Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Modernizacja technologiczna procesów fakturowania w Polsce stanowi bardzo ważny – i nieuchronny w dobie postępującej cyfryzacji – element przekształceń administracyjnych kraju. Jednym z najważniejszych etapów unowocześniania obsługi dokumentów finansowych było wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur. Program ten umożliwił przedsiębiorcom oraz biurom rachunkowym szybsze, zintegrowane i rzetelniejsze zarządzanie fakturami elektronicznymi, choć nie tylko. Automatyzacja i cyfryzacja procesów ułatwiają również audyt i kontrolę podatkową transakcji oraz dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa.

Czym dokładnie jest KSeF? Kto może z niego korzystać i jak wpływa na codzienne funkcjonowanie firm? W tym artykule opiszemy, jak możliwości oferowane przez tę platformę mogą wpłynąć na codzienną działalność biznesową, a także jakie potencjalne korzyści i wyzwania wiążą się z jego wdrożeniem. Poruszymy także inne zagadnienia związane z tym programem, aby przedsiębiorcom łatwiej było jego działanie.

Czym dokładnie jest ten program?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to centralny program informatyczny, który umożliwia wystawianie, wysyłanie oraz przechowywanie elektronicznych dokumentów księgowych, potwierdzających dokonanie transakcji sprzedaży towarów lub usług. Program ten został opracowany przez Ministerstwo Finansów w celu ułatwienia obsługi faktur, zmniejszenia kosztów oraz problemów związanych z ich wystawianiem i przechowywaniem. KSeF umożliwia przedsiębiorcom szybsze i bezpieczne przesyłanie dokumentów między podmiotami gospodarczymi, a organom podatkowym daje kontrolę nad ich obiegiem.

Możliwości i sposoby zastosowania KSeF

Do podstawowych zastosowań oraz celów stosowania tego programu należą: integracja z systemami księgowymi, automatyzacja procesów fakturowania oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych. Jednakże program ten służy także jako platforma wspierająca działania analityczne i statystyczne. Dostarcza on dane, niezbędne do przeprowadzania analiz ekonomicznych i zarządczych, które są wykorzystywane do strategicznego planowania na poziomie makroekonomicznym.

Ministerstwo Finansów oczekuje, że pełna implementacja tej platformy zwiększy transparentność w obrocie gospodarczym oraz przyczyni się do skuteczniejszej walki z oszustwami podatkowymi. Dodatkowo dalszy rozwój systemu KSeF ma na celu integrację z międzynarodowymi standardami fakturowania, co umożliwi polskim firmom łatwiejsze prowadzenie działalności na rynku europejskim i światowym. Wprowadzenie nowych technologii i funkcji, takich jak sztuczna inteligencja do analizy transakcji, będzie kolejnym krokiem w kierunku automatyzacji i optymalizacji procesów księgowych oraz podatkowych.

Kto może korzystać z KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na terenie Polski, niezależnie od wielkości firmy czy branży, w której działają. Program ten jest dostępny zarówno dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i dla spółek czy dla innych podmiotów prawa handlowego.

Korzystanie z systemu jest dobrowolne. Może on być wykorzystywany przez każdego przedsiębiorcę, który chce skorzystać z możliwości elektronicznego fakturowania. Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą decydować, czy chcą przesyłać dokumenty elektroniczne za jego pośrednictwem, czy wolą utrzymać tradycyjne metody fakturowania.

Kto może korzystać z KSeF? – plany udostępnienia systemu nowym użytkownikom

Obecnie Ministerstwo Finansów rozważa umożliwienie dobrowolnego wystawiania dokumentów księgowych w Krajowym Systemie e-Faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Takie podejście pozwoliłoby na szersze wykorzystanie programu, nie ograniczając go wyłącznie do przedsiębiorców. Faktury wystawiane dla osób prywatnych miałyby być oznaczane specjalnym kodem QR. Kod ten umożliwiałby anonimowy dostęp do faktury za pośrednictwem Aplikacji Podatnika.

To rozwiązanie zapewniałoby łatwy i bezpieczny dostęp do dokumentów fiskalnych, jednocześnie zachowując prywatność użytkowników. Jednak na obecnym etapie nie wiadomo, czy i kiedy taka zmiana zostanie wprowadzona. Ministerstwo nie podało jeszcze konkretnego harmonogramu ani szczegółów dotyczących tej potencjalnej nowelizacji systemu.

