Jak rozliczyć krajowe podróże służbowe?

Krzysztof Ulicki główny księgowy
firma: DOMINUS GRUPA DORADCZA SP. Z O.O.

Wyjazdy pracowników w delegacje to dziś znana i częsta praktyka. Wiele razy nie ma planów dotyczących wyjazdów, a po prostu jest to potrzeba chwili. Powrót pracowników wiąże się z rozliczeniem danej delegacji, ale żeby móc to zrobić prawidłowo, trzeba wiedzieć o kilku podstawowych zasadach.

Co to jest podróż służbowa?

Podróż służbowa stanowi wyjazd pracownika (umowa o pracę) lub przedsiębiorcy (ewentualne współpracowników) poza miejscowość, w którym znajduje się siedziba firmy oraz poza miejsce wykonywania pracy (określone w umowie o pracę) w celach zawodowych (wykonywanie pracy, załatwianie spraw firmowych, inne mieszczące się w zakresie zawodowym). Należy podkreślić, iż jest możliwe odbycie podróży służbowej zleceniobiorcy jednak zleceniodawca musi zawrzeć w umowie zlecenia odpowiedni zapis o możliwości wystąpienia wyjazdów służbowych.

Plan wyjazdu ustalony

W sytuacji, gdy data wyjazdu jest już ustalona, a osoba lub osoby do niego zostały wyznaczone pozostaje jeszcze przed wyjazdem przekazać druk polecenia wyjazdu, na którym dokonuje się skierowania pracownika do wyjazdu służbowego jak również końcowego jego rozliczenia.

Na polecenie wyjazdu składają się niezbędne elementy takie jak:

1. nr delegacji,
2. imię i nazwisko wraz ze stanowiskiem osoby udającej się w podróż służbową,
3. określenie miejscowości docelowej oraz celu podróży służbowej,
4. data wyjazdu i powrotu,
5. rozpiska tabelaryczna określająca datę i godzinę wyjazdu, dojazdu do miejsca docelowego a także powrotu
6. wykaz diet, ryczałtów, wydatków podlegających zwrotowi i innych kosztów podlegających zapłacie / zwrotowi odbywającemu podróż służbową,
7. rozliczenie pobranych zaliczek na podróż służbową (jeżeli przed podróżą wydano zaliczkę na jej poczet).

Ile powinna trwać delegacja?

W przepisach na próżno szukać dopuszczalnego, maksymalnego czasu jaki może trwać delegacja. Jednak większość ekspertów z prawa pracy wyraża opinie, iż podróż służbowa nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące bowiem dłuższy wyjazd traktowany jest jako oddelegowanie pracownika do wykonywania pracy poza miejscowość, w którym znajduje się siedziba firmy oraz poza miejsce wykonywania pracy (określone w umowie o pracę).

Co należy się osobie wracającej z podróży służbowej?

W sytuacji odbycia podróży służbowej powstają należności niezbędne do rozliczenia i występujące w zależności od zaistniałych okoliczności w podróży służbowej, wymienionych poniżej:

Koszty podróży pracowników nie budżetowych

Pracodawcy nienależący do budżetówki mają swobodę w określaniu zasad rozliczania podróży służbowych, przy czym pracodawca ustalając stawki diet nie może określić ich na poziomie większym niż w rozporządzeniu. Regulacje dotyczące rozliczania podróży służbowych może zawrzeć w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania bądź w innym dokumencie parafowanym i podpisanym przez pracowników, regulującym zasady wypłat delegacji.

Delegacje krajowe a rozliczenie podatkowe w KPiR przedsiębiorcy

Podatnik rozliczający delegację pracownika ma prawo ująć w koszty w KPiR w kolumnie nr 13 pozostałe wydatki - pełną wartość kosztów ujętych w delegacji z jednym wyjątkiem. Jeżeli pracownik użytkując samochód prywatny poniósł wydatki przekraczające limit kilometrówki, wówczas tę różnicę podatnik nie zaliczy do swoich kosztów firmowych.

Zapisu w KPiR dotyczącego ujęcia kosztów podróży służbowej pracowników, w tym także diet pracodawcy podatnik ujmuje sporządzając dowód wewnętrzny, w którym powinno być zawarte:

1. imię i nazwisko,
2. cel podróży,
3. nazwa miejscowości docelowej,
4. liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
5. stawka i wartość przysługujących diet.

Rozliczenie delegacji

Pracownik, który chce otrzymać zwrot kosztów podróży służbowej jest zobowiązany przedłożyć do rozliczenia swoją delegację w ciągu 14 dni od ostatniego dnia jej trwania. Do druku polecenia wyjazdu pracownik dołącza także faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów delegacji. Wysokość diet pracodawca ustala za okres pobytu w miejscowości, do której wyjechał pracownik wraz z czasem spędzonym w podróży. Wydatki objęte ryczałtami są wolne od obowiązku dokumentowania. Inne wydatki pracodawca zwraca po okazaniu dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku przez pracownika. Warto nadmienić, iż jeżeli podróż służbowa odbywała się także w godzinach nocnych a pracownik spał w jej trakcie np. w pociągu, wówczas zwrot kosztów noclegu za czas przejazdu nie przysługuje natomiast pracodawca w tym wypadku zwraca równowartość ceny biletu.   

Przykład 1

Pracownik został oddelegowany w podróż służbową. Pracodawca zezwolił pracownikowi na użycie jego prywatnego samochodu. Wcześniej została podpisana umowa na użytkowanie prywatnego pojazdu pracownika do celów służbowych. Charakterystyka podróży wyglądała następująco:

1. czas trwania od 07.02.2018r. godz. 09:00 do 09.02.2018 r. godz. 17:00,
2. 2 noclegi bez rachunków,
3. nie zapewniono wyżywienia

Rozliczenie:

1. podróż pracownika trwała 2 doby oraz 8 godzin (30 zł x 2 + 15 zł) = 75 zł,
2. ryczałt za 2 noclegi wyniósł 90zł,
3. pracownik przedstawił kilometrówkę o kwocie limitu 200 zł.

Razem rozliczenie delegacji:

1. zwrot kosztów dla pracownika 365 zł,
2. w koszty firmy pracodawca ujmie 365 zł.

Przykład 2

Pracownik został oddelegowany w podróż służbową krótszą niż jedna doba. Pracownik realizował przejazdy za pomocą komunikacji miejskiej. Charakterystyka podróży wyglądała następująco:

1. czas trwania od 22.03.2018 r. godz. 09:00 do 21:00,
2. nie zapewniono wyżywienia

Rozliczenie:

1. podróż pracownika trwała tylko 12 godzin, więc dieta będzie wynosić 15 zł,
2. noclegi nie wystąpiły,
3. pracownik może otrzymać 6 zł ryczałtu za dojazdy komunikacją miejską przy sługującą za każdą dobę podróży, w tym wypadku jedną niepełną dobę.

Razem rozliczenie delegacji:

1. zwrot kosztów dla pracownika 21 zł,
2. w koszty firmy pracodawca ujmie 21 zł.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.