Biała lista podatników VAT
20.06.2022 PodatkiProwadzisz działalność gospodarczą? Z pewnością zainteresują się nowe regulacje prawne wprowadzone w 2019 roku dotyczące rozliczeń między kontrahentami.
Obowiązująca od 1 stycznia 2020 roku biała lista podatników VAT pozwala:
- potwierdzić numer rachunku bankowego, na który należy wykonać przelew za wystawione faktury,
- poznać podstawę prawną decyzji o odmowie rejestracji i wykreśleniu z rejestru VAT,
- sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
Przedsiębiorca jest zobowiązany do weryfikacji numeru rachunku bankowego kontrahenta, jeżeli jednorazowa wartość transakcji jest równa lub przekracza kwotę 15 000 zł brutto, a także w przypadku, gdy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT. Wartość transakcji w walutach obcych przelicza się zgodnie ze średnim kurem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę dokonania przelewu.
Na jakich zasadach funkcjonuje biała lista VAT?
Biała lista to nic innego, jak wykaz przedsiębiorców zarejestrowanych i niezarejestrowanych jako podatnicy VAT. Obejmuje również podmioty gospodarcze wykreślone oraz przywrócone do rejestru. Pieczę nad nim sprawuje szef Krajowej Administracji Skarbowej. To właśnie on odpowiedzialny jest za pobieranie dostępnych rejestrów publicznych, na podstawie których firmy oraz wszelkie niezbędne informacje o nich zostaną dodane do białej listy. Narzędzie to pomaga firmom w szybkiej i skutecznej weryfikacji wiarygodności kontrahentów. W przypadku konieczności usunięcia lub sprostowania niepoprawnych i błędnych danych, należy wystąpić z wnioskiem do szefa KAS.
Białą listę znajdziemy na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.
Jak znaleźć interesujące nas informacje w rejestrze VAT? Możemy to zrobić na kilka sposobów: posługując się numerem REGON, NIP, rachunku bankowego lub za pomocą nazwy firmy. Wpisując nawet fragment system wskaże pasujące wyniki, spośród których wybierzemy właściwe przedsiębiorstwo. Należy także wpisać dzień, z którego powinny wyświetlić się dane dotyczące podmiotu. W odpowiedzi otrzymamy potwierdzenie do wydrukowania, na którym znajdzie się unikalny identyfikator przypisany do naszego konkretnego wyszukiwania.
Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą i zarejestrowane w CEIDG, wpisują w polu wyszukiwarki “nazwa podmiotu” własne imię i nazwisko.
Biała lista podatników VAT a rachunek rozliczeniowy
Na białej liście VAT znajduje się numer firmowego rachunku bankowego – ten sam, który został podany w urzędzie skarbowym w ramach zgłoszenia aktualizacyjnego lub identyfikacyjnego. To jedna z najważniejszych informacji dla przedsiębiorców, którzy wystawiają fakturę o wartości równej lub przekraczającej 15 000 zł brutto. Wówczas mają pewność, że kontrahent, będący stroną transakcji, został zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, zwolniony, bądź przywrócony do rejestru.
W rejestrze VAT nie znajdziemy prywatnych rachunków bankowych (tzw. ROR), oszczędnościowych, powierniczych czy lokat terminowych, które przedsiębiorcy wykorzystują czasami w celach firmowych. Kontrahent nie odnajdzie ich w wykazie, ponieważ w rozumieniu przepisów nie są przeznaczone do prowadzenia działalności gospodarczej. Weryfikacji podlegają wyłącznie rachunki otwarte w związku z prowadzoną działalnością, a także rachunki rozliczeniowe (bieżące i pomocnicze) wraz z przeznaczonymi dla nich rachunkami VAT. Przedsiębiorca, który nie zawarł z bankiem umowy rachunku firmowego lub nie zgłosił go do CEIDG, nie zostanie uwzględniony na białej liście.
Skąd pobierane są rachunki rozliczeniowe? Z baz Krajowej Administracji Skarbowej. System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR) przetwarza dane dotyczące numerów firmowych rachunków bankowych przekazywane przez banki oraz SKOK-i. Następnie zatwierdza je oraz umożliwia szefowi KAS analizę i weryfikację danych w celu skutecznego zapobiegania wyłudzeniom skarbowym.
Istnieją trzy powody, dla których nasze dane zostaną wyświetlone na białej liście, lecz nie obejmą informacji o rachunku rozliczeniowym:
- przedsiębiorca został wykreślony z wykazu,
- podmiot otrzymał odmowę rejestracji jako podatnik VAT z przyczyn obiektywnych,
- firma nie zarejestrowała się jako podatnik VAT, np. ze względu na niskie obroty.
Należy pamiętać o aktualizacji numerów rachunków bankowych, jeżeli uległy zmianie, a ta informacja nie dotarła do odpowiedniego urzędu skarbowego. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą składają aktualizację poprzez CEIDG. Natomiast spółki cywilne oraz zarejestrowane w KRS - bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2).
W przypadku zmiany urzędu skarbowego powinniśmy poinformować nowy urząd o posiadanych rachunkach firmowych, wskazując je w zgłoszeniu aktualizacyjnym.
Jakie informacje znajdziemy na białej liście?
