Efektywna windykacja – dlaczego działalność prewencyjna jest ważna?
18.01.2023 Finansowanie działalności
Napisz do eksperta
Mateusz Jakóbiak
Określ temat i opisz czego chcesz dowiedzieć się od eksperta.
Odpowiedź zostanie wysłana na Twój adres e-mail.
Napisz do eksperta
Bogusław Bieda
Określ temat i opisz czego chcesz dowiedzieć się od eksperta.
Odpowiedź zostanie wysłana na Twój adres e-mail.
Często w trakcie rozmów z przedsiębiorcami, skarżą się oni na brak wiedzy i zrozumienia związanego z działaniami prewencyjnymi, związanymi z windykacją należności. Według raportu BIG InfoMonitor, aż 91% firm postrzega nieterminowe regulowanie płatności jako poważną przeszkodę prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Według tego samego raportu 26% przedsiębiorców, nigdy nie sprawdza wiarygodności kontrahenta przed podpisaniem umowy, a 42% robi to czasami. Czyli mamy do czynienia z sytuacją, kiedy wielu przedsiębiorców nie stosując właściwych działań prewencyjnych, doprowadza do zatorów płatniczych będących konsekwencją braku płatności faktur przez nieuczciwych kontrahentów i doprowadza firmę do bankructwa.
Chciałbym opisać dwa skuteczne działania prewencyjne, dzięki którym w znaczący sposób możemy ograniczyć kontakt z nieuczciwymi płatnikami. Pierwsze rozwiązanie dotyczy pozyskiwania informacji gospodarczej o firmie, na etapie podpisania umowy z kontrahentem. Drugie to wykorzystanie pieczęci prewencyjnej na wystawianych fakturach.
Obecnie w Polsce działa kilka firm, które za odpowiednią opłatą udzielają informacji o przedsiębiorcach, udostępniają raporty gospodarcze. Dzięki raportowi możemy sprawdzić wiarygodność przedsiębiorcy, jego historię kredytową, informację o zadłużeniu, informację o przeterminowanych zobowiązaniach, strukturę właścicielską czy „ściągnąć” sprawozdanie roczne z KRS. Wielu przedsiębiorców, kiedy sprawdza przedsiębiorcę dopiero w momencie wystąpienia pierwszych problemów z płatnościami, zdaje sobie sprawę, za jak niewiele (koszt raportu) mogli zyskać bardzo wiele. Jak mówią – w niektórych przypadkach nigdy nie zgodziliby się na współpracę z takim kontrahentem, jeżeli mieliby te informacje wcześniej. Dlatego zachęcam aby, każdy przedsiębiorąca przez podpisaniem umowy, kupował raport gospodarczy i skorzystał z informacji w nim zawartych. Warto też zwrócić uwagę, że często w ramach zakupu raportu mamy dostęp do usługi monitoringu kontrahenta, polegającą na poinformowaniu nas, kiedy danemu przedsiębiorcy zmienia się na niekorzyść historia związana z płynnością finansową. To pierwszy sygnał, że firma może nigdy nam nie zapłacić za wystawioną fakturę, ponieważ zaczyna mieć problemy finansowe.
Drugim istotnym narzędziem, pozytywnie wpływającym na zwiększenie skuteczności płatności za fakturę jest pieczęć prewencyjna. Pieczęć prewencyjna jest znakiem, który może wykorzystać przedsiębiorąca w momencie wystawiania faktury za usługi. Informacja na pieczęci prewencyjnej zawiera nazwę, logo firmy windykacyjnej i informację, że w przypadku braku płatności w terminie, windykacją takiego dłużnika zajmie się kancelaria windykacyjna. Gdzie można nabyć taką pieczęć? Jednym z dostępnych na rynku rozwiązań jest system vindicat.pl. Jeżeli jesteś klientem vindicat.pl wystarczy zalogować się do systemu, bezpłatnie pobrać wzór pieczęci (.jpg) i korzystać z niej bezpłatnie, umieszczając na każdej wystawianej fakturze. Z doświadczenia wiemy, że takie działania zwiększają procent płatności faktur w terminie, zwiększają procent płatności poprzez użycie podstawowych działań windykacyjnych, takich jak sms, email czy wezwanie do zapłaty. A o to przecież chodzi, aby proces był właściwie zorganizowany, bo będzie efektywny. Działania prewencyjne, które wdrożymy we właściwym czasie a które kosztują stosunkowo niewiele (czasami usługa dostępna jest za darmo), mogą znacząco przyczynić się do poprawienia naszej płynności finansowej i zdecydowanie ograniczą ryzyko związane z nieuczciwymi partnerami w biznesie.
Zwróćmy też uwagę, ile czasu jako zarządzający firmą możemy dodatkowo zyskać i przeznaczyć na zarządzanie, sprzedaż czy inne działania związane z rozwojem firmy, jeżeli mamy właściwie zaplanowane działania prewencyjne w obszarze windykacji? Czasami to może być kilka lub kilkanaście godzin w miesiącu. Na pewno warto je przeznaczyć na rozwój firmy, a nie stres związany z nie zaplanowanymi i nieefektywnymi działaniami windykacyjnymi.
Podsumowując zaplanujmy prewencyjne działania windykacyjne z odpowiednim wyprzedzeniem i stosujmy je wobec każdego naszego kontrahenta (raport i pieczęć prewencyjną na fakturach). W przypadku przeterminowania płatności, już pierwszego dnia zacznijmy informować nieuczciwego płatnika o narzędziach, które zastosujemy w przypadku braku płatności. Konsekwencja i terminowość daje nam gwarancje bardzo wysokiej skuteczności takich działań, czego wszystkim przedsiębiorcom gorąco życzę.
Autorem artykułu jest Bogusław Bieda.
Dodałeś ocenę, dziękujemy.