Rozliczanie zaliczek u sprzedawcy i nabywcy

Krzysztof Ulicki główny księgowy
firma: DOMINUS GRUPA DORADCZA SP. Z O.O.

Zaliczki w obrocie gospodarczym stanowią niemal codzienność transakcji kupna oraz sprzedaży. Powszechność tego rodzaju przedpłaty powoduje konieczność znajomości rozliczeń z nią związanych.

Czym jest zaliczka?

Przedsiębiorca, który dokonuje uiszczenia zaliczki decyduje się na zapłatę określonej wspólnie ze sprzedawcą wartości środków pieniężnych na poczet usługi wykonanej w przyszłości albo niezrealizowanej – przyszłej dostawy towarów. Zatem zaliczka zostaje zapłacona przez nabywcę przed wykonaniem usługi bądź dostawą towarów. Może ona stanowić część wartości usługi lub towaru a niekiedy stanowi nawet całość.

Otrzymaną wpłatę należy zidentyfikować

Podatnik powinien zidentyfikować, czy dokonana wpłata ma charakter zaliczki. Dla właściwego rozpoznania należy przeanalizować:

1. czy dokonana wpłata ma charakter definitywny czy też nie?
2. czy dokonana wpłata podlega zwrotowi przed terminem wykonania usług, dostawy towarów?
3. czy postanowienia umowy przewidują wpłatę zaliczki na poczet przyszłych usług, dostaw towarów?

Zaliczka w podatku dochodowym

Sprzedawca, który otrzyma zaliczkę na poczet przyszłej usługi lub dostawy towaru nie zaksięguje jej w KPiR bowiem nie powoduje ona powstania przychodu. U nabywcy rzecz ma się podobnie z tym, że po stronie wpłacającego zaliczkę nie wystąpi żaden koszt w momencie jej uiszczenia.

Z uwagi na fakt, że wpłacona zaliczka nie wpływa na dochód podatkowy sprzedawcy tym samym nie zwiększy podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Warto natomiast zwrócić uwagę na sytuację, w której podatnicy uzgodnili w formie ustnej wykonanie przyszłej usługi. Ustalono także, że odbiorca usług otrzyma przedpłatę albo przedpłaty o charakterze definitywnym, powiązanym z przedmiotową usługą. Sprzedawca w momencie otrzymania takiej przedpłaty wystawia fakturę zaliczkową. Jednak w myśl art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i na gruncie utrwalonej linii orzeczniczej wyjątkowo w tej sytuacji otrzymane przedpłaty będą stanowiły przychód do opodatkowania u sprzedającego.

Zaliczka w podatku VAT

Zupełnie odmiennie od standardowego rozliczenia zaliczki w podatku dochodowym sytuacja wygląda na gruncie rozliczenia podatku VAT bowiem zarówno zapłata zaliczki jak i jej otrzymanie podlega ujęciu w rejestrze VAT u obu stron.

Nie zawsze zaliczka powoduje obowiązek rozliczenia w VAT

Przedsiębiorca świadczący usługi:

1. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
2. świadczenia usług:

• telekomunikacyjnych,
• wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (m.in. usługi sanitarne, zamiatania śmieci, usuwania śniegu, związane ze zbieraniem, obróbką, unieszkodliwieniem, przetwarzaniem odpadów, odprowadzaniem ścieków),
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

- nie rozlicza VAT od otrzymanej zaliczki, co skutkuje brakiem obowiązku opodatkowania otrzymanej zaliczki u sprzedawcy.

Kiedy nabywca może odliczyć VAT z tytułu zapłaconej zaliczki?

Prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez nabywcę towarów i usług. Należy także podkreślić, że nabywca będzie mógł odliczyć podatek VAT nie wcześniej aniżeli w miesiącu otrzymania faktury od sprzedawcy (lub dokument celny z urzędu celnego).

Co to oznacza w praktyce?

1. sprzedawca otrzymuje zaliczkę od nabywcy np. w 09/2018 r.,
2. sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową najpóźniej do 15.10.2018 r., czyli do 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu otrzymania zaliczki,
3. nabywca ma możliwość odliczenia VAT najszybciej w miesiącu, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy w VAT z tytułu otrzymanej zaliczki, ale jednocześnie nie może tego zrobić, póki nie otrzyma faktury zaliczkowej od sprzedawcy.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.