Od kiedy obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur jest dostępny dla przedsiębiorców od stycznia 2022 roku na zasadzie dobrowolności. Pierwotnie przewidywano, że KSeF zostanie wprowadzony jako obowiązkowy dla aktywnych podatników VAT od lipca 2024 roku, natomiast dla podatników zwolnionych z VAT od stycznia 2025 roku. Jednakże najnowsze informacje wskazują, że obowiązkowe wdrożenie systemu zostało przesunięte na 2026 rok. Do tego czasu korzystanie z programu pozostanie dobrowolne, a nowe terminy obowiązkowego wdrożenia jeszcze nie zostały ostatecznie ustalone.

Najnowsze informacje dotyczące platformy oraz jej aktualizacji są regularnie publikowane na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse

Jak wystawić e-fakturę w KSeF?

Aby wystawić e-fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, trzeba się w nim zarejestrować. Rejestracja polega na założeniu konta i uzupełnieniu niezbędnych informacji takich, jak NIP, REGON, nazwa firmy oraz dane kontaktowe. Po założeniu konta, konieczne jest uzyskanie uprawnień do wystawiania e-faktur. Wymaga to złożenia specjalnego, elektronicznego wniosku poprzez system. W niektórych przypadkach trzeba też dostarczyć dodatkowe dokumenty potwierdzających tożsamość i status prawny przedsiębiorstwa.

Gdy konto jest aktywne, można wystawiać faktury. Aby to zrobić, należy najpierw zalogować się w systemie. Następnie użytkownik musi wypełnić elektroniczny formularz faktury, do którego trzeba wprowadzić takie dane jak:

• informacje o sprzedawcy i nabywcy;
• opis towarów lub usług;
• ceny jednostkowe;
• wartość podatku VAT
• oraz inne dane.

Faktury w KSeF mogą być wystawiane w różnych formatach, co umożliwia ich łatwą integrację z innymi systemami księgowymi. Najpopularniejsze formaty to PDF oraz XML. Format XML jest szczególnie przydatny, gdyż umożliwia automatyczne przetwarzanie danych w innych systemach księgowych i ERP, co znacznie przyspiesza procesy księgowe i zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów manualnych.

Po wypełnieniu formularza fakturę poddaje się ją procesowi weryfikowania i rejestrowania. Następnie dokument może być wysłany do kontrahenta za pośrednictwem systemu lub w inny uzgodniony sposób. Program ten ma także funkcje zarządzania fakturami, które umożliwiają ich przeglądanie, zarządzanie statusami płatności oraz archiwizację.

Korzyści z KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur może przynieść potencjalne korzyści dla przedsiębiorców, dotyczące głównie usprawnienia procesów związanych z fakturowaniem. Istnieje możliwość, że taka zmiana przyczyni się do oszczędności czasu i zasobów, chociaż stopień korzyści może różnić się w zależności od specyfiki i skali działalności przedsiębiorstwa. Użytkowanie e-faktur jest zazwyczaj postrzegane jako tańsze w porównaniu do wystawiania tradycyjnych faktur papierowych, co może przekładać się na zmniejszenie kosztów operacyjnych.

KSeF może ułatwić też kontrolę nad obiegiem dokumentów i ich archiwizację, co powinno przełożyć się na lepsze zarządzanie danymi oraz zwiększeniem bezpieczeństwa informacji. System ten, oferując centralizację danych i dokumentów w jednym miejscu, potencjalnie ułatwia także dostęp do faktur i ich weryfikację, co może być szczególnie pomocne w przypadku audytów czy inspekcji. Warto jednak pamiętać, że rzeczywiste korzyści z użytkowania tego systemu zależą od wielu czynników, takich jak struktura przedsiębiorstwa, branża czy też stopień integracji programu z istniejącymi rozwiązaniami technologicznymi firmy.

Wymagania techniczne dla KSeF

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe jedynie na odpowiednim sprzęcie. Wymagania techniczne dla integracji z tą platformą, to przede wszystkim dobrze działający komputer stacjonarny lub laptop, Internet o dostatecznejprzepustowości oraz kompatybilne oprogramowanie.

