Samochód prywatny w firmie a kilometrówka

07.09.2018 Podatki
Ekspert
Krzysztof Ulicki główny księgowy
firma:

Napisz do eksperta
Krzysztof Ulicki

DOMINUS GRUPA DORADCZA SP. Z O.O.

Określ temat i opisz czego chcesz dowiedzieć się od eksperta.
Odpowiedź zostanie wysłana na Twój adres e-mail.

 
 

Rozliczanie podatkowe samochodu w firmie odbywa się w zależności od tytułu prawnego na podstawie którego pojazd jest użytkowany w firmie. W niektórych przypadkach podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są zobligowani do prowadzenia ewidencji przebiegu kilometrów dla celów ustalenia maksymalnego limitu kosztów w podatku dochodowym od osób fizycznych zwanego dalej PIT.

Ewidencja przebiegu kilometrów

 

Popularna kilometrówka jest niczym innym niż spisem wszystkich wyjazdów służbowych z uwzględnieniem dat, czasów przejazdów, miast początkowych oraz docelowych wraz liczbą przejechanych kilometrów. Łączna miesięczna ilość kilometrów pomnożona przez stawkę za kilometr ustala maksymalny limit kosztów możliwy do ujęcia w KPiR. Ewidencja przebiegu kilometrów dotyczy wyłącznie samochodów osobowych, motocykli oraz motorowerów.

 

Podatnicy PIT prowadzący firmy mają obowiązek sporządzania kilometrówki dla samochodów osobowych, motocykli oraz motorowerów:

ważne
Należy także wspomnieć, że używanie prywatnego pojazdu pracownika w firmie także podlega prowadzeniu kilometrówki przez osobę zatrudnioną.

Kiedy podatnicy PIT prowadzący działalność gospodarczą nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu?

 

Oprócz wyżej wymienionych sytuacji, w których podatnicy obowiązkowo prowadzą ewidencję przebiegu kilometrów istnieją też sytuacje, w których nie są zobligowani to prowadzenia kilometrówki. Pierwszą podstawową sytuacją, w której podatnicy nie prowadzą kilometrówki to korzystanie z pojazdu na postawie umowy leasingu. Dotyczy to zarówno czynnych podatników jak i zwolnionych z VAT.

Pozostając przy umowach terminowych ewidencje przebiegu kilometrów nie będą prowadzili podatnicy, którzy korzystają:

- ale dotyczy to tylko zapłaconego czynszu. Pozostałe koszty eksploatacyjne wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu kilometrów. Ewidencji przebiegu kilometrów nie muszą także prowadzić podatnicy, którzy są opodatkowani:

Warto podkreślić także, że w obu formach opodatkowania koszty nie występują natomiast kilometrówka jest maksymalnym limitem kosztów dla celów PIT. Kolejna grupa przypadków, gdzie kilometrówka nie obowiązuje to używanie w firmie samochodu ciężarowego. Podatnik, który będzie używał prywatnego samochodu ciężarowego albo skorzysta z krótkoterminowego najmu takiego samochodu, nie będzie w żadnej z tych sytuacji zobligowany w ogóle do prowadzenia kilometrówki.

 

Podstawowe różnice i zależności rozliczania ewidencji w VAT a PIT

 

Ewidencja przebiegu kilometrów zwana potocznie kilometrówką prowadzona jest wyłącznie w celu ustalenia maksymalnego limitu kosztów, możliwego do ujęcia w kosztach firmy. Istotne podkreślenia jest, że nie ma ona nic wspólnego z ewidencją przebiegu pojazdu prowadzoną dla podatku VAT. Natomiast w niektórych przypadkach (50% odliczenia VAT) sposób rozliczenia VAT, a konkretnie 50% niepodlegającego odliczeniu podatku VAT, wpływa na powstanie kosztu (VAT nieodliczony jest kosztem), który będzie dodawany do sumy netto wszystkich faktur dokumentujących użytkowanie pojazdu. Prowadzenie kilometrówki obowiązuje zarówno czynnych jak i zwolnionych podatników VAT, a zatem status podatnika VAT nie ma wpływu na obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

 

Zasady rozliczenia kilometrówki względem PIT

 

