Jak udokumentować zakup towarów od osoby prywatnej?

07.06.2018 Podatki
Oceń 5.00/5 (1)
Ekspert
Rafał Wąsowicz dziennikarz
firma: Pro Mater Polonia / Eco-drive.pl

Napisz do eksperta
Rafał Wąsowicz

Określ temat i opisz czego chcesz dowiedzieć się od eksperta.
Odpowiedź zostanie wysłana na Twój adres e-mail.

 
 

Każda transakcja, która jest związana z prowadzoną działalnością powinna być zapisana w KPiR. Oczywiście wpisu należy dokonać na podstawie odpowiedniego dokumentu. W przypadku, gdy kontrahentem jest inna firma najczęściej wystawia się fakturę. Co jednak zrobić w sytuacji, kiedy kupujemy towar od osoby prywatnej?

Dość często zdarzają się przypadki, gdy przedsiębiorca kupuje towar od osoby fizycznej. Nie prowadzi ona działalności, nie ma więc możliwości, aby otrzymać od niej faktury. Z kolei każdy przedsiębiorca chciałby zakup udokumentować, po to by zaksięgować go jako koszt. Czy można udokumentować taką transakcję? Tak, ale należy spełnić kilka warunków.

 

W wypadku, kiedy nabywamy towar od osoby fizycznej najlepiej zawrzeć umowę kupna i księgowania dokonać na jej podstawie

 

Oczywiście przepisy wymagają, by taka umowa była odpowiednio skonstruowana i obowiązkowo zawierała kilka informacji. Żeby przedsiębiorca mógł ją zapisać w KPiR musi ona zawierać co najmniej: określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania transakcji (jeśli są identyczne – wystarczy podanie jednej), przedmiot transakcji i jego wartość oraz ilościowe określenie (jeśli jest to możliwe), podpisy obu stron transakcji.

 

Umowa powinna być oznaczona numerem bądź też w inny sposób, który umożliwia powiązanie z zapisami księgowymi dokonanymi na jej podstawie. Najlepiej też, by wszystkie dokumenty sporządzić w dwóch egzemplarzach, tak by miał je zarówno sprzedający jak i były na użytek firmy, która kupuje. Przedsiębiorca nie ma możliwości odliczenia podatku VAT przy takim zakupie umowa sprzedaży nie jest bowiem dokumentem, który to umożliwia. Właściciel firmy nie odlicza VAT-u, jako że osoba prywatna raczej i tak go nie doliczy.

 

Kupujemy używany samochód od osoby prywatnej

 

Załóżmy hipotetyczną sytuację, kiedy właściciel firmy kupuje na jednym z serwisów internetowych samochód osobowy na użytek swojego przedsiębiorstwa. Sprzedającym jest osoba prywatna. Cena nabycia to 12.000 złotych, warto więc zaliczyć ją w koszty. Nie ma znaczenia fakt czy kupujemy samochód przez Internet czy w tradycyjny sposób. Najpierw musimy podpisać stosowną umowę, pamiętając, aby zawierała wszystkie obowiązkowe dane. Ponadto powinniśmy zadbać o to by sprzedający przedstawił dokument, że samochód stanowi majątek wystawcy.

 

Dlaczego ważne jest by był to samochód używany?

 

Ważne jest natomiast to, że jest to samochód osobowy używany, bo możemy skorzystać z amortyzacji w sposób przyśpieszony. Przyspieszona metoda amortyzacji może być bowiem wykorzystywana tylko w odniesieniu do używanych środków trwałych (takim w tym przypadku jest samochód). Polega ona na podwyższeniu standardowej stawki amortyzacyjnej. Używane środki trwałe w myśl ustawy o PIT to takie środki, które przed nabyciem (i pierwszym wprowadzeniem do ewidencji firmy) były wykorzystywane przez okres co najmniej 6 miesięcy. Podana definicja dotyczy środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) oraz środków transportu. Przedsiębiorca jest w tym przypadku zobowiązany do udowodnienia, że nabyta rzecz była używana, gdy zastosuje podwyższenie amortyzacji. Stawka amortyzacyjna jest wówczas ustalana indywidualnie przez przedsiębiorcę. Jednakże ustawodawca przewidział w tej kwestii pewne ograniczenia.

Przykładowo, okres amortyzacji używanego środka trwałego, po raz pierwszy wprowadzonego do ewidencji danego przedsiębiorcy, nie może być krótszy niż: dla środków transportu, w tym samochodów osobowych:
– 30 miesięcy (2,5 roku).
 

Podstawowa stawka amortyzacyjna w przypadku samochodu wynosi 20%. Samochód spełnia definicję samochodu używanego, dlatego też przedsiębiorca ma prawo do zastosowania podwyższonej stawki amortyzacyjnej wynoszącej 40% (= 100 / 2,5 roku). Okres amortyzacji tego środka trwałego może więc zostać skrócony do 2,5 roku.
 