Minimalne wymagania sprzętowe to procesor x86 z co najmniej 2 rdzeniami i 2 wątkami, taktowanie bazowe procesora wynoszące 1,5 GHz oraz 4 GB RAM. Zalecane jest także, aby komputer był wyposażony w pakiet MS Office 2010 lub nowszy, co ułatwi zarządzanie dokumentacją. Przepustowość Internetu powinna wynosić co najmniej 10 Mbps, aby zapewnić efektywną wymianę danych z KSeF bez opóźnień.

Przed rozpoczęciem użytkowania programu, warto więc dokonać przeglądu i ewentualnej aktualizacji infrastruktury IT, co pomoże w pełnej integracji i wykorzystaniu możliwości oferowanych przez Krajowy System e-Faktur.

Bezpieczeństwo danych

Krajowy System e-Faktur jest odpowiedzialny za przetwarzanie wrażliwych danych finansowych. Aby zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa i poufności, program ten stosuje zaawansowane technologie szyfrowania i zabezpieczeń. Ponadto KSeF jest zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych (RODO), co sprawia, że wszystkie dane są przetwarzane w sposób bezpieczny, a ich prywatność jest chroniona.

Dla użytkowników oznacza to, że mogą oni korzystać z platformy z pewnością, że ich informacje są odpowiednio zabezpieczone i że platforma spełnia wszystkie obowiązujące wymogi prawne dotyczące ochrony danych osobowych.

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

Aby efektywnie zarządzać dokumentacją w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, biura rachunkowe muszą być odpowiednio przygotowane. Oznacza to konieczność adaptacji ich programów księgowych do integracji z KSeF, co może wiązać się z aktualizacją oprogramowania i zapewnieniem kompatybilności technicznej. Równie ważne jest przeszkolenie pracowników, aby zrozumieli funkcjonalności i możliwości, jakie oferuje system e-faktur. Taka wiedza zwiększy efektywność ich pracy i pomoże ograniczyć ryzyko błędów.

Równie ważne jest, aby biura rachunkowe aktywnie informowały swoich klientów o opcji korzystania z KSeF. Przygotowanie odpowiednich materiałów informacyjnych oraz organizowanie sesji szkoleniowych może pomóc klientom lepiej zrozumieć system i jego zalety. Biura rachunkowe powinny również oferować wsparcie w zakresie bieżącej obsługi e-faktur, w tym pomoc w wystawianiu, odbieraniu oraz przechowywaniu dokumentów elektronicznych. W ten sposób biura rachunkowe nie tylko zwiększają wartość swoich usług, ale także przyczyniają się do usprawnienia procesów biznesowych swoich klientów.

Wsparcie użytkownika i rozwiązywanie problemów

Ze względu na to, że proces cyfryzacji faktur jest na początkowym etapie wdrażania, Ministerstwo Finansów oferuje specjalną pomoc techniczną dla firm korzystających z KSeF. Dostępne są szczegółowe poradniki, osobna strona z często zadawanymi pytaniami oraz linia pomocy technicznej, co umożliwia szybkie rozwiązywanie typowych problemów i znalezienie odpowiedzi na bieżące pytania użytkowników. Ministerstwo wraz z zewnętrznymi dostawcami zapewnia wsparcie, które jest niezbędne do sprawnego przejścia na elektroniczne fakturowanie.

Firmy mogą również korzystać z pomocy oferowanej przez certyfikowanych dostawców technologicznych, którzy specjalizują się w integracji programów księgowych z KSeF.

Postępowanie w razie awarii KSeF

Zakłócenia w przepływie dokumentacji finansowej mogą być bardzo problematyczne. Z tego powodu Ministerstwo Finansów ustaliło jasne procedury postępowania w razie problemów z KSeF. Gdy program doświadcza awarii, Ministerstwo Finansów publikuje stosowne komunikaty na swojej stronie internetowej oraz za pośrednictwem dostępnych kanałów informacyjnych.

W wypadku zakłóceń pracy platformy podatnicy zobowiązani są do wystawiania faktur w postaci elektronicznej zgodnie z udostępnionym wzorem faktury ustrukturyzowanej. W sytuacji, gdy wystawianie e-faktur przez tę platformę jest niemożliwe, przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej, nie za pośrednictwem programu, ale z odpowiednimi oznaczeniami umożliwiającymi ich późniejszą weryfikację.

Po ustaniu awarii faktury te muszą być niezwłocznie przesłane do platformy, aby zapewnić ich prawidłową rejestrację i archiwizację.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.