Zanim podatnik zaksięguje koszty użytkowania pojazdu, dla którego obowiązuje kilometrówka, musi pamiętać o kilku podstawowych zasadach:

  1. kilometrówka to maksymalny limit kosztów, wyliczany w rozliczeniu za miesiąc użytkowania pojazdu,
  2. kwota miesięczna wynikająca z kilometrówki nie podlega księgowaniu, bowiem ma ona wyłącznie charakter informacyjny - jaką maksymalnie kwotę kosztów z tytułu użytkowania pojazdu podatnik może ująć w KPiR,
  3. księgowaniu podlega łączna suma kwot netto z wszystkich faktur dokumentujących użytkowanie danego pojazdu dla celów firmowych, ujęta pod ostatnim dniem miesiąca użytkowania pojazdu za pomocą dowodu wewnętrznego – oznacza to, że w KPiR nie księguje się kosztów wynikających z tych faktur odrębnie przy każdej fakturze (a jedynie VAT),
  4. dodatkowo do tej sumy należy doliczyć nieodliczony 50% podatek VAT z tych faktur,
  5. tak obliczoną sumę faktycznie poniesionych wydatków wynikającą z faktur dokumentujących użytkowanie pojazdu dla celów firmowych należy przyrównać do obliczonego za dany miesiąc limitu kilometrówki, przy czym, jeżeli:

Podatnik musi też pamiętać o jednej podstawowej zasadzie, faktury kosztowe dokumentujące użytkowanie pojazdu objętego kilometrówką muszą stanowić wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania, zabezpieczenia źródła przychodów (działalności gospodarczej) natomiast nie mogą one być wydatkami prywatnymi.

 

Odliczenie VAT od kosztów użytkowania pojazdu objętego kilometrówką

 

Koszty udokumentowane fakturą dotyczące pojazdów (samochodu osobowe, motocykle, motorowery) objętych obowiązkiem prowadzenia kilometrówki stanowią podstawę do odliczenia 50% podatku VAT w przypadku, gdy podatnik ponosi te koszty w przeznaczeniu na działalność opodatkowaną firmy, a więc faktury z tytułu kosztów użytkowania pojazdu:

Należy natomiast podkreślić, iż prawo do odliczenia 50% podatku VAT z powyższych faktur nie jest zależne od limitu kilometrówki sporządzonej na potrzeby ustalenia maksymalnych kosztów w PIT. Zatem może wystąpić sytuacja, gdzie suma faktur przewyższa ustalony kilometrówką limit kosztów, a podatnik mimo to ma prawo do odliczenia 50% VAT z wszystkich faktur dokumentujących poniesienie kosztów użytkowania pojazdu objętego kilometrówką.

 

Rozliczenie kilometrówki w KPiR oraz VAT

 

W rejestrze VAT faktury dokumentujące użytkowanie pojazdu dla celów firmowych objętego kilometrówką należy zaewidencjonować w dwóch pozycjach:

W KPiR obliczony, miesięczny koszt wynikający z użytkowania w firmie pojazdu objętego kilometrówką należy zaksięgować jedną kwotą za pomocą dowodu wewnętrznego w kolumnie nr 13 oraz 14 KPiR pod datą ostatniego dnia miesiąca, w którym wystąpiły wydatki za dany pojazd.

#Kilometrówka

Chcesz uzyskać dostęp do tego materiału?

Zarejestruj lub zaloguj się na portalu zafirmowani.pl i dołącz do społeczności firm!
Będziesz mógł promować swoją firmę i otrzymasz bezpłatny dostęp do:

Aplikacji księgowej online

Kontaktów z ekspertami, artykułów i materiałów video

Bazy edytowalnych dokumentów niezbędnych w firmie

Specjalnych ofert i rabatów

Chcesz mieć nieograniczony dostęp do wszystkich materiałów i funkcjonalności naszego portalu Zafirmowani.pl?

Załóż rachunek w Alior Banku i korzystaj ze wszystkich możliwości portalu!

Strona korzysta z plików cookie. Pozostając na tej stronie, wyrażasz zgodę na korzystanie z nich. Zapoznaj się z polityką prywatności