Wykaz podatników VAT zawiera nazwę firmy lub imię i nazwisko właściciela podmiotu, a także numer identyfikujący firmę na potrzeby podatku (jeżeli został przyznany). W rejestrze znajdziemy również informacje dotyczące statusu przedsiębiorstwa, które mogą wskazywać na:
- rejestrację jako “podatnik VAT czynny” lub “podatnik VAT zwolniony”,
- przywrócenie rejestracji w wykazie,
- wykreślenie z wykazu podatników VAT lub brak rejestracji.
Biała lista uwzględnia numer w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz REGON – o ile zostały nadane. Wskazuje również adres stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, siedzibę firmy w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną lub adres zamieszkania, jeżeli osoba fizyczna nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności.
Jakie inne ważne informacje zawiera biała lista? W wykazie znajdują się także daty rejestracji, wykreślenia, odmowy lub przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT wraz z właściwą podstawą prawną. W dostępnych danych zostały również wymienione imiona i nazwiska prokurentów, wspólników oraz osób (wraz z ich numerami NIP), które tworzą organ uprawniony do reprezentowania przedsiębiorstwa.
Pozostałe informacje, uwzględnione w rejestrze podatników VAT dotyczą numerów rachunków rozliczeniowych (firmowych) oraz imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej SKOK, której przedsiębiorca jest członkiem. Otworzył je w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a następnie wskazał w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdził za pośrednictwem systemu teleinformatycznego izby rozliczeniowej (STIR).
Jak dodać rachunek bankowy do białej listy podatników VAT?
1. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i wpisane do rejestru CEIDG mogą dodać konto:
- za pośrednictwem strony: https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ (firma.gov.pl), korzystając z opcji „Zmień dane we wpisie”,
- osobiście, udając się do urzędu gminy wraz z umową rachunku firmowego.
2. Podmioty gospodarcze wpisane do KRS (m.in. spółka jawna, akcyjna, z o.o., komandytowa, komandytowo-akcyjna) składają do odpowiedniego urzędu skarbowego formularz NIP-8 drogą:
- elektroniczną za pośrednictwem strony: https://www.podatki.gov.pl/abc-podatkow/e-deklaracje-rejestracja/,
- papierową, wypełniając interaktywny formularz dostępny na stronie: https://www.podatki.gov.pl/abc-podatkow/e-deklaracje-rejestracja/.
3. Podmioty niewpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (m.in. spółka cywilna, wspólnota mieszkaniowa, niektóre organizacje społeczne) zobowiązane są złożyć do właściwego urzędu skarbowego formularz NIP-2 jako zgłoszenie aktualizacyjne:
- elektronicznie poprzez stronę: https://www.podatki.gov.pl/abc-podatkow/e-deklaracje-rejestracja/,
- papierowo za pomocą formularza dostępnego na stronie: https://www.podatki.gov.pl/abc-podatkow/e-deklaracje-rejestracja/
4. Pozostali podatnicy (m.in. osoby prowadzące działalność gospodarczą i niewpisane do rejestru CEIDG, płatnicy składek ZUS, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną) wypełniają formularz NIP-7 drogą:
- elektroniczną za pośrednictwem strony: https://www.podatki.gov.pl/abc-podatkow/e-deklaracje-rejestracja/,
- papierową – formularz dostępny jest na stronie: https://www.podatki.gov.pl/abc-podatkow/e-deklaracje-rejestracja/.
Wypełniając wniosek, należy podać: imię i nazwisko właściciela konta, numer rachunku oraz jego typ (firmowy lub osobisty). Warto także wskazać kraj siedziby banku (oddziału) oraz jego pełną nazwę.
Jakie sankcje grożą za dokonanie przelewu na rachunek firmowy spoza białej listy?
Z dniem 1 stycznia 2020 roku wszystkie transakcje o wartości przekraczającej 15 000 zł brutto, wykonane przez podatnika na rachunek inny niż wskazany w rejestrze, skutkują konsekwencjami w postaci:
- braku możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu nieprawidłowo przelanej kwoty,
- ponoszenia odpowiedzialności solidarnej z właścicielem rachunku za zaległości podatkowe, jeżeli ten nie ureguluje należnego podatku VAT od transakcji.
Sankcje dotyczą sytuacji, w których transakcja wiązała się z odpłatną dostawą towarów lub świadczeniem usług dokonanym przez czynnego podatnika VAT oraz potwierdzonym fakturą. Jeżeli numer rachunku bankowego, który widnieje na fakturze, nie jest zgodny z informacjami znajdującymi się na białej liście podatników VAT, należy bezzwłocznie wyjaśnić to ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.
Rejestr jest aktualizowany każdego dnia roboczego. Dlatego należy dokonać weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta w ten sam dzień, w którym ma nastąpić realizacja przelewu. Dotyczy to również zleceń z odroczonym terminem płatności. Jeżeli wyszukiwarka udostępniona przez Ministerstwo Finansów ulegnie awarii, wszelkie transakcje, które wymagają weryfikacji numeru rachunku, powinny zostać zgłoszone do odpowiedniego urzędu skarbowego.
Czy istnieje możliwość uniknięcia sankcji? Tak, jeżeli w ciągu siedmiu dniu od daty dokonania przelewu na nieprawidłowy rachunek bankowy, poinformujemy naczelnika urzędu skarbowego o przekazaniu dyspozycji płatności na konto spoza rejestru VAT. Do tego celu służy formularz ZAW-NR.
W okresie, w którym obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego oraz stan epidemii, termin na złożenie zawiadomienia donaczelnika urzędu skarbowego o przelewie zrealizowanym na rachunek spoza białej listy zostaje przedłużony do 14 dni od daty wykonania przelewu.