czasy.

 

2. Ustalenia sprzeczne z prawem

 

Kontrahenci mają dużą swobodę w ustalaniu warunków umowy między sobą, zwłaszcza jeśli nie jest ona zawierana pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem. Tzw. zasada swobody umów nie jest jednak bezwzględna. Istnieją bowiem granice prawa, których nie można przekraczać. A jeżeli zostałyby przekroczone, to sąd uzna takie postanowienie umowy za nieważne, czyli niewywołujące żadnych skutków prawnych. Bardzo częstym przypadkiem stosowania klauzul, które są sprzeczne prawem, jest zastrzeganie kary umownej na wypadek opóźnienia w zapłacie. Co to znaczy? Umawiamy się, że za wykonaną przez nas usługę nasz kontrahent ma zapłacić w określonym terminie. Uzgadniamy też, że jeśli nie wywiąże się z tego obowiązku, to będzie nam musiał zapłacić 100 zł za każdy dzień zwłoki (co w języku prawnym oznacza opóźnienie zawinione). Wydaje się uczciwe? Przecież płacić należy na czas. Niestety sytuacja nie jest tak prosta, bo kara umowna na gruncie polskiego prawa może być zastrzeżona tylko na wypadek niewykonania lub nienależytego roszczenia niepieniężnego. To znaczy, że moglibyśmy uzgodnić ją, jeśli opóźnimy się z wykonaniem naszej usługi, ale nigdy w przypadku, gdy chodzi o zapłatę. Do tego służą nam odsetki, które także nie mogą przekraczać określonego prawem poziomu. Aktualnie (2019 rok) stopa maksymalnych odsetek ustawowych za opóźnienie wynosi 14% w skali roku.

Rozwiązanie: Dbaj o to, żeby projekt umowy, na którym pracujesz, był zawsze zweryfikowany. Najlepiej przez profesjonalistę.

 

3. Brak uregulowania autorskich praw majątkowych

 

Przykład

Nasze przedsiębiorstwo działa prężnie, ale logo, które kiedyś zamówiliśmy u córki znajomego, która podobno się na tym znała (jak twierdził ów znajomy), nie spełnia już naszych ambicji. Chcielibyśmy, żeby nowe oznaczenie firmy wywoływało efekt „wow”. Co robimy? Znajdujemy najlepszego grafika w mieście (jak twierdzi sam grafik), któremu zlecamy tę pracę. Po dwóch tygodniach dostajemy od niego pięć propozycji, z których wybieramy jedną, spełniającą nasze oczekiwania. Płacimy, dostajemy projekt na maila. Umieszczamy je w szyldzie, na wizytówkach i we wszystkich innych materiałach marketingowych naszej firmy. Wszystko idzie jak po sznurku. Temat zamknięty? Niestety nie. Wszelkie działania związane z wykorzystaniem efektu działalności twórczej (np. wspomnianego wyżej logo) powinny być uregulowane w zgodzie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Najlepiej, jeśli twórca przeniesie te prawa na nabywcę, aby ten ostatni mógł nimi rozporządzać bez ograniczeń. Takie przeniesienie wymaga jednak zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wymogów formy pisemnej nie będzie spełniała korespondencja e-mail ani nawet obustronnie podpisane skany umowy. Każda ze stron powinna podpisać umowę odręcznie. W przypadku niedopełnienia tego wymogu, twórca logo będzie mógł żądać dodatkowego wynagrodzenia za każdorazowe wykorzystanie swojego dzieła.

 

Rozwiązanie: Jeśli zamawiasz coś, co stanowi efekt pracy twórczej, zadbaj o przeniesienie autorskich praw majątkowych.

 

4. Niewłaściwa reprezentacja stron

 

Ten błąd najczęściej spotykany jest w sytuacji, gdy naszym kontrahentem jest spółka kapitałowa (spółka z o.o. lub spółka akcyjna). Takie podmioty często wybierają tzw. dwuosobowy sposób reprezentacji. Oznacza to, że aby umowa była skuteczna wobec spółki, podpisy w jej imieniu powinny złożyć dwie osoby – najczęściej dwóch członków zarządu albo członek zarządu i prokurent. Jeśli taki wymóg nie został dopełniony, spółka w ogóle nie będzie związana kontraktem. W praktyce oznacza to, że w razie nienależytego wykonania umowy nie będzie można skutecznie podnieść wobec niej roszczeń w sądzie.
 

Jak się przed tym zabezpieczyć?
 

W Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, do którego nieodpłatny dostęp uzyskamy online (https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/), po wpisaniu danych poszukiwanej przez nas spółki znajdziemy informacje o właściwym sposobie jej reprezentacji.

 

Rozwiązanie: Gdy podpisujesz umowę ze spółką kapitałową, sprawdź jej wpis w KRS i uwzględnij w umowie znalezione tam informacje o reprezentacji.

 

5. Zagubienie umowy

Jak wynika ze statystyk, średnio około 10% umów w firmach ginie. Nawet więc jeśli zawrzemy umowę, która skutecznie zabezpieczała nasze prawa, musimy zadbać o jej właściwą archiwizację. Tak jak już wspominaliśmy, umowa przydaje się na złe czasy.

Rozwiązanie: Rozwiązań na ten problem jest wiele. Jednym z najlepszych są systemy do zarządzania umowami online. Jeden z nich – Pergamin , pozwala na zamknięcie całego procesu kontraktowego w jednym intuicyjnym narzędziu. Zaczynając od automatyzacji tworzenia umów, poprzez podpis online, aż po możliwość ich archiwizacji w chmurze.



Dla klientów Alior Banku i użytkowników Zafirmowanych przygotowaliśmy specjalną ofertę, dzięki której możesz wdrożyć Pergamin w Twojej firmie z rabatem w wysokości 20%. Czy to nie jest świetny moment, żeby wreszcie rozwiązać problemy z umowami w swojej firmie i znacznie skrócić czas poświęcany na formalności?

 

#Pergamin

Chcesz uzyskać dostęp do tego materiału?

Zarejestruj lub zaloguj się na portalu zafirmowani.pl i dołącz do społeczności firm!
Będziesz mógł promować swoją firmę i otrzymasz bezpłatny dostęp do:

Aplikacji księgowej online

Kontaktów z ekspertami, artykułów i materiałów video

Bazy edytowalnych dokumentów niezbędnych w firmie

Specjalnych ofert i rabatów

Chcesz mieć nieograniczony dostęp do wszystkich materiałów i funkcjonalności naszego portalu Zafirmowani.pl?

Załóż rachunek w Alior Banku i korzystaj ze wszystkich możliwości portalu!

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane na Twoim urządzeniu. Dowiedz się, jak możesz zmienić te ustawienia i uzyskaj dodatkowe informacje o wykorzystaniu plików cookies