O czym powinien pamiętać sprzedawca wystawiając polskiemu podatnikowi fakturę korygującą?

Krzysztof Ulicki główny księgowy
firma: DOMINUS GRUPA DORADCZA SP. Z O.O.

Polski podatnik nierzadko spotyka się z sytuacją, w której po wystawieniu faktury pierwotnej zmianie ulega wartość zamówienia czy ilość sprzedawanych towarów lub usług. Dokonuje on wówczas korekty faktury pierwotnej wystawiając fakturę korygującą. Oprócz tego powinien pamiętać o kilku aspektach towarzyszących wystawianiu korekt.

Sytuacje obligujące podatnika do wystawienia faktury korygującej

Podatnik powinien wystawić fakturę korygującą, jeżeli po wystawieniu faktury pierwotnej:

• nastąpiła zmiana ceny czy to poprzez rabat, upust czy to poprzez skonto,
• miała miejsce podwyżka ceny,
• nabywca zwrócił towary,
• nabywca zwrócił część lub całość zapłaty,
• zauważył pomyłkę w wystawionej fakturze sprzedaży (np. kwota netto, brutto, VAT, stawka VAT, ilość, cena, inne).

Niektóre błędy można skorygować wystawiając notę

Warto zaznaczyć, iż podatnik może ograniczyć się do wystawienia tylko noty korygującej, jeżeli chce skorygować:

• numer faktury pierwotnej,
• datę wystawienia faktury,
• datę sprzedaży towarów lub usług (o ile nie ma wpływu na zmianę momentu obowiązku podatkowego),
• imię i nazwisko oraz dane adresowe nabywcy,
• imię i nazwisko oraz dane adresowe sprzedawcy,
• numer NIP nabywcy,
• numer NIP sprzedawcy,
• nazwę towaru lub usługi.

Obowiązkowe elementy faktury korygującej

Faktura korygująca oprócz podstawowych elementów takich samym jak w tradycyjnej fakturze sprzedaży powinna zawierać:

1. wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA",
2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
   • datę wystawienia i sprzedaży faktury pierwotnej,
   • data otrzymania zapłaty,
   • numer faktury pierwotnej,
   • nazwy, adresy i numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
   • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
4. przyczynę korekty,
5. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku VAT - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku VAT z podziałem na stawki,
6. prawidłową treść korygowanych pozycji w przypadkach innych niż wynika to z punku 5.

Ponadto należy podkreślić, iż w sytuacji udzielenia upustu lub obniżki ceny w stosunku do wszystkich towarów lub usług sprzedanych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca:

• powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka,
• może nie zawierać niektórych danych objętych korektą takich jak: nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, numeru NIP nabywcy, daty sprzedaży czy daty otrzymania zapłaty.

Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej

Faktura korygująca może korygować podstawę opodatkowania dokonując jej:

• zmniejszenia,
• zwiększenia.

Ustawodawca nałożył na sprzedawcę obowiązek posiadania w sytuacji zmniejszenia podstawy opodatkowania (a więc łącznej kwocie netto z faktury pierwotnej) potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Potwierdzenie może przybrać różną postać, ważne jest przede wszystkim, aby w sposób jednoznaczny potwierdzało, iż odbiorca otrzymał fakturę korygującą. Potwierdzenie może stanowić:

• potwierdzenie odbioru listu poleconego zawierającego fakturę korygującą,
• podpisana kopia faktury korygującej przez odbiorcę (z adnotacją, że odebrał fakturę korygującą wraz z datą odbioru), którą następnie odeśle do sprzedawcy,
• odesłana informacja o odbiorze faktury korygującej sporządzona jako odrębne potwierdzenie,
• wysłana informacja mailowa z adnotacją o odbiorze faktury korygującej,
• przesłanie faksu informującego o odbiorze faktury korygującej.

Kiedy sprzedawca nie potrzebuje potwierdzenia

Z kolei w przypadku zwiększenia podstawy opodatkowania sprzedawca nie ma obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Natomiast także w sytuacji zmniejszenia podstawy opodatkowania istnieje kilka okoliczności, w których sprzedawca także nie będzie zobligowany do posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej a mianowicie przy:

1. eksporcie towarów,
2. wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów,
3. sprzedaży towarów i usług, dla których miejsce opodatkowania występują poza Polską,
4. sprzedaży usług:

• energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej,
• gazu przewodowego,
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej,
• dystrybucji gazu przewodowego,
• telekomunikacyjnych
• związanych z obróbką, oczyszczaniem, przetwarzaniem, infrastrukturą odpadów,
• związanych z oczyszczaniem ścieków, uzdatnianiem i dostarczaniem wody,
• zamiatania śmieci i usuwania śniegu,
• pozostałych sanitarnych,

Gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.
 

Ujęcie faktury korygującej w ewidencji sprzedawcy

Faktura korygująca podlega ujęciu w ewidencji podatnika (księga podatkowa, a w przypadku ryczałtowców ewidencja przychodów, rejestr VAT sprzedaży) w zależności czy podstawa opodatkowania ulega:

• zmniejszeniu,
• zwiększeniu.

W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania po dokonaniu sprzedaży z przyczyny:

• udzielenia rabatów,
• zmiany cen,
• zwrotu towarów przez nabywcę,
• zwrotu części lub całości zapłaty przed dokonaniem sprzedaży,

- ujęcia faktury korygującej in minus należy dokonać w miesiącu otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie później jednak niż do dnia złożenia deklaracji VAT za miesiąc odbioru faktury korygującej. Przykładowo, jeżeli podatnik otrzymał potwierdzenie odbioru w kwietniu 2018 r., wówczas fakturę korygującą może ująć w kwietniu 2018 r. najpóźniej do 25 maja 2018 r.

Jeżeli sprzedawca otrzyma potwierdzenie odbioru faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji VAT, czyli w powyższym przypadku po 25 maja 2018 r., wówczas ujmuje ją na bieżąco, czyli w maju 2018 r., a jeżeli otrzyma w czerwcu 2018 r. to w tym miesiącu. W przypadku faktury korygującej zwiększającej podstawę opodatkowania in plus fakturę tę sprzedawca ujmuje w miesiącu jej wystawienia.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.