Co ważne, kwota amortyzacji nie wchodzi w koszty w momencie zakupu. Dopiero w kolejnym miesiącu rozliczeniowym wprowadzamy samochód do środków trwałych.

Mówiąc w skrócie, jeśli kupimy samochód w marcu zaczyna nam się on amortyzować od kwietnia

 

Warto też mieć świadomość, że zakup towarów handlowych od osoby prywatnej na wartość powyżej 1.000 zł powoduje, że u nabywcy powstaje obowiązek podatkowy z tytułu podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC-3). Jeśli tak jest przedsiębiorca musi zapłacić podatek w terminie do 14 dni od momentu transakcji, a także złożyć formularz PCC-3 w urzędzie skarbowym.

 

Wysokość podatku od czynności cywilnoprawnych to 2% wartości rynkowej towaru

 

Co ważne może on stanowić dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. W przypadku wyżej wspomnianego samochodu będzie to 240 zł (wartość samochodu 12.000 tysięcy zł). Istnieje jeszcze inna forma udokumentowania zakupu towarów handlowych od osoby prywatnej, która nie wystawia faktur. W niektórych przypadkach taką transakcję można zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego. Musi on jednak spełniać wymogi stawiane dowodom księgowym.

 

Czym jest dowód wewnętrzny i kiedy można go użyć?

 

Zgodnie z paragrafem 14 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik jest upoważniony do wystawienia dowodu wewnętrznego w następujących okolicznościach, kiedy następuje:

 

Czym jest amortyzacja oraz środek trwały ?

 

Amortyzacja w prawie bilansowym oraz podatkowym to koszt, który jest związany ze stopniowym zużyciem się środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Co ważne to koszt, którego nie można wiązać z wypływem środków pieniężnych z działalności. Zużycie środków trwałych dokonywane jest poprzez odpisy amortyzacyjne, które dokonywane są drogą systematycznego oraz planowanego rozłożenia wartości tych środków na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu do używania (wg prawa bilansowego), w miesiącu następującym po miesiącu wpisania do ewidencji (wg prawa podatkowego), a zakończenie w momencie zrównania się odpisów z wartością początkową konkretnego środka trwałego lub postawieniem w stan likwidacji, sprzedaży, stwierdzenia niedoboru. Podatnik prowadzący swoją księgowość w oparciu o KPiR odpis amortyzacyjny ujmuje w kolumnie 13 księgi – pozostałe wydatki.

 

Kiedy indywidualne stawki amortyzacyjne?

 

Przepisy podatkowe pozwalają przedsiębiorcom na stosowanie w niektórych przypadkach indywidualnie ustalonych stawek amortyzacyjnych. Zgodnie z art. 22j ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przedsiębiorcy mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla używanych lub ulepszonych środków trwałych po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika. Jeśli więc przedsiębiorca na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej nabył tak jak w naszym przykładzie samochód osobowy, który był używany przez poprzedniego właściciela przez ponad pół roku, to taki środek trwały można uznać za używany. Dowody potwierdzające, że środek trwały był używany, powinny znaleźć się w posiadaniu przedsiębiorcy nabywającego samochód przed dniem wpisania składnika do ewidencji środków trwałych. Takim dowodem może być np. dowodu rejestracyjny, karta pojazdu oraz faktura zakupu.

 

Jak powinien wyglądać prawidłowo wystawiony dowód wewnętrzny?

 

Dowód wewnętrzny jest dokumentem księgowym, który stanowi podstawę do rozliczenia w KPiR. Dokument należy sporządzić w języku polskim, a jego treść musi być zrozumiała i pełna. Wystawiony prawidłowo dowód wewnętrzny (DW) powinien zawierać takie informacje jak: data wystawienia, podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, nadany numer dokumentu. W przypadku wydatków osoba, która dokonuje zakupu powinna określić nazwę towarów oraz ilość, cenę jednostkową i wartość. W pozostałych przypadkach należy określić wysokość kosztu.

Chcesz uzyskać dostęp do tego materiału?

Zarejestruj lub zaloguj się na portalu zafirmowani.pl i dołącz do społeczności firm!
Będziesz mógł promować swoją firmę i otrzymasz bezpłatny dostęp do:

Aplikacji księgowej online

Kontaktów z ekspertami, artykułów i materiałów video

Bazy edytowalnych dokumentów niezbędnych w firmie

Specjalnych ofert i rabatów

Chcesz mieć nieograniczony dostęp do wszystkich materiałów i funkcjonalności naszego portalu Zafirmowani.pl?

Załóż rachunek w Alior Banku i korzystaj ze wszystkich możliwości portalu!

Strona wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane na Twoim urządzeniu. Dowiedz się, jak możesz zmienić te ustawienia i uzyskaj dodatkowe informacje o wykorzystaniu plików cookies