Jak rozliczyć przychody z kasy fiskalnej w KPiR?

Krzysztof Ulicki główny księgowy
firma: DOMINUS GRUPA DORADCZA SP. Z O.O.

Przedsiębiorcy rejestrujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej niezależnie od tego czy są podatnikami VAT czy też nie, muszą w odpowiedni sposób zaewidencjonować przychody z miesięcznego raportu fiskalnego pomniejszone o ewentualne pomyłki przy wystawianiu paragonów albo uznane reklamacje i zwroty towarowe skutkujące zwróceniem należności nabywcy.

Ewidencja przychodów z kasy fiskalnej

Podatnicy, którzy zobowiązani są do rejestracji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalność gospodarczą przy pomocy kasy fiskalnej wykonują:

• dzienne, czyli dobowe raporty sprzedaży,
• miesięczne, fiskalne raporty sprzedaży.

W przypadku dziennych raportów należy je generować na koniec dnia albo na początek następnego dnia przed dokonaniem pierwszej sprzedaży. Miesięczne raporty fiskalne podatnik generuje na zakończenie ostatniego dnia miesiąca albo w pierwszym dniu miesiąca następnego przed rozpoczęciem sprzedaży. Podstawą ujęcia przychodów zarejestrowanych przy pomocy kasy fiskalnej w PKPiR są raporty dobowe. Ustawodawca dopuścił natomiast możliwość zaksięgowania miesięcznego raportu z kasy fiskalnej z ostatnim dniem miesiąca, którego dotyczy sprzedaż. Kolejną kwestią odnośnie rejestracji przychodów jest odpowiednie ich skorygowanie o ewentualne reklamacje, zwroty oraz pomyłki, które wystąpiły w ciągu danego miesiąca (np. zła stawka VAT, nieprawidłowa kwota, zarejestrowany inny towar lub usługa). Należy także pamiętać, że kasy fiskalne mają możliwość wygenerowania raportów niefiskalnych, które nie stanowią podstawę do zapisów w PKPiR.

Księgowanie przychodów w PKPiR wynikających z miesięcznego raportu fiskalnego z kasy rejestrującej podatnik ujmuje następująco:

Należy zaznaczyć, że w przypadku wystawienia faktury do paragonu na żądanie klienta nie należy ujmować ani w PKPiR ani w ewidencji sprzedaży w ogóle wystawionej faktury, a ponadto klient powinien zwrócić oryginał paragonu, który następnie należy dołączyć do kopii faktury wystawionej przez sprzedawcę.

Ewidencja oczywistych pomyłek

Zdarza się niejednokrotnie sytuacja, w której transakcja sprzedaży zostaje wprowadzona do kasy rejestrującej z błędną stawką VAT albo rodzajem sprzedawanej usługi lub towaru. Wygenerowany z kasy fiskalnej jest ostateczny i nie ma możliwości jego poprawiania lub korygowania.

Z pomocą przychodzi tzw. ewidencja oczywistych pomyłek w której rejestruje się w okresach miesięcznych błędnie wystawione paragony. W przypadku nieprawidłowego paragonu, oryginał należy zachować, na odwrocie opisać przyczynę błędu oraz zarejestrować w ewidencji oczywistych pomyłek. Po tej operacji można ponownie zarejestrować w sposób prawidłowy transakcję na kasie fiskalnej. Natomiast ewidencja oczywistych pomyłek z sumowaną, miesięczną kwotą wykazanych w niej błędnie wystawionych paragonów stanowi podstawę korekty sprzedaży w PKPiR oraz rejestrze sprzedaży VAT.

Ewidencja zwrotów i reklamacji

W praktyce gospodarczej występują także innego typu zdarzenia, którymi są powszechnie znane reklamacje i zwroty zakupionego towaru. Należy oczywiście pamiętać także, że wygenerowany z kasy fiskalnej jest ostateczny i nie ma możliwości jego poprawiania lub korygowania.

Natomiast tego typu operacja należy korygować poprzez:

• wypełnienie protokołu reklamacyjnego,
• dołączenie oryginału paragonu przez nabywcę,
• uwzględnienie wartości zwróconego towaru w odrębnej ewidencji
  zwrotów towarów i uznanych reklamacji,
• uznana reklamacja skutkuje zwrotem całości lub części należności nabywcy.

Ostatnim krokiem jest zaewidencjonowanie miesięcznej kwoty uznanych reklamacji ze znakiem minus zarówno w KPiR jak i w ewidencji VAT, jeżeli oczywiście podatnik jest czynnym podatnikiem VAT.

Przechowywanie paragonów

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zobowiązani są do jej ewidencjonowania przy pomocy kas rejestrujących, a podstawową kwestią poza sporządzaniem raportów dobowych i miesięcznych jest wydawanie klientowi oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż towarów lub usług.

Przedsiębiorcy zobligowania do rejestracji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej muszą także pamiętać o tym, że paragony fiskalne są zobowiązani przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres 5-letni przechowywania paragonów obowiązuje od sprzedaży dokonanej po 31.12.2012 r. bowiem sprzedaż do 31.12.2012 r. skutkowała koniecznością przechowywania paragonów przez okres 2-letni.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.