Monitoring w miejscu pracy

Katarzyna Matuszczak radca prawny, przedsiębiorca
firma: ---

Zanim pracodawca zdecyduje się na monitorowanie swoich pracowników, powinien zapoznać się z nowymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych wprowadzonych przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: RODO). Przedmiotowe rozporządzenie weszło w życie dnia 17 maja 2016 r., a obowiązuje bezpośrednio w krajach członkowskich już od 25 maja 2018 r. Rozporządzenie wiąże wszystkich, którzy przetwarzają dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nowe przepisy odnosić się będą również do zasad monitorowania pracowników w miejscu pracy. Ma to bowiem ścisły związek z ochroną danych osobowych i prywatności pracowników.

Kontrolowanie pracowników poprzez monitoring nie zostało dotychczas jednoznacznie uregulowane w przepisach prawa krajowego w Polsce. Jednakże analizując dopuszczalność monitorowania pracowników w zakładzie pracy należało mieć na uwadze m. in. wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka (Lynette Copland vs. UK, 62617/00) z dnia 3 kwietnia 2007 r. Z powołanego orzeczenia wynika, że warunkami stosowania monitoringu wobec pracowników są: pełna świadomość pracownika co do środków stosowanych wobec niego, proporcjonalność zaawansowania środka kontroli do kontrolowanego celu, poszanowanie godności pracownika oraz uzasadnienie stosowania środka kontroli (na przykład konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników). Z kolei zgodnie z wyrokiem Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu z dnia 9 stycznia 2018 r. rejestracja pracowników bez uprzedniego poinformowania o nagrywaniu stanowi naruszenie ich prywatności.

RODO a monitoring w zakładzie pracy

Zgodnie z art. 88 RODO państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji, wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony własności pracodawcy lub klienta oraz do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy. Przepisy te muszą obejmować odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające osobie, której dane dotyczą, poszanowanie jej godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych, w szczególności pod względem przejrzystości przetwarzania, przekazywania danych osobowych w ramach grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą oraz systemów monitorujących w miejscu pracy. Odpowiedzią na RODO w Polsce jest przygotowany przez Ministra Cyfryzacji projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w zawiązku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679. W przedmiotowym projekcie przewidziano m. in. zmiany w Kodeksie pracy dotyczące kwestii monitorowania pracowników w zakładzie pracy.

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że projektowane zmiany wprowadzają legalną definicję monitoringu. Monitoring ma oznaczać „szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu”. Co więcej projektowane zmiany precyzują okoliczności, w których monitoring pracowników jest dopuszczalny.

Zgodnie z projektem ustawy nadzór nad pracownikami w postaci monitoringu jest dopuszczalny, gdy jest to niezbędne do zapewnienia:

• bezpieczeństwa pracowników;
• ochrony mienia;
• kontroli produkcji
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Niedopuszczalne będzie stosowanie środków technicznych rejestrujących obraz jako środek kontroli pracowników, wykonywania przez nich pracy lub ewidencji czasu pracy. Wprowadzenie więc monitoringu w celu skontrolowania, czy pracownik należycie wykonuje swoje obowiązki będzie niezgodne z obowiązującymi przepisami.

Zgodnie z planowanymi zmianami monitoring nie może zostać zainstalowany w pomieszczeniach nieprzeznaczonych do wykonywania pracy. Niedopuszczalne będzie więc instalowanie kamer w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, palarniach czy też stołówkach. Ponadto pracodawca będzie mógł przechowywać obraz z monitoringu przez okres 3 miesięcy. Termin ten może ulec przedłużeniu w przypadku, gdy nagranie będzie służyło jako dowód w postępowaniu sądowym. Po upływie tego terminu obraz z monitoringu podlegać będzie zniszczeniu. Co więcej, pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem. Nowo zatrudnioną osobę pracodawca powinien poinformować o monitoringu jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Planowane zmiany nakładają również na pracodawców obowiązek oznaczenia pomieszczeń objętych monitoringiem nie później niż na jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Monitorowanie poczty pracowników

Planowane zmiany regulować również będą zasady przeglądania poczty pracowników. Zgodnie z projektem ustawy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Jednakże powinien powiadomić o tym pracowników na dwa tygodnie przed uruchomieniem nadzoru. Z kolei cele, zakres i sposób kontroli powinien określić w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu obowiązującym w zakładzie pracy. Należy jednak pamiętać, że kontrola nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

W projekcie nowelizacji Kodeksu pracy stworzono również możliwość do stosowania innych form nadzoru pracowników pod warunkiem, że będą one niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Jako inne formy monitorowania pracowników można przykładowo wskazać monitorowanie stron internetowych odwiedzanych przez pracownika za pomocą służbowego komputera lub monitorowanie za pomocą GPS lokalizacji pracownika, który wykonuje w terenie swoje obowiązki służbowe.

Podsumowanie

Dzięki projektowanej nowelizacji Kodeksu pracy kwestia ta zostanie uregulowana. Takie zmiany należy uznać za pozytywne, gdyż z jednej strony chronią prywatność pracowników, a z drugiej strony pokazują pracodawcy, na jakich zasadach może on monitorować swoich pracowników.

Oceń artykuł:

Dodałeś ocenę, dziękujemy.